ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME

VERSION: 3.0

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(1)

Secretario General, Subdirectores, Coordinadores de Grupo: Gestión de Prestaciones Económicas, Gestión de Servicios de Salud y Atención al Ciudadano y Gestión Documental.

Identifica el posible producto o Servicio No Conforme durante la prestación del servicio o generación del producto, y solicita a la Oficina Asesora de Planeación y sistemas la actualización de la Matriz de identificación del producto y/o servicio no conforme, PEMYMOPSFO17 mediante correo electrónico; adjuntando los posibles cambios.
 

La actualización de la matriz se realiza cada vez que los procesos involucrados identifiquen un nuevo producto y/o servicio no conforme.
 

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Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Envía correo electrónico al Comité de Gestión y Desempeño Institucional, citando a sesión, con el fin de que sea analizada la viabilidad de modificación de la matriz de identificación del producto y/o servicio no conforme, PEMYMOPSFO17
 

Se adjunta la Matriz de identificación del producto y/o servicio no conforme, PEMYMOPSFO17, actualizada en medio magnético.
 

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Integrantes Comité de Gestión y Desempeño Institucional

Asisten a sesión en la hora y fecha señalada en el correo electrónico y realizan análisis de la solicitud de modificación de la matriz de identificación del producto y/o servicio no conforme, PEMYMOPSFO17; en caso de ser aprobada la solicitud, el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas solicita al administrador del producto y/o servicio no conforme, se realicen las modificaciones a la matriz de identificación del producto y/o servicio no conforme, PEMYMOPSFO17. En caso contrario informa al proceso solicitante.
 

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Encargado de la Administración del Producto y/o Servicio No Conforme

Realiza los ajustes solicitados por el Comité de Gestión y Desempeño Institucional en la matriz de identificación del producto y/o servicio no conforme PEMYMOPSFO17 y Solicita su publicación en la intranet en su respectivo link. PASA AL PROCEDIMIENTO: PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

(5)

Secretario General, Subdirectores, Coordinadores de Grupo: Gestión de Prestaciones Económicas, Gestión de Servicios de Salud y Gestión Documental.

Verifica las características de calidad que deben cumplir los servicios prestados por la entidad y los posibles servicios no conformes que se puedan generar durante un trámite. Proceden a compararlos “Matriz de identificación del producto y/o servicio no conforme, PEMYMOPSFO17 con el fin de establecer si es un producto y/o servicio no conforme.
 

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Funcionarios de los procesos que intervienen en el trámite del servicio.

Identifica el servicio No conforme cuando se genere y realiza la acción inmediata de acuerdo a lo establecido en la “Matriz de identificación del producto y/o servicio no conforme” PEMYMOPSFO17 Los servicios no conformes pueden ser detectados en el momento de la prestación del servicio o por medio de las PQRDS interpuestos por los clientes o ciudadanos.
 

El servicio no conforme debe administrarse previo a la entrega, durante el proceso de elaboración, o después de haber sido entregado al cliente o usuario. Sin embargo, lo mejor es detectarlo en etapas previas a la prestación, es decir, antes de ser percibido por el cliente o usuario.
 

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Funcionarios de los procesos que intervienen en el trámite del servicio.

Registra el servicio no conforme, en el FORMATO DETECCIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME, PEMYMOPSFO18 en el cual se describen los siguientes aspectos: -Proceso afectado, donde se identifica el servicio No Conforme. -Fecha de ocurrencia en que se identificó el servicio No conforme -Servicio prestado. -Descripción del servicio no Conforme -Acciones inmediatas realizadas -Responsable de la detección del Servicio No conforme.
 

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Funcionarios de los procesos que intervienen en el trámite del servicio

Informa mediante correo electrónico de manera inmediata sobre la detección del producto y/o servicio no conforme al generador del producto y/o servicio no conforme, con copia al administrador del Producto y/o servicio No Conforme. Adjuntando el FORMATO DETECCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME PEMYMOPSFO18, con el propósito de que el generador del producto no conforme tenga pleno conocimiento del producto no conforme detectado.
 

