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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN, CUSTODIA Y GUARDA DE HSITORIAS LABORALES


VERSION: 2.0

   CÓDIGO: APGTHGTHPT16   FECHA DE APROBACION: 12 - JUNIO - 2019

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Tipo de proceso:  AP    APOYO
Proceso:  APGTH    GESTION DE TALENTO HUMANO
Procedimiento:  APGTHGTHPT16    REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN, CUSTODIA Y GUARDA DE HSITORIAS LABORALES
Acrividades Responsable del Procedimiento:
 		    COORDINADOR GRUPO DE TRABAJO DE GESTION DE TALENTO HUMANO
 
Actividades Entorno Entorno Imprimir Imprimir
Entorno
Objetivos Definir los parámetros legales y administrativos para las actividades a realizar en cuanto a la conformación, actualización, foliación , diligenciamiento del formato Hoja de Control, administración y custodia en el archivo de Historias Laborales o expedientes de los funcionarios activos y de los ex trabajadores del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia atendiendo los últimos requerimientos y disposiciones emanadas por el Archivo General de la Nación; lo anterior para asegurar el pleno control, conservación y recuperación inmediata de la información contenida en las Historias Laborales.


 

Alcance Inicia con la recepción de las novedades del personal de planta y de las nuevas historias laborales y termina con su organización, foliado, diligenciamiento de Formato Hoja de Control de Historias Laborales, ubicación y guarda en el archivo físico del Grupo Interno de Trabajo- Gestión Talento Humano. Aplica para los funcionarios, ex funcionarios del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, según tabla de Retención documental.


 

Documentos de consulta

Externos
CodigoNombre
1057Circular N. 004 de 2003, Circular N. 012 de 2004
Internos
CodigoNombre
1056PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION, Código: APGDOSGEPT02
 

Relaciones Externas

 Departamento Administrativo de la Función Pública- DAFP-, Archivo general de la Nación.


 

Interrelación de procedimientos:

 PROCEDIMIENTO VINCULACION DE PERSONAL DE PLANTA
ENTREGA DE CARGOS
RENDICIÓN DECLARACION JURAMENTADA DE BIENES
SOLICITUD, INTERRUPCIÓN, REANUDACIÓN Y APLAZAMIENTO DE VACACIONES
NOVEDADES DE NÓMINA QUE NO REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO
NOVEDADES DE NÓMINA PERSONAL PLANTA FPS QUE REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO

 

Normatividad

 Ley 594 de 2000 ( LEY GENERAL DE ARCHIVOS )
Ley 190 del 1995 ( )
Circular 004 de 2003 del Departamento Administrativo de la Función Pública ( )
Circular 012 de 2004 del Departamento Administrativo de la Función Pública ( )
Decreto 648 de 2017 del Departamento Administrativo de la Función Pública ( )


 

Definiciones

 Archivo de gestión : Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio) : Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general

ARCHIVO FÍSICO DE HISTORIAS LABORALES O EXPEDIENTES : Es el sitio de la Coordinación Talento Humano, donde se hallan, debidamente organizadas y almacenadas, las historias laborales de los servidores y ex servidores del Fondo.

BANCO DE DATOS HISTORIA LABORAL : Registro magnético de las historias laborales de funcionarios y ex funcionarios de la Entidad, en el cual aparece la información relacionada con el número de la carpeta, el número de la caja y el lugar de ubicación en el archivo físico de la entidad

EXPEDIENTE : Unidad documental compleja, formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto.

HISTORIA LABORAL : Carpeta en donde reposan debidamente organizados, archivados y foliados cronológicamente, todos los antecedentes documentales de los servidores y ex servidores públicos del Fondo, asociados con su ingreso, permanencia y retiro del servicio.

ACTOS ADMINISTRATIVOS. : Documentos de carácter regulatorio que establecen las características generales de funcionamiento en El Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Comunicaciones internas : Son las que están determinadas por la interrelación que se desarrolla entre el personal de la institución y la misma en el ejercicio de sus funciones