ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO INFORME MENSUAL SOBRE AUSTERIDAD Y EFICIENCIA EN EL GASTO

VERSION: 3.0

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Secretaria General / Coordinador Bienes Compras y Servicios Administrativos

Envían mediante correo electrónico los tres (3) primeros días hábiles de cada mes o trimestre los Servicios de investigación y seguridad, vehículos (combustible), servicios de publicidad y/o espacios publicitarios, papelería y útiles de escritorio y oficina, suscripción a periódicos y revistas, publicación y base de datos, eventos operadores logísticos, servicios públicos, sostenibilidad ambiental. (Incluyendo gastos de las cajas menores). Dentro del informe mensual y trimestral debe incluir las acciones realizadas en el mes o trimestre para dar cumplimiento al plan anual de austeridad de la entidad.
 

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Encargado del Plan Anual de Austeridad/Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Elabora el plan anual de austeridad para su aprobación antes del 15 de diciembre de cada año, acorde a políticas y normatividad vigentes.
 

(2)

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES

Recibe insumos y realiza verificación de los mismos con los documentos soportes, que se haya efectuado las respectivas ejecuciones presupuéstales en sistema Financieros SIIF NACION, registros contables y el estado actual de procesos disciplinarios este actualizado según actuaciones. Analiza el comportamiento de los gastos (Teléfono, energía, Acueducto) Ejecución presupuestal, realiza comparativo estableciendo su grado de variación.
 

Verifica en el SIIF NACIÓN valores, fechas de registros y cuentas contables afectadas.
 

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Subdirector Financiero

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE SERVICIOS PUBLICOS APGSAGADPT18, RECEPCIÓN Y EMISIÓN DE LLAMADAS TELEFÓNICAS A TRAVÉS DEL CONMUTADOR Y CELULAR MIAAUGUDPT07: Envían mediante correo electrónico los tres (3) primeros días hábiles de cada mes o trimestre los insumos a secretaria general sobre control y la ejecución de los rubros presupuestales que a continuación se relacionan: Informe, análisis comparativo de la ejecución presupuestal con el mes o trimestre del año anterior, estableciendo su grado porcentual de variación y justificación correspondiente, sobre los rubros que en cada caso se indican. (La información que se extraerá del aplicativo SIIF Nación será de lo efectivamente “obligado” al cierre de la vigencia fiscal de 2018, así como lo “obligado” al corte del mes o trimestre respectivo de la vigencia fiscal de 2019. La obligación se entiende como los montos obligados a pagar por concepto de la recepción de bienes y servicios una vez se cumplen los requisitos de ley para esos desembolsos),
 

Presentación de seguimiento del plan de Austeridad y Eficiencia del Gasto Público tienen como base la verificación mensual del cumplimiento de las disposiciones en materia de restricción, austeridad y eficiencia del gasto público dentro de las entidades del Estado, lo cual está en armonía con la ejecución de los recursos públicos asignados dentro de una determinada vigencia fiscal. El informe trimestral corresponde a períodos de tres meses, que deben comenzar a contabilizarse desde el 1º de enero y hasta el 31 de marzo y así sucesivamente, hasta culminar la respectiva vigencia (abril a junio, julio a septiembre y octubre a diciembre), por lo que dentro del respectivo año, se deberán presentar 4 informes trimestrales.
 

(4)

SECRETARIA GRUPO DE TRABAJO CONTROL INTERNO

Proyecta memorando dirigido al Director General para el envío Informe sobre Austeridad y Eficiencia en el Gasto Público.
 

(4)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo Talento Humano.

Envían mediante correo electrónico los tres (3) primeros días hábiles de cada mes o trimestre las Horas extras, Indemnización por vacaciones, comisiones por transporte, viáticos y capacitaciones. Dentro del informe mensual y trimestral debe incluir las acciones realizadas en el mes o trimestre para dar cumplimiento al plan anual de austeridad de la entidad.
 

(5)

JEFE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO Y/O QUIEN HAGA SUS VECES

Recibe, revisa y firma el memorando para la entrega del informe sobre austeridad y eficiencia en el gasto público dirigido a la Dirección General. Remite a la secretaria del Grupo de Trabajo Control Interno para su correspondiente digitalización en el programa de correspondencia.
 

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SECRETARIA DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Radica en el programa de Correspondencia y entrega el informe sobre austeridad y eficiencia en el gasto público y a la Dirección General.
 

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Secretaria General

Consolida la información mensual y trimestralmente del plan anual de austeridad, analizando los consumos, cumplimiento de metas, justificación del gasto y emite correctivos, políticas y directrices para su cumplimiento.
 

En razón a que la austeridad está relacionada con el manejo administrativo de la entidad, como, por ejemplo; la utilización de papel, tintas, insumos de las oficinas, utilización de los vehículos y la gasolina necesaria, montos para publicaciones y publicidad, utilización de teléfonos, etc. Los insumos deberán provenir de la dependencia, área o empleo que tenga a su cargo la coordinación, supervisión o control de los temas administrativos transversales de toda la entidad de conformidad con el Manual de funciones.
 

(7)

SECRETARIA DEL GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Archiva en la carpeta Austeridad y Eficacia en el Gasto Publico teniendo en cuenta la tabla de retención documental asignada.
 

(8)

Jefe de Control Interno y/o quien haga sus veces

Proyecta antes del último día hábil del mes siguiente al mes y al trimestre a informar, el Informe sobre austeridad y eficiencia en el gasto público para ser enviado a la Dirección General.
 

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Secretaria de la oficina Control Interno

Radica en el programa de Correspondencia y entrega el informe sobre austeridad y eficiencia en el gasto público y a la Dirección General.
 

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Encargado de realizar el reporte de Austeridad en la Plataforma Asignada/ Secretaria General

Realiza el reporte de los resultados de la austeridad en el gasto de manera trimestral en la plataforma asignada según las fechas habilitadas.