Generador hace referencia al funcionario que cometió el error o una alteración por la cual está generando el producto no conforme.
 

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Subdirectores y Coordinadores de Grupo: Gestión de Prestaciones Económicas, Gestión de Servicios de Salud, Atención al usuario y Gestión Documental.

Realiza de manera inmediata el tratamiento sobre el servicio no conforme de acuerdo a lo definido en el FORMATO DETECCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME PEMYMOPSFO18 y registra los datos en las casillas de tratamiento (Acciones realizadas, responsable y fecha de ejecución) y envía mediante correo electrónico al funcionario que realizo la identificación del producto y/o servicio no conforme, con copia al encargado de la administración del producto y/o servicio no conforme.
 

El reporte realizado debe contemplar la verificación del cumplimiento de los requisitos para demostrar su conformidad según las características establecidas para el servicio prestado.
 

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Encargado de la Administración del Producto No Conforme

Realiza monitoreo a los productos y/o servicios no conformes reportados, definido en el FORMATO DETECCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME PEMYMOPSFO18, en caso que el proceso que lo genera no reporte la corrección dentro de los dos días hábiles siguientes a la detección, envía correo electrónico solicitando corrección inmediata y adjuntando el reporte respectivo.
 

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Encargado de la Administración del Producto No Conforme

Recibe y Consolida la información generada por los proceso en el FORMATO DETECCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME PEMYMOPSFO18 y envía vía correo electrónico al Grupo de Trabajo de Control Interno para su seguimiento y verificación durante los cinco primeros días hábiles posteriores al trimestre vencido.
 

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Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces / Auditores de Control Interno.

Recibe y realizan verificación a las acciones realizadas para determinar la veracidad e integridad de la información suministrada y diligencia las casillas de seguimiento y Verificación del FORMATO DETECCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME PEMYMOPSFO18. Si se evidencia que el problema persiste se debe hacer un análisis con el fin de determinar la conveniencia de levantar una No conformidad (Real o Potencial). PASA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVÉS DE PLANES DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05 Y/O ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES PREVENTIAS A TRAVÉS DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS PEMYMOPSPT06.
 

Cuando se evidencie la ocurrencia de un servicio no conforme de manera repetitiva, es decir más de tres veces, se debe levantar una No conformidad al proceso afectado con el fin de identificar la causa raíz del problema y tomar acciones para corregir y evitar que se vuelva a presentar.
 

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Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces

Envía mediante correo electrónico el último día hábil del mes siguiente al vencimiento del trimestre el seguimiento realizado en el FORMATO DETECCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME PEMYMOPSFO18, al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas con copia al Encargado de la Administración del Producto no Conforme. Y solicita su publicación. PASA AL PROCEDIMIENTO: PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

(14)

Encargado de la Administración del Producto No Conforme.

Envía correo electrónico el decimo día hábil luego de la publicación en la página web del FORMATO DETECCION, CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME PEMYMOPSFO18, solicitando las correcciones pertinentes, a los procesos luego de la verificación realizada por parte del proceso de seguimiento y evaluación independiente, si aún no han realizado las correcciones de los productos y/o servicio no conformes identificados.
 

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Encargado de la Administración del Producto No Conforme

Revisa la publicación y envía correo electrónico a los procesos para que en término de tres (3) días realice las correcciones pertinentes frente a los productos no conformes que no quedaron en estado finalizado o terminado.
 

Cuando se evidencie que el proceso no realiza las correcciones de los productos y servicios no conforme, se debe levantar una No conformidad al proceso generador con el fin de identificar la causa raíz del problema y tomar acciones para corregir y evitar que se vuelva a presentar.
 

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Encargado de la Administración del Producto No Conforme

Elabora informe semestral de las estadísticas sobre los servicios no conformes identificados durante el periodo, y lo envía mediante correo electrónico como insumo para la reunión de revisión por la dirección. PASA AL PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ESDESDIGPT02.
 

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Encargado de la Administración del Producto No Conforme

Analiza la información consolidada en el informe y reporta el resultado del indicador estratégico establecido para medir la efectividad de la metodología del producto y/o servicio No Conforme.