CONTENIDO

Introducción
Herramienta utilizada
Instructivo para la Revisión Final de Actividades y Entornos de los Procesos y Procedimientos del Área.
Actualización del SIP procesos y procedimientos
Determinación de cargas de trabajo
 

Introducción

Los procesos y procedimientos, entendidos como “el que hacer” en las dependencias del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, para la gestión del trabajo diario se consolidan en estos manuales dinámicos de procesos y procedimientos que consultan el día a día de la entidad. La efectividad de los procedimientos guarda relación directa con el desarrollo de los planes, metas y objetivos, y con la estructura orgánica del Fondo Pasivo de Ferrocarriles. El esquema de organización y el establecimiento de los planes contempla “el cómo” materializarlas. Pero es aquí en “el como”, donde muchas entidades públicas han encontrado su mayor dificultad, esto en razón a que cada entidad, y aún siendo más específicos cada dependencia, tiene una manera particular de ejecutar sus labores. Si bien es cierto que esto es una manera de estimular la iniciativa individual a ser más creativos y a inducir una mejor forma de hacer las cosas, es aconsejable que los manuales sean armonizados por los Jefes de las dependencias del FPS, ya que por medio de éstos procedimientos se generan los productos o servicios que la ciudadanía, organizaciones y empresas desean recibir del FPS, bajo las premisas de calidad y oportunidad para satisfacer sus necesidades. La tendencia se debe encaminar a que los manuales sean validados por los jefes de las dependencias que ejecutan las distintas tareas, procedimientos y procesos, los que de manera mancomunada deben participar en la descripción del modo como se actúa en el cumplimiento del cometido organizacional.

La Actualización de manuales de procesos, procedimientos y funciones, se efectúo retomando los manuales existentes, analizando los procesos y procedimientos y sus relaciones interfuncionales, así como los cargos que desarrollan las actividades.

Debido a que uno de los principales requerimientos para los manuales de procesos y procedimientos, es la flexibilidad y facilidad de actualización y adaptación a procesos sujetos a cambios, se definió utilizar como herramienta el SIP, SISTEMA INTEGRADO DE PROCESOS, programa que permite cumplir con los requerimientos expuestos.

Con este programa se tienen las siguientes ventajas:

1. Este programa estará residente en el servidor para consulta con clave de acceso por Intranet desde cada uno de los aproximadamente ochenta y cinco estaciones de trabajo conectadas en red.

2. Se elimina totalmente la generación de manuales de procedimientos en papel, lo cual representa un ahorro significativo en los recursos utilizados para su reproducción, difusión y archivo, por cuanto el manual siempre estará disponible en la Intranet para consulta.

3. La dinámica en la aplicación y socialización de los cambios que permite comunicar inmediatamente las mejoras que se generan dentro de la organización, a través de un disparador de mensajes por correo electrónico que comunica a los responsables del procedimiento modificado, los cambios que se han efectuado.

4. Interacción en la respuesta al cambio, o propuesta de cambios en los procedimientos, mediante un foro "Envío de comentarios o propuestas" en el cual un funcionario puede registrar sus observaciones y conocer las de los otros proponentes sobre el tema. Además el dueño del proceso tendrá una herramienta de retroalimentación para el mejoramiento de los procedimientos.

5. Generar en forma dinámica las funciones de un cargo con base en las actividades que realiza según el manual de procesos y procedimientos.

6. Permite al funcionario un conocimiento integral de las actividades que se desarrollan al interior de la entidad, y da conciencia de la importancia de su labor para el autocontrol y la entrega de productos de calidad en la cadena de valor.

7. Es una herramienta dinámica para la inducción del funcionario al cargo, para asumir sus responsabilidades con un mayor grado de conceptualización sobre lo que debe hacer.

8. Identifica en forma dinámica las relaciones con entidades externas, tanto de recibo como de entrega de información.

9. Establece dinámicamente la interacción entre procedimientos, evidenciando la transversalidad en los procesos, permitiendo conocer el origen y destino de los insumos y productos que fluyen en la organización.

10. Mantiene un registro histórico de los cambios en procedimientos

11. Maneja niveles de seguridad en el acceso a la información contenida en el sistema, se establece un administrador que otorga permisos de acceso a los funcionarios que solamente puedan efectuar consultas, sin capacidad de modificar los datos, y permisos a los funcionarios. Guarda en cada registro modificado el código de quien realiza el cambio y la fecha en que se hace

Instructivo para la Revisión Final de Actividades y Entornos de los Procesos y Procedimientos del Area.

