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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ORDENES DE COMISIÓN

VERSION: 2.0

CÓDIGO: APGTHGTHPT33

FECHA DE APROBACION: 19 - JUNIO - 2018

PAGINA 1 DE 1

Tipo de proceso:	AP	APOYO
Proceso:	APGTH	GESTION DE TALENTO HUMANO
Procedimiento:	APGTHGTHPT33	ORDENES DE COMISIÓN
Responsable del Procedimiento:		SECRETARIO GENERAL

Entorno
Objetivos	Realizar el reconocimiento, pago de viáticos y gastos de viaje del personal de planta del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, que por razón de sus funciones deban cumplir una comisión de servicio fuera del lugar de su sede habitual de trabajo, dentro del territorio nacional
Alcance	Da inicio con la necesidad de adelantar la comisión y designación del funcionario por parte del Director General que debe asistir la comisión, así como realizar el cronograma de actividades a desarrollar durante la comisión, diligenciar el formato de autorización de orden de comisión ; y finaliza con la legalización de la comisión, la presentación e informe de actividades a desarrollar y el archivo de la copia y Oficio de solicitud de viáticos, gastos de transporte y orden de comisión en las carpetas documentos de consulta comisiones de cada dependencia.
Documentos de consulta
Relaciones Externas	Agencia de Viajes.
Interrelación de procedimientos:	EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA EXPEDICIÓN DE REGISTRO PRESUPUESTAL REGISTRO DE OBLIGACIONES PRESUPUESTALES PAGOS PRESUPUESTALES ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION CONTROL DE ASISTENCIA Y PERMANENCIA EN LA JORNADA LABORAL COMPROBANTE LEGALIZACIONES ADICIONES Y/O REDUCCIONES DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y REGISTROS PRESUPUESTALES
Normatividad	Ley 4a, de 1992 ( Literales a), b) y c) del artículo 1 ) Decretos Anuales ( Por medio de los cuales se fijan las escalas de viáticos ) Resolución ( Interna No. 1525 de 2013 por medio de la cual de adopta los procedimientos internos para las comisiones de servicio y el reconocimiento de viáticos y gastos de viaje en el FPS. )
Definiciones	CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL. : Certificado de Disponibilidad Presupuestal. certificado que garantiza que en el presupuesto anual de la entidad existe una partida o rubro, representada en dinero, para comprometerse por medio de un contrato RP : Registro Presupuestal certificación de apropiación de presupuesto con destino al cumplimiento de las obligaciones pecuniarias del contrato; es un instrumento a través del cual se busca prevenir erogaciones que superen el monto autorizado en el correspondiente presupuesto, con el objeto de evitar que los recursos destinados a la financiación de un determinado compromiso se desvíen a otro fin Comisión : Orden y facultad que se da a una persona para que ejecute algo o trate un negocio. Encargo. Beneficiario : Personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del Procedimiento, con derecho a percibir la cancelación por concepto de viáticos, por la designación de una comisión de trabajo Comisión de Trabajo : Es aquella en la cual el funcionario realiza actividades asignadas por el nivel superior, referidas al logro de resultados relacionados con su área de desempeño Gastos de Traslado : Es la asignación especial, de carácter temporal destinada a cubrir los gastos de transporte de los Funcionarios por traslado, ida y regreso, de una localidad a otra en el desempeño de una comisión de trabajo, el cual puede ser: pasaje terrestre, pasaje aéreo, pago de kilometraje, o pasaje marítimo según sea el caso. Gastos de Viaje : Son gastos por concepto de viáticos, pasaje aéreo, tasa aeroportuaria y otros gastos, debidamente soportados y autorizados, en que incurre el funcionario cuando, en el cumplimiento de sus funciones, deba desplazarse de su lugar habitual de trabajo Hospedaje : Alojamiento que se les da a los funcionarios del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia en un lugar determinado (hoteles, pensiones, entre otros) cuando se le asignen actividades que impliquen viajes dentro o fuera del país. Comisión empleados públicos : Los empleados públicos se encuentran en situación administrativa de Comisión, cuando por disposición de autoridad competente, ejercen temporalmente las funciones propias de su cargo en lugares diferentes a la sede habitual de su trabajo o atienden transitoriamente actividades oficiales distintas a las inherentes al empleo de que es titular Misión Oficial : Labor encomendada a las personas enmarcadas dentro del ámbito de aplicación del Procedimiento, para el cumplimiento de un servicio o una comisión oficial fuera de su sitio habitual de trabajo o de residencia, según corresponda Otros Gastos : Son todos aquellos gastos eventuales justificables, debidamente autorizados y evidenciados, derivados de la comisión que se realiza, tales como: peajes de autopistas, seguro de vuelo, telecomunicaciones (teléfono, fax, telegrama y fotocopias). Pasaje Aéreo y Marítimo : Se refiere a los boletos necesarios para efectuar traslados aéreos o marítimos. Solicitud de Viáticos : Es el Formulario en el que se expresa el objeto, funciones, temporalidad y lugar de la misión o comisión de trabajo Tarifa : Tabla que estipula, los montos diarios a cancelar por jerarquía y zona, que se otorgan por concepto de viáticos Temporadas Altas : Para las presentes normas y procedimiento se considerará Temporadas altas: Carnaval, Semana Santa, Período de Vacaciones Escolares y Fiestas Decembrinas Traslado entre Aeropuertos : Es la asignación destinada a cubrir gastos de transporte del funcionario entre los aeropuertos y las ciudades de origen y destino de la comisión Unidad Administrativa : Las distintas unidades orgánicas funcionales que conforman al Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia (Oficinas, Direcciones Generales y Direcciones). También se suele denominar Dependencia Viáticos Nacionales : Son sumas de dinero que el empleador reconoce a los trabajadores para cubrir los gastos en que éstos incurren para el cumplimiento de sus funciones fuera de su sede habitual de trabajo; reconociendo, principalmente, gastos de transporte, manutención y alojamiento del funcionario. Anticipo : Representa los valores entregados en forma anticipada para viáticos y gastos de viaje, a los funcionarios para adelantar comisiones con ocasión del trabajo y las funciones a su cargo Legalización Comisión : Proceso a través del cual el funcionario comisionado soporta con documentos originales (facturas, recibos, cuentas de cobro, tiquetes) cada uno de los valores girados por la entidad como anticipo para cumplir una Comisión. En caso de existir un sobrante de dinero este debe ser consignado en la Tesorería del Fondo y en caso de no justificar el anticipo dentro del término establecido. Sitio de Trabajo : Es la sede física en el cual el Funcionario desempeña habitualmente su trabajo, es decir los puntos de atención donde el FPS, presta sus servicios a nivel nacional.