ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION

VERSION: 3.0

CÓDIGO: APGDOSGEPT02

FECHA DE APROBACION: 18 - NOVIEMBRE - 2014

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Tipo de proceso:	AP	APOYO
Proceso:	APGDO	GESTION DOCUMENTAL
Procedimiento:	APGDOSGEPT02	ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION
Responsable del Procedimiento:		COORDINADOR DEL GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Actividades

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Objetivos

Establecer el número de seguimientos a realizar al archivo de gestión de cada proceso del Fondo Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Alcance

El procedimiento inicia con la disposición o utilización en cada oficina de un área de almacenamiento que garantice la seguridad y la adecuada manipulación de los registros impresos o en medio magnéticos y termina con organizar y archivar la información recolectada en el formato “PLAN DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION” APGDOSGEFO13.

Documentos de consulta

Internos

Codigo	Nombre
APGDOSGEIT01	INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE GESTIÓN
APGDOSGEFO13	PLAN DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACIÓN DE LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
504	TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL TRD

Relaciones Externas

Interrelación de procedimientos:

Normatividad

Ley 594 de 2000 ( Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones )
ACUERDO No. 049 ( del 2000 Por la cual se reglamenta las condiciones de edificios o locales destinados a archivos )
Acuerdo 038/2002 ( del Archivo General de la Nación Por la cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley 594 del 2000 )
Acuerdo 042 del 31 de octubre de 2002. ( Archivo General de la Nación “Por el cual se establecen los criterios para la organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental". )

Definiciones

Archivo de gestión : Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.

TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL : Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

Archivo Central : En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.

Transferencia Documental : Es el traslado de las Series y/o Subseries documentales que han cumplido su tiempo en el Archivo de Gestión al Archivo Central.