ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PLANILLA INTEGRADA DE LIQUIDACION DE APORTES REGISTRO Y CONTROL

VERSION: 3.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación –Afiliaciones y Compensación

Recibe semanalmente los formularios de afiliación de entidades aportantes y trabajadores independientes, remite al encargado de la movilidad para verificarlo en el BDUA en que EPS se encuentra activo. Luego se remite al encargado de la base de datos de afiliados-Subdirección de Prestaciones Sociales Afiliaciones y Compensación, para verificar el estado, actualizar los datos y el tipo de parentesco.
 

(2)

Encargado de PILA 2 de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Digita en el aplicativo dispuesto para tal fin la empresa aportante y se registra al trabajador o pensionado. Se registra en la base de aportantes de Excel.
 

(3)

Encargado de PILA 2 de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGRFGTEPT14, RECAUDO DE APORTANTES AL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SICIAL EN SALUD. Recibe diariamente del Grupo Interno de Trabajo Tesorería impresión de la PILA. Así mismo por la red dispone de la totalidad de las PILA. Se debe tener en cuenta las fechas de corte de la información de recaudo (6 y 15 día hábil), así mismo el 3er día hábil del mes siguiente para el cierre del mes.
 

(4)

Encargado de base de datos Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Verifica al final de cada mes que los afiliados activos de la base de datos de afiliados se encuentren reportados en la pila. Si el afiliado activo no se encuentra en la planilla, analiza la información del afiliado y aplica la novedad de protección laboral o de retiro en la base de datos de afiliados, según el caso.
 

(5)

Encargado de base de datos Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Genera y entrega al final de cada mes al encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación un archivo de los representantes legales que están en la base de datos de afiliados.
 

(6)

Encargado de base de datos Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Elabora mensualmente el archivo de los afiliados que pasan a protección laboral y envía e imprime telegrama al afiliado. Informando que pasa a periodo de protección laboral.
 

(7)

Encargado de base de datos Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Identifica los beneficiarios pendientes de sustitución de pensión que vienen reportados en la autoliquidación como cotizantes por cuanto le fue reconocida la pensión de sobrevivencia y aplica la novedad de cambio de beneficiario a cotizante.
 

(8)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación -Afiliaciones y Compensación

Ajusta en el detalle de la planilla unificada de Puertos, cambiando el número de identificación del representante legal por el número de identificación del afiliado y en el caso de los pensionados que además son representantes legales, se divide el valor del aporte y se generan los registros respectivos para cada uno de los pensionados representados, además se divide la planilla en los casos que vienen dobles aportes correspondientes a otra pensión, y se realiza el cargue en el aplicativo designado para tal fin, para el proceso de compensación. Ajusta en el detalle de la planilla unificada de Ferrocarriles, determinando los aportes dobles que vienen aportes correspondientes a otra pensión y se realiza el cargue en aplicativo designado para tal fin, para el proceso de compensación.
 

(9)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Recibe del grupo Interno de Trabajo de Contabilidad semanalmente vía intranet los auxiliares de la cuenta del recaudo con corte al 5 día hábil de cada semana; verifica que el registro contable del ingreso en el auxiliar sea igual al valor reportado en la planilla unificada.
 

(10)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Verifica en la base de datos de aportantes (Excel): Si el aportante y los cotizantes reportados en la planilla unificada existen en la base de datos. Si no existe afiliación informa al patrono o al pensionado por internet o elabora y radica en el programa de correspondencia oficio a la empresa aportante solicitando aclaración o afiliación del cotizante.
 

(11)

Encargado de Afiliaciones y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Firma los oficios de comunicación con destino a las entidades aportantes.
 

(12)

Secretaria Ejecutiva de Subdirección de Prestaciones Sociales

Recibe oficios elabora sobre entrega relación al PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT01 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR POST-EXPRESS.
 

(13)

Encargado de PILA 2 de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Digita diariamente en la base de datos de aportantes (Excel) y en el aplicativo designado para tal fin, el detalle de los pagos por cotizante, y actualiza las novedades tanto de retiro como de ingreso reportadas en las planillas.
 

(14)

Encargado de PILA de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Efectúa el proceso de Pre facturación en el sistema, para calcular el valor de las cotizaciones con base en los valores del periodo anterior.
 

(15)

Encargado de PILA 2 de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Digita semanalmente en la aplicación dispuesta para tal fin: 1. Los datos de las nuevas empresas aportantes y actualiza la información de los cotizantes. 2. El valor total de las planillas unificadas por cada una de las empresas aportantes, en el menú de Captura de Bancos.
 

