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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA PARA ENTREGAR POR VENTANILLA

VERSION: 3.0

CÓDIGO: APGDOSGEPT11

FECHA DE APROBACION: 25 - SEPTIEMBRE - 2012

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Tipo de proceso:	AP	APOYO
Proceso:	APGDO	GESTION DOCUMENTAL
Procedimiento:	APGDOSGEPT11	CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA PARA ENTREGAR POR VENTANILLA
Responsable del Procedimiento:		COORDINADOR DEL GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Entorno
Objetivos	Entregar al destinatario, en forma directa en las oficinas del FPS, las comunicaciones remitidas por las diferentes dependencias del FPS, debidamente radicadas en el sistema de correspondencia ORFEO
Alcance	Inicia con la radicación o generación de los documentos para entregar por ventanilla y termina con el archivo de las planillas y copias de los documentos entregados de manera personal
Documentos de consulta
Relaciones Externas
Interrelación de procedimientos:
Normatividad	Ley 594 de 2000 ( Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones”. Artículos: 11, 12, 13, 15, 21, 22, 23, 27 y 46. Archivo General de la Nación. ) Acuerdo No. 060 de octubre 30 de 2001. ( Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas”. Artículos 2, 4, 7, 8, 9 y 14.Archivo General de la Nación. )
Definiciones	RADICACION DE COMUNICACIONES OFICIALES : Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. REGISTRO DE COMUNICACIONES OFICIALES : Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de correspondencia todas las comunicaciones producidas o recibidas, consignando datos como: nombre de la persona y/o entidad remitente o destinataria, nombre o código de la dependencia competente, número de radicación, nombre del funcionario responsable del trámite y tiempo de respuesta (si lo amerita), entre otros.