ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO AUDITORIA MEDICA DE PUNTOS DE ATENCIÓN

VERSION: 4.0

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(1)

Médico Especialista o Auditor y Técnico de Auditoria de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Realiza la Programación trimestral de Auditoria definiendo las visitas de auditoria que ejecutará a centros médicos ambulatorios y de hospitalización de la ciudad de residencia y las localidades externas a la cuales se desplazará en el trimestre , procediendo a diligenciar el Formato de Programación de Actividades de Auditorias incluyendo las actividades que se planean realizar en el trimestre siguiente , en Excel incluyendo la siguiente información: fecha, sitio de auditoria, actividad a realizar y persona responsable. Con base en la programación anterior, diligenciar el Formato de Programa Anual de auditorías (PESEIGCIFO01) y el cronograma de visitas de Auditorias y comités Locales (MIGSSSOSFO09).
 

(2)

Médico Especialista o Auditor y Técnico de Auditoria de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Remite a la Coordinación GIT de Prestaciones de Servicios de Salud el Programa Trimestral de Auditoria dentro de los cinco (5) primeros días calendario del mes de inicio del trimestre, utilizando el Formato de programa Anual de Auditorias (PESEIGCIFO01) y el Cronograma de Visitas de Auditoria y Comité Locales (MIGSSSPSFO09). El programa Anual de Auditorias deberá ser enviado por correo electrónico en Excel e impreso y debidamente firmado y escaneado.
 

(3)

Coordinador de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Revisa y avala mediante visto bueno cada uno de los Programas Trimestrales de Auditoria remitidos por los médicos recoge visto bueno del Subdirector de Prestaciones Sociales y remite copia de los mismos a Secretaria del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Calidad dentro de los diez (10) primeros días calendario de inicio del trimestre.
 

(4)

Secretaria de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Realiza trámite de comisión en el primer día hábil del mes en que realizara el desplazamiento. Pasa al procedimiento ORDENES DE COMISION
 

La comisión es cuando la visita de evaluación a un punto de atención sea fuera de la ciudad sede del médico especialista
 

(5)

Secretaria de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Remite oficio al GIT Talento Humano solicitando la coordinación de los gastos de desplazamiento del funcionario.
 

Se ejecuta Cuando la visita de evaluación a un punto de atención sea fuera de la ciudad sede del médico especialista
 

(6)

Auxiliar de Auditoria o Secretaria de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Aplica la “ Encuesta de Medición de Satisfacción del Usuario “ a los usuarios que acudan a solicitar información o realizar trámites en las diferentes oficinas del fondo, utilizando EL FORMATO ENCUESTA DE MEDICION DE SATISFACCION (MIAACGCDFO14)
 

(7)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Realiza auditoria de la prestación de servicios de salud, según la Programación de Actividades de auditorías y Coordinar con el Auxiliar de Auditoria la recolección de la información que le corresponde
 

(8)

Médico Especialista o Auditor y auxiliar de Auditoria de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Realiza auditoria de los diferentes servicios de salud prestados en el punto de atención según los parámetros definidos en el Programa de auditoria para el Mejoramiento de la Calidad (PAMEC), registrado en los formatos establecidos, los resultados observados en cada servicio
 

(9)

Técnico Auditor COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Aplica las encuestas de satisfacción a los usuarios ambulatorios y hospitalarios que se encuentren en la IPS al momento de la Auditoria, utilizando LOS FORMATOS EVALUACION DE SATISFACCION EN SERVICIOS AMBULATORIOS POR IPS (MIGSSSPSFO45) MIGSSSPSFO10)
 

(10)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Revisa la información recolectada directamente por él y la entregada por el auxiliar de auditoria, determinando la confiabilidad y calidad de la misma para garantizar la construcción adecuada de los diferentes indicadores. En todos los casos será responsabilidad del Médico Especialista o Auditor de la calidad y validez de la información reportada en el informe del PAMEC
 

(11)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Construye los diferentes indicadores de evaluación de la calidad incluidos en el PAMEC, con la información obtenida en la Auditoria a los puntos de atención.
 

(12)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Proyecta el informe de PAMEC según el FORMATO INFORME DE AUDITORIA TRIMESTRAL MEDICOS ESPECIALISTAS E INTERVENTORES (MIGSSSPSFO06) realizando el análisis de los diferentes hallazgos encontrados y definiendo las conclusiones y recomendaciones
 

(13)

Auxiliar de Auditoria o Secretaria de Médico Especialista o Auditor de COORDINACION GIT DE PRESTACIONE DE SERVICIOS DE SALUD

Consolida el informe de PAMEC, utilizando el FORMATO INFORME DE AUDITORIA TRIMESTRAL MEDICOS ESPECIALISTAS E INTERVENTORES (MIGSSSPSFO06) y el formato de Reporte de seguimiento a Riesgos incluidos en el manual de garantía de calidad (MIGSSSPSFO07)
 

(14)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Revisa el informe evaluando cada uno de los indicadores construidos de acuerdo a lo establecido en el PAMEC para garantizar que estén adecuadamente diligenciados y correspondan a los hallazgos de la auditoria. Ordena la impresión del PAMEC, firma el mismo y lo remite en Excel por correo electrónico e impreso a la Coordinación del GIT de Prestación de Servicios de Salud dentro de los plazos establecidos. Pasa a los PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO (APGDOSGEPT09), CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA ( APGDOSGEPT10) Y CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA PARA ENTREGAR POR VENTANILLA (APGDOSGEPT11)
 

(15)

AUXILIAR DE Auditoria de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Diligencia el Formato Control de Auditoria Realizadas después de cada auditoría practicada, el cual debe incluir los siguientes datos, fecha, sitio, actividad realizada, persona, tipo de actividad,(programada o adicional)
 

