ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO TRATAMIENTO DEL BUZON DE SUGERENCIA A NIVEL NACIONAL

VERSION: 3.0

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(1)

Funcionario encargado de la petición, queja, reclamo, sugerencia, denuncia del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y punto administrativos Fuera de Bogotá, Médicos Especialista o Médicos Auditores.

Abre y revisa el buzón de sugerencia el último día hábil de la semana al finalizar la jornada laboral en presencia de un testigo que se encuentre presente en el GIT de Atención al Ciudadano y Gestión Documental. Ante cualquier evento extraordinario se hará apertura al buzón de sugerencia el día hábil siguiente al finalizar la semana.
 

En los puntos administrativos fuera de Bogotá se abre en presencia del médico coordinador y el funcionario encargado de las PQRSD. En caso de que no se encuentren las personas convocadas se especificara en el acta los motivos por el cual no se hicieron presentes.
 

(2)

Funcionario encargado de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncias del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y Punto de Atención Administrativa Fuera de Bogotá.

Procede a contar los formatos diligenciados en el respectivo buzón MIAACGCDFO44 FORMATO BUZÓN DE SUGERENCIA, clasifica el contenido del buzón de sugerencia , verifica que realiza la radicación de la petición, queja, reclamo, sugerencias y denuncia en el programa de correspondencia. Pasa a los procedimientos APGDOSGEPT18 REVISION Y RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL.
 

(3)

Funcionario encargado de peticiones, quejas, reclamos, sugerencia y denuncias del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y Punto de Atención Administrativa Fuera de Bogotá.

Realiza el acta de apertura del Buzón de Sugerencias y confronta los radicados del buzón de sugerencia con los radicados asignados en el acta.
 

(4)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental y Médicos Coordinadores de los puntos administrativos fuera de Bogotá.

Realiza análisis de la información recopilada en el buzón de sugerencias , remite la petición, queja, reclamo, sugerencias y denuncia al responsable correspondiente si existe, e informa las sugerencias más recurrentes, con el objeto de identificar las necesidades de los ciudadanos o debilidades en la prestación del servicio al grupo interno de trabajo Atención al Ciudadano y Gestión Documental.
 

(5)

Secretaria de los puntos administrativos fuera de Bogotá.

Envía mediante memorando las actas de apertura del buzón de sugerencias original y el formato buzón de sugerencia MIAACGCDFO44, durante los cinco (5) primeros días hábiles del mes siguiente al evaluado. Pasa al procedimiento APGDOSGEPT04 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA.
 

(6)

Funcionario encargado de peticiones, quejas, reclamos, sugerencia y denuncias del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Registra la sugerencia enviada por los puntos administrativos fuera de Bogotá y la presentada por el Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental en el formato MIAACGCDFO43 “reporte mensual del registro y seguimiento de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y/o felicitaciones, denuncias (PQRSD) por dependencias” y confronta en el programa de correspondencia la información enviada por los puntos administrativos fuera de Bogotá y la presentada por el GIT de Atención al Ciudadano y Gestión Documental.
 

Los puntos administrativos fuera de Bogotá que no envíen la información en el formato diseñado por la Entidad, se tomará como no enviada.
 

(7)

Secretaria del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Archiva las actas de apertura del buzón de sugerencias original y el formato buzón de sugerencia MIAACGCDFO44 por el Funcionario encargado de peticiones, quejas, reclamos, sugerencia y denuncias del Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental en la unidad correspondiente de acuerdo a la TRD.
 

(8)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Informa por la página Web o por correo electrónico al ciudadano de las acciones y medidas correctivas empleadas para la solución del problema planteado, reiterando el agradecimiento por la información suministrada.
 

(9)

Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Pasa al INSTRUCTIVO PARA CONTROL DE LA GESTIÓN DE LAS PQRS-D CONSOLIDADO NACIONAL MIAACSGEIT01, e informa al Director General con copia a la Secretaria General a través del informe general de peticiones, quejas, reclamos, sugerencias y denuncia las acciones de mejoras tomadas con respecta a la PQRSD presentadas en el buzón de sugerencia.