ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJAS MENORES

VERSION: 1.0

CÓDIGO: APGRFGCOPT31

FECHA DE APROBACION: 14 - JULIO - 2014

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Tipo de proceso:	AP	APOYO
Proceso:	APGRF	GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
Procedimiento:	APGRFGCOPT31	LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJAS MENORES
Responsable del Procedimiento:		Coordinador Grupo de trabajo de Contabilidad

Actividades

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Objetivos

Definir las actividades para la revisión en físico y legalización de los gastos de caja menor en el sistema integrado de información financiera.

Alcance

Inicia con la recepción de copia de la resolución de apertura de las cajas menores al GIT de Contabilidad para efectuar la revisión de los reembolsos y termina con la legalización definitiva de la vigencia salvaguardando la información en el archivo de gestión de la Coordinación de Contabilidad.

Documentos de consulta

Externos

Codigo	Nombre
215	Estatuto Tributario
386	Guía de Cierre Definitivo de una Caja Menor SIIF NACION
387	Guía Reembolso Recursos caja menor SIIF Nación.
490	Instructivo para cargues manuales en Sistema de Información Financiera.
214	Plan General de Contabilidad Pùblica
491	Tabla de retenciones del Departamento de Impuestos y Aduanas

Internos

Codigo	Nombre
489	Auxiliar contable del gasto en el sistema de información financiera.
487	Copia del libro de bancos
484	Deducciones de caja menor
485	Egresos de caja menor
483	Ejecución caja menor
486	Facturas, cuentas de cobro
488	Lista de chequeo
482	Relación en Excel de los gastos de la caja menor

Relaciones Externas

Interrelación de procedimientos:

REGISTRO DE OBLIGACIONES PRESUPUESTALES
EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL
EXPEDICIÓN DE REGISTRO PRESUPUESTAL
ADICIONES Y/O REDUCCIONES DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Y REGISTROS PRESUPUESTALES
ADMINISTRACION PAC (CONTROL DE PAGOS )
PAGOS PRESUPUESTALES

Normatividad

Estatuto orgánico de presupuesto. ( )

Definiciones

Menor : Pequeña cantidad en dinero efectivo que se usa para gastos, la cual se rembolsara a los empleados y se emitirá un recibo de caja menor que está en cabeza de un representante para su manejo, implementando las políticas del presupuesto necesarios para la afectación del gasto.

SIIFFPS : Sistema Integrado de Información Financiera del FPS