ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO RECONOCIMIENTO Y LIQUIDACION DE INCAPACIDADES Y LICENCIAS MATERNIDAD

VERSION: 2.0

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Secretaria de Médico Especialista o Auditor del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Servicios de Salud

Recibe del Patrono: 1. El original y la copia de la Incapacidad (sin importar el origen) o de la Licencia de maternidad, expedida por el Médico Auditor de la entidad contratista del Fondo de Pasivo Social. 2. Certificación bancaria de la cuenta del patrono: donde especifica numero, clase de cuenta (ahorros-corriente), entidad financiera, y que se encuentre en estado activa. 3. Fotocopia del RUT.
 

En caso de que el usuario no presente la totalidad de los documentos requeridos para el trámite de la incapacidad o licencia se le devuelven los documentos y se le informa que hasta tanto no presente los documentos faltantes no se dará inicio a la transcripción de la incapacidad o licencia.
 

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Secretaria de Médico Especialista o Auditor del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Servicios de Salud

Verifica que la Incapacidad o Licencia de Maternidad corresponda al usuario al cual se le debe reconocer el pago de la incapacidad o licencia de maternidad y que la misma haya sido expedida en papelería de una entidad contratista del Fondo Verifica vía telefónica con el profesional de afiliaciones y compensación, que el patrono se encuentre al día en el pago de los aportes, en caso de encontrarse en mora se le solicita al usuario copia de las respectivas planillas. Entrega al Médico Especialista o Auditor para que realice la transcripción de la incapacidad o licencia de maternidad.
 

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Médico Especialista o Auditor de Gestión Servicios de Salud

Revisa incapacidad expedida por médico tratante determinando la consistencia de la información incluida en la misma. Si la información es correcta, transcribe la incapacidad diligenciando en forma correcta y completa, el Certificado de incapacidad (O/3C), verificando el cumplimiento de los requisitos, y firma el formato. Si existe error en la información incluida en la incapacidad, devuelve la incapacidad con oficio al contratista solicitando corrección de la misma y cita a médico tratante a reunión para revisar el error.
 

Para el caso de prorrogas de incapacidades el médico especialista o auditor deberá: Llevar el control de los días de incapacidad y la suma de los mismos. Cuando una incapacidad temporal acumule 120 días de prorrogas sucesivas deberá: Conseguir copia o resumen de la historia clínica del usuario en donde consten los antecedentes y el diagnostico definitivo. Recopilar los exámenes clínicos, evaluaciones técnicas y demás exámenes complementarios, que determinen el estado de salud del afiliado. Convocar a junta médica con participación de los siguientes especialistas de la IPS contratada: Profesional tratante, rehabilitador y medico laboralista. Esta junta médica deberá expedir la certificación sobre el proceso de rehabilitación integral que haya recibido la persona o sobre la improcedencia del mismo, determinando si existe posibilidad de rehabilitación del usuario y el tiempo que se requiere para la mismo o si por el contrario no existe ninguna posibilidad de rehabilitación. Determinar la administradora de Fondo de Pensiones a la que está aportando el usuario. Antes de 130 días deberá ser remitida la información anterior a la Administradora de Fondo de Pensiones respectiva, quien deberá determinar si la remite al usuario a la Junta de Calificación de Invalidez correspondiente. Envía copia de este oficio a la Coordinación de Gestión Servicios de Salud.
 

(4)

Secretaria de Médico Especialista o Auditor del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Servicios de Salud

Remite a más tardar el día hábil siguiente de su diligenciamiento, el Certificado de Incapacidad con el original de la incapacidad expedida por el Médico tratante al Grupo de Prestación Servicios de Salud, copia correspondiente al Profesional VIII de Afiliaciones y Compensación, copia correspondiente al empleado, copia al patrono.
 

Si se trata de accidente de trabajo, no se remite la copia de Coordinación de Afiliaciones y se informa al patrono que debe tramitar la respectiva incapacidad ante la ARP correspondiente.
 

(5)

Secretaria de Médico Especialista o Auditor del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Servicios de Salud

Archiva copia del Oficio de Remisión de los Certificados de incapacidades transcritas por el Médico Especialista o Auditor, en la carpeta de incapacidades.
 

(6)

Médico Especialista o Auditor de Gestión Servicios de Salud

Realiza reunión con médico tratante para revisar el error en la incapacidad y realiza acta de la reunión para firma conjunta con Médico Tratante.
 

(7)

Secretaria de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Recibe del Médico Especialista o Auditor la copia del Certificado de Incapacidad y lo entrega al Auxiliar Administrativo de Subdirección de Prestaciones sociales-Afiliaciones y Compensación
 

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Auxiliar Administrativo Subdirección de Prestaciones Sociales –Afiliaciones y Compensación

Verifica en la base de datos de aportantes (Excell) que el patrono se encuentre al día en el pago de aportes y genera listado con los pagos del último año y entrega al profesional VIII de afiliaciones y compensación.
 

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Profesional VIII de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Determina la liquidación de la incapacidad o licencia de maternidad de acuerdo con la normatividad vigente.
 

El empleador cancelara al trabajador lo correspondientes a los tres (3) primeros días de incapacidad laboral originada por enfermedad general, La adaptada debe cancelar al patrono un auxilio monetario por enfermedad general, hasta por ciento ochenta (180) días, del que durante el tiempo de noventa (90) días corresponda a las dos terceras (2/3) partes del salario y por el tiempo restante, es decir los noventa (90) días faltantes, corresponderá a la mitad del salario. En caso de que el trabajador no devengue salario fijo, esto es, en el caso de salario variable, para efectos del pago del auxilio por enfermedad general, se tendrá como base, el promedio de lo devengado en el año de servicios anterior a la fecha en la cual empezó la incapacidad, o en todo el tiempo de servicios si no alcanza a un (1) año. Según Sentencia C-543 de 2007, el auxilio monetario por enfermedad general no podrá ser inferior al salario mínimo. En el caso de las licencias de maternidad se cancelaran 98 días al 100% del salario que devengue al entrar a disfrutar del descanso, y debe haber cotizado ininterrumpidamente al sistema durante todo su período de gestación.
 

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Secretaria de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Diligencia formato de liquidación de incapacidades y elabora memorando al coordinador del grupo interno de trabajo de contabilidad solicitando la nota crédito para el correspondiente pago.
 

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Profesional VIII de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Revisa y firma el formato de Liquidación de Incapacidades, memorando de Solicitud de Nota crédito para el grupo interno de trabajo de contabilidad.
 

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Secretaria de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Entrega en el Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad el formato de Liquidación de Incapacidades y el memorando de Solicitud de Nota crédito, Certificado de Incapacidad y certificación bancaria. PASA AL PROCEDIMIENTO CAUSACION DE PASIVOS.
 

(13)

Secretaria de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Archiva en AZ de patronos copia del memorando enviado al grupo interno de contabilidad, copia del certificado de incapacidad, liquidación de incapacidad y certificación bancaria.