(16)

Coordinador GIT de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Recibe el informe PAMEC de cada uno de los médicos Especialistas y Auditores; revisa los mismos para verificar que los indicadores estén adecuadamente construidos, que la calificación de los mismos correspondan a los parámetros establecidos en el PAMEC y que el análisis sea correcto, en los casos de incumplimiento de los indicadores verifica que se establezcan claramente las causas y los correctivos para solucionarlas. Viene de los PROCEDIMIENTOS DE CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO (APGDOSGEPT09), CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA ( APGDOSGEPT10) Y CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA PARA ENTREGAR POR VENTANILLA (APGDOSGEPT11)
 

(17)

Coordinador GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Proyecta oficio dirigido para la firma del Director General y lo envía al Representante Legal del Contratista remitiéndole copia del informe de PAMEC, correspondiente, solicitándole reunirse para definir el Plan de Mejoramiento, en el cual se establezcan las acciones de mejora para cada una de las fallas detectadas y se determinen los plazos para su cumplimiento, utilizando el FORMATO DE ACTA PLAN DE MEJORAMIENTO HALLAZGO DE AUDITORIA (MIGSSSPSFO19)
 

El oficio remitiendo la copia PAMEC al Representante Legal del contratista debe ser remitida dentro de los veinte (20) días calendario después de la remisión de PAMEC a la ciudad DE Bogotá
 

(18)

Representa legal Contratista de GIT DE PRESTACIONES DE SERVICIOS DE SALUD

Recibe oficio de requerimiento de definición de Plan de Mejoramiento delega funcionario encargado de su definición
 

(19)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD delegado de contratista de Servicios de Salud

Definen dentro de los 5 días calendario siguiente el plan de mejoramiento con fechas puntuales de cumplimiento de cada uno de los aspectos, utilizando el FORMATO DE ACTA DE PLAN DE MEJORAMIENTO DE HALLAZGO DE AUDITORIA (MIGSSSPSFO19) que debe ser firmado por los dos y lo remiten al Director General y al Coordinador GIT de Servicios de Salud.
 

(20)

Médico Especialista o Auditor y Auxiliar de Auditoria COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Realiza auditoria mensual de cumplimiento de los compromisos adquiridos en el Plan de Mejoramiento y diligencia el FORMATO DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO CON CONTRATISTAS SERVICIOS DE SALUD (MIGSSSPSFO17) Y lo remite al director General con Copia al Coordinador GIT de Servicios de Salud
 

El formato de seguimiento a plan de Mejoramiento con Contratista Servicios de Salud se remite el día quince calendario del mes siguiente a aquel en que se verifico el cumplimiento de los compromisos adoptados
 

(21)

Coordinador GIT de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Recibe el FORMATO DE SEGUIMIENTO A PLANES DE MEJORAMIENTO CON CONTRATISTAS SERVICIOS DE SALUD (MIGSSSPSFO17) y verifica los avances, adelantando las gestiones pertinentes para que se cumplan dichos planes; realiza seguimiento del envió del mismo por parte de todos los médicos Especialista y auditores que hayan realizado Plan de Mejoramiento
 

(22)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Remite oficio al Director General informándole en caso de incumplimiento de los compromisos adquiridos en el plan de Mejoramiento por parte del Contratista, una vez terminado el plazo establecido en el Plan de Mejoramiento para dar cumplimiento a los mismos.
 

(23)

Coordinador GIT de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Programa reunión semestral del Área de Garantía de Calidad del GIT Prestación Servicios de Salud, en la cual se revisa la información remitida por los Médicos Especialistas y Auditores, se determinan las fallas más frecuentes y los correctivos a aplicar para evitar las mismas
 

(24)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Realiza informe PAMEC consolidado anual y trimestral por cada trimestre utilizando el formato definido por la Coordinación del GIT DE Prestación de Servicios de Salud y los remite a dicha coordinación el día quince (15) calendario del mes siguiente al vencimiento del trimestre.
 

El informe PAMEC consolidado anual y trimestral debe ser remitido a la Coordinación de GIT de Prestación de Servicios de salud el día quince (15) calendario del mes siguiente al vencimiento del trimestre (15 de abril, 15 de julio, 15 de octubre y 15 de enero)
 

(25)

Coordinador GIT de COORDINACION GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Realiza consolidación de la información del informe anual PAMEC de cada trimestre y la envía semestralmente al Proceso de medición y Mejora a más tardar el día Veinte (20) calendario del mes siguiente al vencimiento del trimestre. Pasa a PROCEDIMIENTO AUDITORIAS INTERNAS DEL FPS (PESEIGCIPT01)
 

(26)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Revisa formato de Programación de actividades de Auditoria y Formato de Control de Auditorías Realizadas con el fin de determinar el número de auditorías realizadas frente a las programadas y diligenciar la información de indicador correspondiente en el FORMATO DE REPORTE DE INDICADORES TRIMESTRALES DEL PROCESO GESTION DE SERVICIOS DE SALUD (MIGSSSPSFO05)
 

(27)

Médico Especialista o Auditor de COORDINACIÓN GIT DE PRESTACION DE SERVICIOS DE SALUD

Remite a la Coordinación del GIT de Prestaciones de Servicios de Salud FORMATO DE REPORTE DE INDICADORES TRIMESTRALES DEL PROCESO GESTION DE SERVICIOS DE SALUD (MIGSSSPSFO05) con todos los indicadores requeridos el día cinco (5) calendario del mes siguiente al vencimiento del trimestre en Excel por correo electrónico