ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DEL SISTEMA INTEGRAL DE GESTION

VERSION: 4.0

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(1)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Actúa como coordinador del ciclo de auditorías internas de calidad programado para cada semestre y designa los Auditores inscritos en el Formato Listado de Auditores de Calidad Certificados PESEIGCIFO02 (Teniendo en cuenta los criterios del Instructivo para Convocatoria y Selección de Auditores Internos de Calidad PESEIGCIIT01); previa revisión de las competencias requeridas según el proceso a auditar.
 

Para todos los efectos los funcionarios asignados al Grupo de Trabajo de Control Interno, certificados como Auditores Internos, tendrán dichas funciones sin excepción.
 

(2)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DEL FPS PESEIGCIPT01- Comunica mediante correo electrónico a los auditores con mínimo 15 días calendario a la fecha de ejecución del ciclo de auditorías el Programa Anual de Auditorías: Tipo – Auditoría del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD PESEIGCIFO01; y realiza citación a reunión.
 

(3)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Realiza la distribución por procesos de acuerdo a la competencia e informa al auditor de calidad el proceso a auditar en el ciclo de auditorías durante la reunión de apertura.
 

(4)

Auditores Internos de calidad certificados

Eligen por votación al auditor líder del ciclo de auditoria, teniendo en los auditores postulados. Elaboran y envían para revisión y aprobación al Coordinador del ciclo de auditorías internas de calidad vía correo electrónico el diligenciamiento del Formato Programa Individual de Auditorias del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD PESEIGCIFO03, para el ciclo de auditoría a realizar; previa concertación de la fecha y hora de la ejecución de la auditoria con el dueño y responsable del proceso del proceso a auditar.
 

El auditor Líder debe cumplir con los siguientes requisitos: Experticia en auditorías de calidad y experiencia en ciclos de auditorías anteriores. Los auditores cuentan con 5 días hábiles para el envío del Programa Individual de Auditorias del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD PESEIGCIFO03.
 

(5)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO y Auditor Líder.

Revisa en compañía del auditor líder y aprueban los Programa Individual de Auditorias del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD PESEIGCIFO03 de los procesos a auditar.
 

(6)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Convoca a reunión mediante correo electrónico a los auditores internos de calidad certificados, con el objeto de presentar la estrategia para el desarrollo de la auditoría respectiva y dar a conocer la información relativa al proceso a auditar.
 

Información relativa al proceso a auditar: (procedimientos, formatos de acciones, informes de gestión y auditoria, entre otros).
 

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Auditores Internos de calidad certificados

Elaboran la lista de verificación PESEIGCIFO05 para la ejecución de la auditoria acorde con el Programa Individual de Auditorias del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD PESEIGCIFO03 aprobado; teniendo en cuenta la revisión de la información relativa, normatividad legal vigente pertinentes con el alcance y los criterios de auditoria.
 

(8)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Convoca a reunión de apertura mediante correo electrónico a los responsables, dueños de los procesos y auditores de calidad certificados, indicando fecha, hora y lugar.
 

La reunión se citará con mínimo tres (3) días de antelación.
 

(9)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Realiza reunión de apertura con los responsables y dueños de los procesos del FPS. El coordinador del ciclo de auditorías internas de calidad presenta al equipo auditor y confirma que los auditados conozcan el objetivo, alcance, horarios y metodología a aplicar en el ciclo de la auditoria de calidad. Al finalizar la reunión de apertura se establece la fecha y hora de la reunión de cierre.
 

En caso de inasistencia del auditado se debe registrar el hecho en el acta de la reunión de apertura.
 

(10)

Auditores Internos de calidad certificados

Realiza visita de auditoria y Ejecuta el Programa Individual de Auditorias del Sistema Integral de Gestión MECI-CALIDAD PESEIGCIFO03. En caso de presentarse no conformidades, las mismas deben ser comunicadas en la ejecución de la auditoria y aceptadas por el auditado diligenciando el Formato Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas PEMYMOPSFO15.
 

Los hallazgos Detectados deben estar soportados en evidencias objetivas y redactadas de forma clara, precisa y concisa.
 

(11)

Auditores Internos de calidad certificados

Elaboran y envían vía correo electrónico al coordinador ciclo de auditorías internas de calidad para revisión el Informe de Auditoría PESEIGCIF008, lista de verificación PESEIGCIFO05 y Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas PEMYMOPSFO15 (en el caso de presentarse no conformidades); dentro de los tres (3) días hábiles siguientes a la ejecución de la auditoria.
 

(12)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO y Auditor Líder.

Revisan que los documentos adjuntos en el correo electrónico estén debidamente diligenciados y que el Informe de Auditoría PESEIGCIF008, y Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas PEMYMOPSFO15 sean acordes a la Lista de Verificación PESEIGCIFO05.
 

Los documentos son devueltos al auditor vía correo electrónico dos días hábiles después de recibidos.
 

(13)

Auditores Internos de calidad certificados

Entrega en físico al responsable y dueño del proceso Informe de Auditoría PESEIGCIF008, lista de verificación PESEIGCIFO05 y Solicitud de Acciones Correctivas o Preventivas PEMYMOPSFO15 (en el caso de presentarse no conformidades). Entrega las copias de recibido en la oficina del Grupo de Trabajo de Control Interno a más tardar el día hábil siguiente a su radicación.
 

(14)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Realiza reunión de cierre en la fecha y hora acordada en la reunión de apertura. Al finalizar la reunión aplica a los auditados el instrumento de evaluación de los auditores contenido en el formato EVALUACIÓN DE LOS AUDITORES INTERNOS POR PARTE DE LOS AUDITADOS PESEIGCIFO07. Consolida el resultado de la evaluación en el Formato Informe de Evaluación de los Auditores PESEIGCIFO09, y analiza los resultados de la misma concertando con el auditor los compromisos para el mejoramiento de las competencias no satisfactorias.
 

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Secretario General, Jefes Oficina, Subdirectores, Coordinadores de grupos internos de trabajo

Documentan las metas y/o acciones de mejora dentro de los términos establecidos. PASA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVÉS DE PLANES DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05 y IMPLEMENTACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS A TRAVÉS DEL PLAN DE MANEJO DEL RIESGO PEMYMOPSPT06.
 

(16)

Auditores de Control Interno de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVÉS DE PLANES DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05 y IMPLEMENTACIÓN Y AUTOEVALUACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS A TRAVÉS DEL PLAN DE MANEJO DEL RIESGO PEMYMOPSPT06. Efectúa Seguimiento trimestral a las metas y/o acciones de mejora documentadas en los diferentes planes, como resultado de los Hallazgos de las Auditorías del Sistema Integral de Gestión.
 

El seguimiento se hace a las acciones tomadas para verificar su eficacia y cerrar las no conformidades y observaciones reportadas en el informe de auditoría. Cuando las acciones no sean eficaces, deben ser replanteadas por el responsable del proceso en compañía del administrador de las acciones preventivas o correctivas de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

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Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Elabora Informe Consolidado de las Auditorías Internas de Calidad, teniendo en cuenta los informes de auditorías de los procesos auditados; el cual es insumo para la elaboración del Informe consolidado de auditorías del FPS PESEIGCIFO10. PASA AL PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION ESDESDIGPT02.
 

(18)

Secretaria del GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Archiva de acuerdo a la TRD asignada todos los documentos de la ejecución del ciclo de auditoria.