ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

VERSION: 6.0

CÓDIGO: ESDESOPSPT07

FECHA DE APROBACION: 7 - JULIO - 2017

PAGINA 1 DE 1

Tipo de proceso:	ES	ESTRATEGICO
Proceso:	ESDES	DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Procedimiento:	ESDESOPSPT07	ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
Responsable del Procedimiento:		JEFE DE OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Actividades

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Objetivos

Establecer las actividades, responsabilidades y autoridades para la elaboración, revisión, aprobación, distribución, conservación y consulta de los documentos, con el fin de garantizar el uso de versiones vigentes y su disponibilidad para todos los funcionarios de la Entidad.

Alcance

Inicia con la revisión, durante los siguientes diez días hábiles al vencimiento del semestre, de los documentos del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD) correspondiente a cada proceso e Identifica si hay necesidad o no de elaborar, modificar o eliminar un documento y termina con la actualización de la versión física del documento en el archivo teniendo en cuenta la tabla de retención documental y a su vez coloca el sello “OBSOLETO” en cada hoja del documento que pierde vigencia. Aplica para los documentos del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD) que se utilizan en los procesos de la Entidad.

Documentos de consulta

Internos

Codigo	Nombre
116	Guía para la elaboración y codificación de documento de sistema integral de gestión.
261	INSTRUCTIVO PARA LA MODIFICACION DEL MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS (SIP)
1032	Manual de Calidad del Sistema Integral de Gestión (MECI-CALIDAD)

Relaciones Externas

Interrelación de procedimientos:

PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET)
COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.

Normatividad

ISO 9001 2015 ( )
NTCGP: 1000:2009 ( )
Ley 872 de 2003 ( )
Ley 57 de 1985 ( )
Ley 87 de 1993 ( )
Ley 594 de 2000 ( )

Definiciones

COPIA CONTROLADA : Son las copias que se distribuyen a través del enlace “Documentación SIG” de la pagina de intranet del fondo, teniendo en cuenta que es vigente el documento que encuentre en este medio.

COPIA NO CONTROLADA : Son copias de los “documentos del sistema de gestión de la calidad” que no cumplen con las características de copias controladas.

DOCUMENTO OBSOLETO : Documentos del Sistema de Gestión de la Calidad que han perdido vigencia por modificación o derogación.

LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS : Es un listado que relaciona los documentos internos vigentes del Sistema Integral de Gestión ( MECI – CALIDAD) y que especifica el nombre, tipo de documento, código, versión, fecha de emisión, fecha de actualización, usuarios y origen.

REVISIÓN : Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos establecidos.