(16)

Encargado de PILA 2 de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Digita en el aplicativo dispuesto para tal fin (menú de Compensación - proceso de captura de autoliquidación Manual), el detalle de las planillas unificadas con base en la planilla unificada de las empresas aportantes.
 

(17)

Encargado de PILA 2 de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Cargar en el aplicativo dispuesto para tal fin (menú captura medio magnético), por entidad aportante las planillas generadas en archivo plano.
 

(18)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Genera mensualmente los archivos planos de las planillas unificadas de Ferrocarriles y Puertos de Colombia.
 

(19)

Encargado de PILA de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Efectúa la validación de las planillas, en el sistema. (El sistema marca los registros que están activos en la Base de Datos de afiliados y tienen aporte para el periodo, los que no cumplen con estas condiciones quedan marcados con inconsistencia)
 

(20)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Se verifica las inconsistencia de ferrocarriles presentados como fallecidos, y Se envía atreves de la intranet al encargado de compensación, para la devolución de aportes.
 

Para el caso de puertos de Colombia se debe esperar la solicitud del consorcio FOPEP para realizar el trámite de devolución.
 

(21)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Valida y verifica que las inconsistencias presentadas en las planillas unificadas de Ferrocarriles y Puertos hayan sido corregidas.
 

(22)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Revisa los archivos de inconsistencia en las planillas, y le informe al encargado de base de datos Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación, efectúa las correcciones necesarias en la base de datos de afiliaciones y avisa telefónicamente para que se efectúe nuevamente el proceso de validación.
 

(23)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Elabora y entrega mensualmente al encargado de Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales de Compensación el Informe Valor total de recaudos por planillas para el proceso inicial de compensación, PASA AL PROCEDIMIENTO MIGSSSPSPT20 COMPENSACION AL SGSSS
 

(24)

Encargado de PILA 2 Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Envía a más tardar el 10 día de cada mes al Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación, la base de datos de aportantes (EXCEL), con las entidades aportantes que efectuaron el pago de las cotizaciones del mes anterior.
 

(25)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Elabora mensualmente un archivo de las entidades Aportantes que no efectuaron el pago de cotizaciones del mes causado (en Base de aportantes Excel), lo envía por intranet al grupo interno de trabajo de contabilidad, el décimo día del mes.
 

(26)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

El 3 día hábil de cada mes recibe del grupo de Contabilidad el auxiliar consolidado de la cuenta del Recaudo del mes inmediatamente anterior.
 

(27)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Revisa el auxiliar consolidado del mes del grupo interno de trabajo de contabilidad, y se realiza cruce con los archivos, resultados de los procesos de compensación del mes. Determina; 1. Que el valor de los ingresos sean iguales en los archivos del FOSYGA como en el auxiliar contable; 2. Que le valor de las cotizaciones compensadas del archivo del FOSYGA sea igual al valor de las cotizaciones compensadas sean iguales en el auxiliar contable; 3. Las diferencias entre estos dos valores deben ser iguales a las cotizaciones no compensadas relacionadas en el formulario de conciliación mensual de cuenta maestra de recaudo.
 

(28)

Encargado de Afiliaciones y Compensación Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Recibe y revisa mensualmente vía intranet del Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación informe de conciliación de recaudo.
 

(29)

Encargado de PILA 2 de Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGCBSFIPT07 COBRO PERSUASIVO A APORTANTES MOROSOS DEL SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD - SGSSS: Las planillas remitidas por los aportantes en mora, las ingresa en la base de datos de Excel y el 15 día hábil del mes le reporta las novedades de pago al grupo interno de trabajo de contabilidad para que los usuarios sean retirados como morosos.
 

(30)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Envía archivo por intranet mensualmente al grupo interno de trabajo de Contabilidad donde se indica: Aportes que deberán ser reintegrados a cada Entidad Aportante, devolución de cotizaciones Recaudadas no compensadas, cotizaciones de fallecidos de la nómina de Ferrocarriles. Se debe Adjuntar la certificación Bancaria de las entidades.
 

(31)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Revisa semanalmente la glosa que presentan inconsistencias en la relación cotizante aportantes. Enviado el 4 día de las primeras 3 semanas de cada mes.
 

(32)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Envía el 4 día de las primeras 3 semanas de cada mes, informe al encargado de BDUA, para el reporte de la novedad relación cotizante a portante.
 

(33)

Encargado de PILA Subdirección de Prestaciones Sociales-Afiliaciones y Compensación

Elabora semanalmente copia de los archivos anteriormente señalados para generar la respectiva copia de seguridad .PASA AL PROCEDIMIENTO DE APGTSOPSPT02 COPIAS DE SEGURIDAD DE USUARIOS Y SERVIDORES