En reuniones previas de inducción para el manejo del manual de procedimientos, les estaremos presentando la propuesta de manual de procedimientos generado en el proceso de actualización, para su revisión. El Manual contiene el mapa de procesos y procedimientos, el entorno y las actividades del procedimiento de cada área, aplicadas las correcciones propuestas en las revisión preliminar.

Se sugiere que cada Jefe realice con su grupo, la tarea de revisión, de las actividades que tenga a su cargo, anote las correcciones que considere deben efectuarse y complemente los entornos en cuanto a políticas y definiciones solicitadas, si estas existiesen y no están contempladas aun en el documento. Posteriormente en una plenaria con los Jefes de dependencia se realizará la propuesta del ajuste final.

DESCRIPCIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

El documento del manual de procesos y procedimientos, consta de:

1. Estructura o mapa general de procesos y procedimientos del área.
2. Descripción del entorno de los procedimientos
3. Detalle de actividades

 En la ESTRUCTURA O MAPA GENERAL, se define el esquema así:

En la DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE LOS PROCEDIMIENTOS, se incluye:

Objetivo: Lo que se espera lograr con el desarrollo del procedimiento.

Políticas: Registra las políticas establecidas para el procedimiento, generalmente se encuentran en los documentos de consulta relacionados como soporte del procedimiento.

Documentos de Consulta: Se relacionan los documentos donde se establecen las políticas y que regulan en forma específica el procedimiento. EJ: Instructivos, manuales específicos, etc. En el sistema se incluye un banco de manuales o documentos de consulta. Haciendo clic sobre el documento, se puede tener acceso al mismo. Este banco de datos se puede ir enriqueciendo en la medida en que se recopilen los documentos y se carguen en el sistema.

Indicadores de Gestión: Es un módulo que se encuentra en proceso de construcción y no se incluye en esta fase del Sistema.

Responsables internos: Incluye las dependencias y funcionarios que intervienen como actores principales del procedimiento

Relaciones Externas: Encontramos en este punto las empresas con las cuales interactúa el Fondo en desarrollo de las actividades del procedimiento.

Se relaciona con los procedimientos: Dentro de la estructura del procedimiento, encontramos dos enlaces que nos marcan la transversalidad de un proceso:

1.- Se encuentra la actividad de VIENE DEL PROCEDIMIENTO... este enlace nos marca un ORIGEN, lo que quiere decir que de otro procedimiento han enviado un producto, que para el procedimiento que recibe es un insumo, para continuar el tramite.

2.- Se encuentra la actividad de PASA AL PROCEDIMIENTO... este enlace nos marca un DESTINO y nos indica que en el procedimiento se genera uno o varios productos que se entregan a otro procedimiento para que continué su trámite.

Definiciones: Términos que son propios de la organización o de la actividad y que no corresponden al lenguaje cotidiano, motivo por el cual requieren ser aclarados con el fin de que el usuario del manual pueda comprenderlos.

Normatividad: Es la relación de normas y regulaciones que enmarcan cada procedimiento. Se incluye un Banco de normas. En la relación de normas que se aplican al procedimiento, puede consultarse el Decreto, Ley, Circular etc, haciendo clic sobre la norma para tener acceso al documento. Este banco de datos se puede ir enriqueciendo en la medida en que se recopilen los documentos y se carguen en el sistema.

REVISIÓN DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

Les sugerimos el siguiente procedimiento para revisar el documento de actividades y entornos del Manual de procesos y procedimientos en los cuales tienen participación.

1. Ubicar los procedimientos en los cuales tiene participación en el esquema o mapa de los procesos y procedimientos.

2. Revisar si los nombres asignados en el mapa corresponden a las correcciones sugeridas.

3. Complementar y verificar el contenido de los objetivos de cada procedimiento.

4. Verificar las áreas y los cargos que intervienen en el desarrollo del procedimiento

5. Incluir en las definiciones los significados de las palabras que se requiera aclarar.

6. Registrar las políticas y normas que sean pertinentes a cada procedimiento y que no estén referenciadas en el documento. En este punto es importante mencionar la ley, decreto, o norma con el año en que fue expedida

7. Revisar los procedimientos en cuanto a:

§ Contenido de cada actividad, corrigiendo o sugiriendo lo que encuentre necesario.

§ Hacer las observaciones, anotaciones o sugerencias en LA OPCIÓN ENVÍO DE OPINIÓN de donde tomaremos los textos y en reunión de cada área analizaremos cada caso.

Recordemos que el éxito del Manual de procedimientos que proponemos esta en que las actividades se ajusten al día a día, para una mayor eficiencia de la misma dependencia y del Fondo Pasivo para el cumplimiento de sus objetivos misionales.

