ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN CUMPLIMIENTO DE LOS COMPROMISOS ADQUIRIDOS EN EL COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD

VERSION: 2.0

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(1)

Delegado Grupo de trabajo de Control Internode GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO.

VIENE DEL PROCEDIMIENTO PESEIGCIPT03 AUDITORIAS INTERNAS DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE Proyecta el Programa Individual de Auditoría de Evaluación Independiente en el Formato PESEIGCIFO4 y el Memorando comunicando éste al Presidente del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad.
 

Esta auditoría debe estar programada en el Plan de Auditoría de Evaluación Independiente.
 

(2)

Coordinador Grupo de trabajo de Control Internode GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Revisa y aprueba mediante su firma, el Programa Individual de Auditoría y el Memorando comunicando dicho programa.
 

(3)

Secretaria Grupo de Trabajo de Control Interno de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Radica y entrega Memorando comunicando el Programa de Auditoría al Presidente del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad.
 

(4)

Delegado Grupo de trabajo de Control Internode GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO.

Registra los compromisos adquiridos en el Formato PESEIGCIFO42 - Seguimiento a Compromisos establecidos en los diferentes Comités de Control Interno, tomando como base las Actas de los Comités Coordinadores del Sistema de Control Interno y Calidad.
 

Se cambió el responsable porque en realidad quien hace esta verificación es el Delegado no el Coordinador.
 

(5)

Delegado Grupo de trabajo de Control Internode GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO.

Verifica el cumplimiento de los compromisos adquiridos en el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, solicitando al responsable las evidencias para cada caso y registra el resultado de dicha verificación en el campo denominado Observaciones al Seguimiento GCI del Formato PESEIGCIFO42. Si el compromiso no se cumplió dentro del plazo inicialmente fijado se debe concertar una nueva fecha la cual se debe consignar en el Campo Observaciones al Seguimiento GCI del Formato PESEIGCIFO42.
 

Si la actividad que inicialmente se había acordado no era conveniente, el responsable puede replantear ésta y la fecha para su cumplimiento. Esto se consignará en el campo denominado NUEVA ACTIVIDAD, del Formato PESEIGCIFO42.
 

(6)

Delegado Grupo de trabajo de Control Internode GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO.

Proyecta e imprime el Informe Preliminar de Auditoría PESEIGCIFO08 y el Reporte de Hallazgos PESEIGCIFO06, tomando como base el resultado de la verificación consignada en el Formato PESEIGCIFO42.
 

Se debe elaborar un Informe de Auditoría y un Reporte de Hallazgos para cada responsable de adelantar el compromiso adquirido en el Comité Coordinador.
 

(7)

Coordinador Grupo de trabajo de Control Internode GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Realizan reunión con el Delegado del Grupo de Trabajo de Control Interno, con el objeto de validar el resultado de la auditoria.
 

(8)

Coordinador y Delegado de grupo de trabajo de control interno y responsable del proceso o jefe de la dependencia Auditada

Realizan mesa de trabajo para el cierre de la auditoria con el Presidente del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, con el propósito de informar los resultados de la auditoria en el Informe Preliminar de Auditoría PESEIGCIFO08 y el Reporte de Hallazgos PESEIGCIFO06 (No Conformidades y/o Observaciones)..
 

El responsable del proceso cuenta con tres (3) días hábiles a partir de la recepción del informe preliminar para revisar éste y comunicar al equipo auditor las observaciones o conformidad con el resultado.Si se presentan divergencias frente a los hallazgos de auditoria, se deben consignar en el Reporte Preliminar de Hallazgos PESEIGCIFO06; caso en el cual el Coordinador del Grupo de Trabajo de Control Interno y el Auditado deben resolver la divergencia, dentro de un plazo no mayor a dos días hábiles (2).
 

(9)

Delegados del Grupo de trabajo de control interno del grupo de trabajo de control interno

Imprime y firma el informe definitivo de auditoría PESEIGCIFO08 y el Reporte de Hallazgos PESEIGCIFO06 (No Conformidades y/o Observaciones), una vez revisado el Informe Preliminar por parte del responsable del proceso y resueltas las divergencias si las hubiere.
 

(10)

Coordinador Grupo de Trabajo de Control Interno y Calidad de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Revisa y firma el informe definitivo de auditoría PESEIGCIFO08 y el Reporte de Hallazgos PESEIGCIFO06 (No Conformidades y/o Observaciones).
 

(11)

Secretaria del Grupo de Trabajo de Control Interno de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Entrega el Reporte de Hallazgos PESEIGCIFO06 (No Conformidades y/o Observaciones) y el Informe de Auditoría PESEIGCIFO08 al Presidente del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, con copia al DIRECTOR GENERAL y a los Responsables de adelantar cada uno de los compromisos adquiridos en el Comité.
 

El resultado de la Auditoría debe ser tenida en cuenta por cada uno de los responsables de adelantarla, para incluirla dentro de su plan de acción o plan operativo, según corresponda, así como también para la evaluación del desempeño laboral.
 

(12)

Coordinador Grupo de trabajo de Control Internode GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Presenta en sesión del Comité, el resultado de la verificación al cumplimiento de los compromisos adquiridos en el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad.