ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ELABORACION Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

VERSION: 2.0

CÓDIGO: APGDOSGEPT15

FECHA DE APROBACION: 15 - FEBRERO - 2011

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Tipo de proceso:	AP	APOYO
Proceso:	APGDO	GESTION DOCUMENTAL
Procedimiento:	APGDOSGEPT15	ELABORACION Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Responsable del Procedimiento:		SECRETARIO GENERAL

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Objetivos

Mantener actualizadas las Tablas de Retención Documental, con base en los cambios que se presenten en la organización, ya sean respecto a funciones de los procesos, normatividad, o a la dinámica de la misma organización.

Alcance

Involucrar a todos los procesos en el manejo y organización de los documentos recibidos o producidos a través de sus respectivos procedimientos.

Documentos de consulta

Externos

Codigo	Nombre
254	Mini Manual No 4 Tablas de Retención y Trasferencias Documentales (Archivo General de la Nación)

Internos

Codigo	Nombre
228	Manual de Funciones y Competencias Laborales
253	Manual de Procesos y Procedimientos

Relaciones Externas

Interrelación de procedimientos:

COMITÉ DE ARCHIVO

Normatividad

Ley 594 de 2000 ( Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Artículos 15, 22, 24, 26 y 28. Archivo General de la Nación )
Acuerdo No. 039 del 31 de Octubre de 2002 ( Por el cual se regula el procedimiento para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental en desarrollo del artículo 24 de la Ley 594 de 2000”. Archivo General de la Nación. )
Acuerdo Nº 011 de 2000 ( Por medio del cual se aprueban las TRD para el Fondo de Pasivo Social de los Ferrocarriles Nacionales de Colombia”. Archivo General de la Nación. )
Resolución Nº 0974 del 24 de Abril de 2001 ( Por medio de la cual se adoptan e implementan las Tablas de Retención Documental en El FPS )

Definiciones

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL : Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

RETENCIÓN DE DOCUMENTOS : Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental.

SERIE DOCUMENTAL : Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros.

SUBSERIE : Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de Compraventa, Contrato de Arrendamiento etc.