ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

VERSION: 1.0

CÓDIGO: APGDOSGEPT06

FECHA DE APROBACION: 15 - FEBRERO - 2011

PAGINA 1 DE 1

Tipo de proceso:	AP	APOYO
Proceso:	APGDO	GESTION DOCUMENTAL
Procedimiento:	APGDOSGEPT06	CONTROL DE REGISTROS
Responsable del Procedimiento:		SECRETARIO GENERAL

Actividades

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Entorno

Objetivos

Establecer las actividades y lineamientos para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, tiempo de retención y disposición de los registros del sistema integral de gestión (MECI – CALIDAD) del Fondo Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.

Alcance

El procedimiento inicia con la identificación de los registros que genera cada proceso y termina con el archivo, protección, Conservación de los registros pasando al procedimiento ADMINISTRACION Y ORGANIZACIÓN ARCHIVOS DE GESTION Código APGDOSGEPT20.

Documentos de consulta

Internos

Codigo	Nombre
APGDOSGGI01	Guía para la elaboración, codificación y control de documentos

Relaciones Externas

Interrelación de procedimientos:

PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET)
ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
ELABORACION Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION

Normatividad

Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000 : 2009 ( )

Definiciones

Registro : Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Administración de archivos : Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una entidad.

Archivo de gestión : Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

Carpeta : Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

Conservación de registros : Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la identificación, almacenamiento, protección, recuperación y disposición final de los registros.

Conservación de documentos : Conjunto de medidas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa. Métodos utilizados para asegurar la durabilidad física de los documentos, por medio de controles efectivos incluyendo los atmosféricos.

Custodia de documentos : Responsabilidad jurídica que implica por parte de la institución archivística la adecuada conservación y administración de los fondos, cualquiera que sea la titularidad de los mismos.