Esta etapa de revisión y ajuste nos permitirá dentro de un esquema estándar obtener un manual que provoque:

1. La cultura de la consulta por cuanto en él encontrara los documentos de apoyo para el desarrollo de su labor.

2. La cultura del conocimiento, mediante el estudio de los procedimientos y las normas relacionadas con los temas que regulan las actividades que realiza el empleado, quien con esta herramienta podrá prepararse con la debida conceptualización, para desempeñar sus labores.

ACTUALIZACION DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

La actualización del Manual de Procesos y procedimientos, se realizará de acuerdo al procedimiento establecido en el mismo, en resumen, los ajustes y actualizaciones basadas en cambio de normas, mejoramientos, redistribución de funciones, serán presentadas como un proyecto en el cuál se especifique el cargo responsable, la descripción de la actividad, y el entorno con sus componentes.

El proyecto será sustentado por los generadores del mismo y analizado en el Comité de Procesos y Procedimientos, que dará su aprobación mediante acta suscrita por los Miembros.

Los Miembros del Comité serán asignados por el Director General

En el Sistema Integrado de Procedimientos se dispone de herramientas interactivas que permiten la participación de los funcionarios que con conocimiento y práctica pueden hacer sugerencias para obtener mejoramientos tendientes a incrementar la eficacia y eficiencia para el cumplimiento de los objetivos del Fondo Pasivo.

El Acta de aprobación de ajuste y actualización de procedimientos será entregada al Encargado del Sistema SIP, para su actualización y socialización.

El SIP guarda un histórico de los procedimientos y un registro de las actas que aprueban las modificaciones.

El SIP dispone de un nivel de seguridad que por medio de claves y asignación de permisos restringe el acceso a los usuarios a los cuales solo se permite la consulta. Y asigna facultades de actualización a los funcionarios autorizados para efectuar modificaciones, guardando el codigo del usuario en cada modificación.

DETERMINACIÓN DE CARGAS DE TRABAJO. (Departamento Administrativo de la Función Pública)

Para la determinación de las cargas de trabajo en el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles, se ha adoptado la Guía Metodológica de Cargas de Trabajo para el Sector Público, publicada por el Departamento Administrativo de la Función Pública, con un cambio fundamental y dinámico en el manejo de la información.

El Estudio de Cargas Trabajo se puede asumir como: el conjunto de técnicas que pueden aplicarse para la medición de trabajos administrativos o tiempos de trabajo en oficinas, y determina la cantidad de personal necesario para la eficiente realización de las tareas derivadas de las funciones asignadas a cada institución.

La Guía para Medición de Cargas de Trabajo en el Sector Público tiene como objetivo general establecer las necesidades de personal de cada dependencia o unidad productiva, identificando posibles déficits o excedentes de empleados. Esta medición del trabajo obviamente se generaliza para todo tipo de labor, independiente de su carácter, ya sea de producción en la industria o en organismos de servicio como lo constituyen la gran mayoría de los entes del Estado.

Como objetivos específicos podemos identificar:

• Medir los tiempos de trabajo en la gestión pública específicamente en Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles

• Determinar tiempos estándar para medir todas las tareas o trabajos

• Establecer la dimensión óptima de una dependencia en función de su carga de trabajo.

La información de cargas de trabajo registrada por los funcionarios, deberá ser validada por los Jefes de dependencia, quienes certificaran la consistencia de la información.

La información de cargas de trabajo registrada en el SIP, será validada en forma estructural de tal manera que los volúmenes que se generen en un procedimiento sean recibidos en el procedimiento de enlace transversal. Los tiempos que presenten diferencias significativas serán verificados en el puesto de trabajo.

METODOLOGÍA PARA DETERMINAR LAS CARGAS DE TRABAJO

La Medición de Cargas de Trabajo es una parte esencial dentro de la disciplina del Estudio del Trabajo que se requiere en una Reforma Organizacional, pero previamente a la medición, se precisa: Identificar los productos, procesos, etapas o fases y tareas que requiere la institución en cada Dependencia. Hacer el análisis de la organización o estructura de la entidad u organismo acorde con la normatividad vigente.

Para la medición de tiempos utilizaremos el método de estándares subjetivos, Más que una técnica, es un procedimiento, y puede ser útil para medir trabajos de tipo administrativo y de carácter intelectual donde es difícil la aplicación de otras técnicas. Consiste en determinar el tiempo de una tarea con base en estimaciones de tiempos realizados por personas que tienen un buen conocimiento de ellas. Se le pide a las personas experimentadas que den un tiempo mínimo, un tiempo promedio y un tiempo máximo para realizar la actividad dentro de un caso normal, no teniendo en cuenta los tiempos en situaciones extremas que se den ocasionalmente.

