ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SUPERVISIÓN DE CONTRATOS DE REPRESENTACIÓN JUDICIAL DEL FPS A NIVEL NACIONAL

VERSION: 3.0

CÓDIGO: APAJUOAJPT14

FECHA DE APROBACION: 26 - JUNIO - 2018

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Tipo de proceso:	AP	APOYO
Proceso:	APAJU	ASISTENCIA JURIDICA
Procedimiento:	APAJUOAJPT14	SUPERVISIÓN DE CONTRATOS DE REPRESENTACIÓN JUDICIAL DEL FPS A NIVEL NACIONAL
Responsable del Procedimiento:		JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Actividades

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Objetivos

Establecer y especificar las actividades de Supervisión y control a los contratos celebrados por el Fondo de Pasivo Social de los Ferrocarriles Nacionales de Colombia para la prestación de servicios profesionales de representación judicial del Fondo ante la Jurisdicción Laboral, Civil, Penal, Disciplinaria y Contencioso Administrativa a nivel nacional.

Alcance

Inicia con la designación del interventor y/o funcionario encargado del seguimiento del contrato, por parte del Director General y termina con el archivo de una copia del informe mensual en la carpeta del contrato y en el expediente virtual correspondiente de acuerdo a la Tabla de Retención Documental.

Documentos de consulta

Externos

Codigo	Nombre
758	Manual de Usuario – Apoderado y Administrador de la Entidad – Sistema Único de Información Litigiosa del Estado – ekogui.

Internos

Codigo	Nombre
APAJUOAJGS01	Guía de Buenas Prácticas en la Ejecución Contractual
757	Guía Políticas de Prevención del daño antijurídico en el Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
APAJUOAJMS01	Manual de Supervisión e Interventoría del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia
APAJUOAJMS02	Manual para el Sistema de Compras y Contratación

Relaciones Externas

Proveedores (Contratistas Externos)
Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado

Interrelación de procedimientos:

REVISION Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL
CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS.
PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET)
CONTRATACIÓN DIRECTA
ADMINISTRACION PAC (CONTROL DE PAGOS )
LIQUIDACION DE CONTRATOS
HOJAS DE VIDA Y EVALUACION PROVEEDORES
COMITÉ DE DEFENSA JUDICIAL Y CONCILIACIÓN
TRAMITE DEMANDAS
CONCIALICION ENTRE PROCESOS
IMPOSICIÓN DE SANCIONES
REGISTRO DE OBLIGACIONES PRESUPUESTALES

Normatividad

Ley 80 de 1993 ( )
Ley 594 de 2000 ( )
Ley 734 de 2002 ( )
Ley 789 de 2002 ( Artículo 50 )
Ley 790 de 2002 ( )
Ley 797 de 2003 ( )
Ley 1150 de 2007 ( )
Ley 1437 de 2011 ( )
Ley 1474 de 2011 ( Artículo 82 a 86 )
DECRETO 2209 DE 1998 ( )
Decreto 1703 de 2002 ( )
Decreto 510 de 2003 ( )
Decreto 1795 de 2007 ( )
Decreto 1082 de 2015 ( )
Decreto 019 de 2012 ( )
Decreto 1365 de 2013 ( )
Circular conjunta ( No. 000001 de 2.004 (Min Hacienda )
Circular del Min. Interior - Dirección de Defensa Jurídica del Estado 139 de 2009 ( )
Circular del Min. Interior - Dirección de Defensa Jurídica del Estado 158 de 2008 ( )
Circular del Min. Interior - Dirección de Defensa Jurídica del Estado 222 de 2009 ( )
Demás Circulares Externas y cartas circulares, expedidas por la Agencia Nacional de Defensa Jurídica del Estado ( ruta electrónica: http://www.defensajuridica.gov.co/normatividad/Paginas/default.aspx. )
NTC ISO 9001:2008 ( Numerales 7.4 y 8.4 (d) )
NTC ISO 9001:2015 ( Numerales 8.4; 8.5 y 8.6 )

Definiciones

Acta de iniciación: : Es el documento que firma el interventor en el que se fija la fecha de iniciación del contrato, que es a la vez el momento a partir del cual se contabiliza el plazo de ejecución

Acta de suspensión: : Es el documento mediante el cual la Empresa y el contratista formalizan el acuerdo para suspender los plazos de vigencia y ejecución del contrato, por circunstancias sobrevinientes que imponen el cese de su desarrollo.

Acta de reiniciación: : Es el documento mediante el cual las partes formalizan el acuerdo para dar por terminada la suspensión y reiniciar la ejecución del contrato, previa modificación de la vigencia de las pólizas como obligación a cargo del contratista.

Acta de liquidación: : Es el documento suscrito por la Empresa, el interventor y el contratista en el que constan los acuerdos y demás transacciones necesarios para que las partes puedan declararse a paz y salvo.

Adición a un contrato: : Es un documento jurídico, mediante el cual se pacta entre las partes la ampliación en el valor (hasta el 50% del contrato inicial) u otro efecto contractual (objeto u obligaciones).

Comité de Conciliación: : El Comité de Conciliación es una instancia administrativa que actúa como sede de estudio, análisis y formulación de políticas sobre prevención del daño antijurídico y defensa de los intereses de la entidad. Igualmente, decidirá en cada caso específico sobre la procedencia de la conciliación o cualquier otro medio alternativo de solución de conflictos, con sujeción estricta a las normas jurídicas sustantivas, procedimentales y de control vigentes.

Comité de Contratación: : Grupo designado en el Fondo de Pasivo Social para la revisión de los pliegos de condiciones elaborados por la Oficina Asesora Jurídica y para la evaluación de las ofertas recibidas en convocatorias públicas o en cotizaciones directas, el cual es integrado por funcionarios del Fondo.

Contratista: : Persona natural o jurídica con quien se celebra el respectivo contrato.

Contrato: : Acuerdo celebrado entre la Empresa y el contratista favorecido con la adjudicación en un proceso de contratación, en el cual se fijan los valores, las cantidades, las reglas que rigen la naturaleza de los trabajos o actividades, los derechos y las obligaciones de las partes y los plazos para su cumplimiento y liquidación.

Estudios Previos : Es un documento previsto en la etapa precontractual para la selección de contratistas, en el cual se deben consignar aspectos relacionados con la conveniencia, oportunidad y necesidad de realizar la contratación correspondiente.

Prórroga: : Ampliación del término en tiempo del contrato.

Proveedor: : Organización o persona que proporciona un bien y/o servicio.

Supervisor: : Funcionario público que ejerce seguimiento a la ejecución de un contrato, para garantizar la eficiencia, eficacia y calidad en la labor contratada.