ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL

VERSION: 1.0

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(1)

Jefe / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Revisa la normatividad relacionada con el Plan Nacional de Desarrollo y del Modelo Integrado de Planeación y gestión, asiste a las actividades programadas por la oficina de Planeación del Ministerio de Salud y Protección Social y prepara la conceptualización teórica sobre el Plan Estratégico Sectorial.
 

(2)

Jefe –Encargado de la Administración del Plan Estratégico Institucional / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Revisa el Plan Nacional de Desarrollo y los Objetivos Sectoriales propuestos por el Ministerio de Salud y Protección Social, para el cuatrienio correspondiente al igual que las Políticas de Desarrollo Administrativo, los componentes o subsistemas.
 

(3)

Jefe / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe a través de correo electrónico del Ministerio de Salud y la Protección Social los lineamientos del Plan Estratégico Sectorial para formular el Plan Estratégico Institucional
 

(4)

Jefe / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Envía correo electrónico citando a mesas de trabajo a los responsables de los procesos y/o coordinadores de Grupo Interno de Trabajo con el fin de presentar los Objetivos Sectoriales para el cuatrienio, las políticas de Desarrollo Administrativo, componentes o subsistemas, al igual que los lineamientos y/o acciones propuestas enviados por el Ministerio de Salud y Protección Social con el fin de formular el Plan Estratégico Institucional.
 

El Plan Estratégico Institucional se formula para el cuatrienio, y se reformula cada año para realizar seguimiento trimestral.
 

(5)

Director General / Secretario General / Jefes de Oficinas Asesoras / Subdirectores, Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo / Encargado de la Administración del Plan Estratégico Institucional / De la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Revisan los Objetivos Sectoriales para el cuatrienio al igual que los lineamientos y/o acciones propuestas enviados por el Ministerio de Salud y Protección Social y formulan las actividades en las cuales la entidad le contribuye al sector. Actividad que se realiza dentro de lo diez días hábiles siguientes a la recepción del correo citando a las mesas de trabajo.
 

Para la Política Gestión Misional se debe tener en cuenta actividades que contribuyan al cumplimiento de los objetivos del Plan Nacional de Desarrollo teniendo en cuenta la misión del FPS. Para las políticas: Transparencia, Participación y Servicio al Ciudadano; Gestión del Talento Humano; Eficiencia Administrativa, Gestión Financiera se formulan actividades teniendo en cuenta los componentes o subsistemas contenidos en las Políticas de Desarrollo Administrativo.
 

(6)

Jefe / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Cita al comité de Desarrollo Administrativo en el mes de enero de cada vigencia con el fin de presentar el Plan Estratégico Institucional o una vez el Ministerio de Salud y Protección Social defina las acciones a seguir.
 

(7)

Jefe –Encargado de la Administración del Plan Estratégico Institucional / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ESDESOPSPT10. Recibe sugerencias y realizan los ajustes, si hay lugar al Plan Estratégico Institucional, de lo contrario envía el Plan Estratégico Institucional de la Entidad al Ministerio de Salud y Protección Social a través de correo electrónico en la fecha solicitada por dicho Ministerio.
 

(8)

Encargado de la Administración del Plan Estratégico Institucional / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Envía por correo electrónico al administrador de la página web, el Plan Estratégico Institucional para su publicación en la página Web del FPS FNC y en la Intranet. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

(9)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo.

Socializa el Plan Estratégico Institucional con los funcionarios de su proceso y solicita la implementación de las actividades dentro del plazo establecido.
 

(10)

Funcionarios de todos los procesos

Ejecutan las actividades programadas en el Plan Estratégico Institucional, dentro de los plazos establecidos.
 

(11)

Encargado de la Administración del Plan Estratégico Institucional / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Envía mediante correo electrónico a los responsables de los procesos y Coordinadores de Grupo Interno de Trabajo, con copia a la secretaria de cada proceso Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22, el último día hábil del trimestre vencido.
 

Los trimestres a reportar son: ( Enero – marzo); (Abril -Junio); (Julio – septiembre) ; Octubre – Diciembre)
 

(12)

Responsables de los procesos - Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo / FPS

Recibe mediante correo electrónico Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22 y realiza el reporte de la actividad correspondiente, dentro de los cuatro (4) días hábiles siguientes al trimestre vencido. Diligenciando las casillas: “RESULTADOS TRIMESTRE EVALUADO; % CUMPLIMIENTO; PROPUESTAS DE MEJORA.
 

La casilla de Propuestas de mejora se diligencia siempre y cuando el indicador quede en un nivel de cumplimiento inferior a 95%.
 

(13)

Responsables de los procesos - Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo / FPS

Envía mediante correo electrónico durante los cuatro (4) días hábiles siguientes al trimestre vencido, Encargado de la Administración del Plan Estratégico Institucional / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas informando que el reporte de de las actividades fue realizado y adjuntando el Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22
 

(14)

Encargado de la Administración del Plan Estratégico Institucional / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Realiza revisión del reporte de las actividades del Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22 realizado por los diferentes procesos; si el reporte no contiene evidencias y una descripción clara, envía a través de correo electrónico un mensaje al responsable del proceso informando las observaciones a realizar, para que se apliquen los ajustes correspondientes en un término de 1 día hábil.
 

(15)

Encargado de la Administración del Plan Estratégico Institucional / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Envía mediante correo electrónico, el reporte de las actividades el Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22 al Grupo de Trabajo de Control Interno para su respectivo seguimiento y verificación, dentro de los seis (6) días hábiles siguientes al vencimiento del trimestre.
 

(16)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o Quien Haga Sus Veces

Recibe mediante correo electrónico dentro de los seis (6) días hábiles siguientes al vencimiento del trimestre, el Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22.
 

(17)

Auditores de Control Interno /Jefe De La Oficina De Control Interno Y/O Quien Haga Sus Veces.

Realizan verificación trimestral al Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22 y solicita a los funcionarios responsable de las actividades, los soportes que evidencien el cumplimiento de la actividad y compara cada uno de éstos con la información suministrada como avance en la Casilla RESULTADOS TRIMESTRE EVALUADO”; Diligencia las casillas: “VERIFICACIÓN POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO” y PORCENTAJE DE CUMPLIMIENTO POR PARTE DE LA OFICINA DE CONTROL INTERNO del “Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22.
 

(18)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o Quien Haga Sus Veces

Revisa y envía vía correo electrónico a los responsables de los procesos los resultados del seguimiento y verificación del Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22.
 

El responsable del proceso cuenta con dos (2) días hábiles para revisar y comunicar las observaciones o conformidad con el resultado. Si se presentan divergencias, el Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces y el auditado deben resolverla.
 

(19)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o Quien Haga Sus Veces

Envía mediante correo electrónico el seguimiento al Plan Estratégico Institucional ESDESOPSFO22, al Ministerio de Salud y de la Protección Social según requerimiento. Y solicita al encargado de publicaciones su publicación en la página WEB e Intranet del FPS FNC a más tardar el último día hábil del mes siguiente al vencimiento del trimestre. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (PAGINA WEB, INTRANET) APGTSOPSPT01
 

(20)

Responsables de los procesos - Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo / FPS

Analizan el resultado del seguimiento al Plan Estratégico Institucional con el fin de tomar las acciones de mejora correspondientes. PASA AL PROCEDIMIENTO PEMYMOPSPT04 SEGUIMIENTO Y MEDICIÓN A LOS PROCESOS.