ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO TRAMITE DE NOVEDADES

VERSION: 3.0

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Encargado de Base de Datos -Subdirección Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

VIENE DEL PROCEDIMIENTO: APGDOSGEPT18 REVISION Y RADICACION CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL: Recibe formatos de reporte de novedades de las oficinas del fondo a nivel nacional con los respectivos soportes
 

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Encargado de Mesa de Control-Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Recibe y verifica que los datos registrados en el formato de novedades sean consistentes con respecto a los documentos aportados; que los formularios se encuentren diligenciados en su totalidad, revisados y aprobados por los funcionarios de las oficinas de atención al usuario en las diferentes ciudades 3. Que los documentos aportados, se encuentren completos y contenido de conformidad con los requisitos exigidos para cada tipo de novedad en el manual de requisitos afiliaciones. Si los documentos están completos y de acuerdo a los requisitos requeridos, firma el formato de novedades. En caso de encontrar inconsistencias elabora memorando de inconsistencias de las novedades que no cumplan con los requisitos y la envía a las oficinas de atención al usuario de cada ciudad para que corrijan la inconsistencia, hagan el retiro de la novedad e informen al contratista.
 

Los requisitos para el trámite de novedades se encuentran establecidos en la “Guía de requisitos para trámite de novedades”.
 

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Encargado de Mesa de Control-Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Entrega al encargado de base de datos de afiliados, el formato de novedades. Envía relación al archivo de los documentos soportes de las novedades para que sean archivados en la carpeta de cada pensionado. Para el caso de novedades de afiliaciones de dependientes no compensados entrega al encargado de base de datos de afiliaciones y compensación fotocopia del formato de novedades con el pagare o la libranza y la consignación del primer mes de afiliación. PASA AL PROCEDIMIENTO MIGSSSPSPT22 REPORTE Y CONTROL ADICIONALES NO COMPENSADOS.
 

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Encargado de Base de Datos -Subdirección Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Recibe la planilla de formato de novedades e ingresa la novedad en la base de datos a través de la aplicación destinada para tal fin, verificando que la novedad reportada corresponda con los datos que se encuentran en la aplicación asignada, y que el usuario no se encuentre afiliado con otro documento.
 

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Encargado de Base de Datos -Subdirección Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

VIENE DEL PROCEDIMIENTO MIGSSSPST21 PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES REGISTRO Y CONTROL. Recibe las planillas integradas de Liquidación de Aportes de Puertos, Ferrocarriles y Pensionados Públicos de Puertos y aplica la novedad correspondiente en la base de datos de afiliados al servicio.
 

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Encargado de Base de Datos -Subdirección Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Cierra el tercer día hábil del mes siguiente la base datos de afiliados al servicio de salud del mes y notifica a través de la intranet a: Profesional VIII, de afiliaciones, al encargado de BDUA; al encargado de compensación y al encargado de PILA. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS: MIGSSSPST20 COMPENSACION AL SGSSS. Y PROCEDIMIENTO MIGSSSPST19 ACTUALIZACION BASE DE DATOS UNICA DE AFILIADOS BDUA.
 

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Encargado de Base de Datos -Subdirección Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Envía antes del noveno (9) día del mes a cada contratista y oficina regional del fondo, las bases de datos de los cotizantes y beneficiarios activos para la prestación del servicio de salud. Envía a las oficinas regionales del Fondo las bases de datos de retirados mediante mensaje de correo electrónico.
 

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Encargado de Base de Datos -Subdirección Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Recibe del Grupo Interno de Trabajo de Prestaciones Económicas el primer día del mes archivo con los pensionados de ferrocarriles que les descuentan el 12% y 3.5% para salud.
 

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Encargado de Base de Datos -Subdirección Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Elabora el 2 día hábil del mes memorando para la firma del encargado Afiliaciones y compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales-afiliaciones, dirigido al coordinador del Grupo Interno de Prestaciones Económicas , informando los usuarios a los que se les debe suspender y realizar el descuento del 3.5%.
 

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Encargado de Afiliaciones y Compensación de la Subdirección de Prestaciones Sociales –Afiliaciones y Compensación

Recibe, verifica, firma y envía al Grupo Interno de Prestaciones Económicas, para el trámite respectivo.