CARACTERÍSTICAS DE UNA ACTIVIDAD PARA MEDICION DE CARGAS DE TRABAJO

Dentro de la estructura del SIP Sistema de Información de Procedimientos, manual de procedimientos del FONDO DE PASIVO SOCIAL DE FERROCARRILES encontramos como nivel básico la Actividad (el Departamento Administrativo de la Función Pública, la denomina Tarea) que son trabajos concretos que realizan uno o varios empleados. La actividad debe ser observable, repetitiva y medible.

Esta actividad esta caracterizada por :

1. Un cargo responsable encargado de realizar la actividad eficientemente, con calidad en sus resultados y aplicando el principio del autocontrol. El cargo responsable en el manual de procedimientos esta definido con la denominación funcional, (Ej: Encargado de Compensación, Secretaria Dirección, Secretaria Coordinación Médica Antioquia, Medico Coordinador Antioquia, Secretaria División de Personal, Delegado Planeación y Sistemas, ).

2. Periodicidad: Se refiere al periodo en que se debe realizar la actividad. EJ: La afiliación de pensionados se debe hacer diariamente, el envió del reporte de afiliados con sus documentos se debe hacer semanalmente, el informe al Ministerio se debe enviar bimensualmente, etc

3. VOLUMEN y FRECUENCIA: Es la cantidad de veces que se ejecuta la actividad en el mes o en el año. Para nuestra medición utilizaremos:

1. Un promedio de veces con frecuencia mensual, si la actividad se ejecuta una o mas veces cada mes. EJ: la afiliación de pensionados ocurre 50 veces al mes en promedio.

2. Un promedio de veces con frecuencia anual, si la actividad se ejecuta una o más veces al año. EJ: El envío del informe al Ministerio se ejecuta 6 veces al año. (la periodicidad es bimensual, la frecuencia del volumen es anual)

3. Los volúmenes reportados, se deben tomar promediando las ejecuciones del año anterior. En el sistema posteriormente se validará la consistencia de la información, cruzando los volúmenes reportados como generados en un procedimiento, con los reportados como recibidos en el procedimiento de destino.

4. Tiempo de ejecución de la actividad (Máximo ,Mínimo, Promedio,). Mida el tiempo en minutos requeridos para la ejecución de la actividad descrita. Se debe tener en cuenta :

1. El tiempo de ejecución se refiere al tiempo que se utiliza para ejecutar UNA VEZ la actividad

2. El tiempo de ejecución menor de un minuto, se debe colocar en fracción de minuto. EJ: 30 segundos se reporta como 0,5 minutos, 15 segundos se reporta como 0,25,  45 segundos se reporta como 0,75

3. El tiempo de ejecución mayor de 60 minutos, se debe reportar en minutos. EJ: 5 horas se reportan como 300 minutos.

4. El tiempo que se mide, es el tiempo realmente invertido en la ejecución de la actividad (no se incluyen tiempos de espera).

5. No se deben incluir tiempos de interrupciones para ejecutar otras actividades, mientras se este ejecutando la actividad objeto.

6. Los tiempos mínimos y máximos extremos y fortuitos, deben descartarse, EJ: si en alguna oportunidad una actividad que tiene un tiempo de ejecución de 10 minutos en promedio, se ejecuta en una hora, este no se debe tomar como máximo.

TIEMPOS ESTANDARES PARA UNIFICAR CRITERIOS EN LA DEFINICIÓN DE TIEMPOS

Elaboración de un oficio remisorio: Tiempo mínimo = 2 Tiempo promedio = 3 Tiempo máximo = 4 minutos

Incluye: la elaboración del oficio, la entrega al jefe para que lo firme, la recogida donde el Jefe, el registro en el sistema de correspondencia y la entrega en destinatario interno u encargado de correspondencia.

Se tiene en cuenta que el nivel de utilización del computador en el Fondo de Pasivo es de un 100% y la mayoria de los oficios se encuentra predefinidos y solamente se requiere cambiar algunos datos.

Si dentro del procedimiento las actividades de elaboración, entrega al Jefe para firma, registro o radicación en libro, y entrega en correspondencia, se encuentran descritas en forma separada, se debe tener en cuenta que no pueden ser iguales o superiores a los del grupo de actividades

Recibir una llamada telefónica : Tiempo mínimo = 0,25 Tiempo promedio = 1 Tiempo máximo = 2 minutos

Firma de un oficio remisorio: Tiempo mínimo = 0,5 Tiempo promedio = 0,7 Tiempo máximo = 1 minutos  

Revisión y Firma de un oficio con contenido de datos: Tiempo mínimo = 1 Tiempo promedio = 2 Tiempo máximo = 4 minutos