ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL PLAN DE FORTALECIMIENTO DEL SIG

VERSION: 2.0

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(1)

Encargado del Plan de Fortalecimiento del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Viene de los procedimientos ESDESDIGPT05 COMITÉ COORDINADOR DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD ESDESDIGPT02 REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN, PESEIGCIPT29 INFORME EJECUTIVO ANUAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Revisa las acciones de mejora establecidos en las Actas del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, el ítem “Acuerdos” consignados en el acta de Revisión por la Dirección del semestre y las “Acciones a Tomar” consignadas en el Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno aprobadas por el Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad; programa cita a través de correo electrónico con los procesos que requieren documentar las acciones de mejora en el Plan de Fortalecimiento del SIG.
 

La reformulación del Plan de Fortalecimiento del SIG es realizada dos veces al año teniendo en cuenta la revisión del Sistema de Gestión de Calidad.
 

(2)

Secretario General / Jefes de Oficina / Subdirectores / Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo.

Documentan las acciones de mejora en la matriz “Formato (ESDESOPSFO20) Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral de Gestión (MECI - CALIDAD)” en compañía del encargado de la Administración del Plan de Fortalecimiento del SIG. Una vez este en firme el acta de Revisión por la Dirección y el acta del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad donde se presenta el Informe Ejecutivo Anual del Sistema de Control Interno. Se tendrán veinte (20) días hábiles para realizar la documentación de las acciones de mejora.
 

(3)

Encargado del Plan de Fortalecimiento del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Envía correo electrónico una vez formulado el Plan de Fortalecimiento del SIG al encargado de publicaciones para su respectiva publicación en la Intranet del FPS. Pasa al procedimiento APGTSOPSPT01 PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (PAGINA WEB INTRANET).
 

(4)

Secretario General / Jefes de Oficina / Subdirectores / Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo.

Socializa la Reformulación del Plan de Fortalecimiento del SIG con los funcionarios del proceso y solicita la implementación de las actividades dentro del plazo establecido.
 

De cada una de las actividades ejecutadas deben quedar registros, evidencias
 

(5)

Encargado del Plan de Fortalecimiento del SIG/ Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Dispone la matriz formato ESDESOPSFO20 “Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral de Gestión (MECI - CALIDAD)”. En F:// reporte de Planes, el último día hábil vencido el bimestre (febrero, abril, junio, agosto, octubre, diciembre), para el reporte de las actividades programadas por parte de los procesos en el Plan de Fortalecimiento del SIG.
 

(6)

Encargado del Plan de Fortalecimiento del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Solicita mediante correo electrónico a los responsables de los proceso registrar el avance de las actividades del Plan de Fortalecimiento del SIG dentro de los 5 primeros días hábiles siguientes al vencimiento del bimestre.
 

(7)

Secretario General / Jefes de Oficina / Subdirectores / Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo.

Ingresan bimensualmente a la matriz dispuesta en F:// reporte de Planes y registran el avance de las actividades programadas en el “Formato (ESDESOPSFO20) Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD)” y envían correo electrónico al encargado del Plan de fortalecimiento del SIG con copia al Jefe de la Oficina Asesora Planeación y Sistemas informando su reporte.
 

El reporte de avance de las actividades debe ser claro, conciso y debe contener: evidencias, donde se encuentran las evidencias, y fechas.
 

(8)

Encargado del Plan de Fortalecimiento del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Realiza revisión del reporte de avance de las actividades programadas en el “Formato (ESDESOPSFO20) Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD)” realizado por los diferentes procesos; si el reporte no contiene evidencias y una descripción clara, envía a través de correo electrónico un mensaje al responsable del proceso informando las observaciones a realizar, para que se apliquen los ajustes correspondientes en un término de 1 día hábil.
 

(9)

Secretario General / Jefes de Oficina / Subdirectores / Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo.

Realizan los ajustes pertinentes al reporte de avance de las actividades programadas en el “Formato (ESDESOPSFO20) Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD)” y envía al encargado del Plan de Fortalecimiento del SIG de la Oficina Asesora Planeación y Sistemas para su consolidación final.
 

(10)

Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Revisa el consolidado final del Plan de Fortalecimiento del SIG y da Vo.Bo, para su envió al Grupo de Trabajo Control Interno para su verificación.
 

(11)

Encargado del Plan de Fortalecimiento del SIG / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Envía por correo electrónico el Plan de Fortalecimiento del SIG, al Grupo de Trabajo Control Interno para su verificación el diez (10) día hábil vencido el bimestre.
 

(12)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces.

Recibe el Plan Fortalecimiento del SIG mediante correo electrónico el diez (10) día hábil vencido el bimestre para su respectiva verificación.
 

(13)

Auditores de Control Interno Y Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces

Realiza seguimiento bimensual al grado de avance en la implementación de las acciones de mejora definidas en el “Formato (ESDESOPSFO20) Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD)” y verifica los resultados de la eficacia de dichas acciones en términos de eliminación de la causa raíz y no repetición del problema (probabilidad de ocurrencia). Si las acciones de mejora planteadas no fueron eficaces, solicita al responsable del proceso afectado levantar una nueva acción e iniciar nuevamente el ciclo de análisis e implementación de nueva acción de mejora y deja constancia de ello, en el apartado “Seguimiento Control Interno” del Formato (ESDESOPSFO20) Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD).
 

(14)

Auditores de Control Interno Y Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces

Registra los resultados del seguimiento en el apartado “Seguimiento Control Interno”, y se establece el % de cumplimiento y la eficacia después del seguimiento en el “Formato (ESDESOPSFO20) Plan De Fortalecimiento Y Mantenimiento Del Sistema Integral De Gestión (MECI – CALIDAD)”.
 

(15)

Jefe de la oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces

Envía a más tardar el último día hábil siguiente al bimestre vencido, vía correo electrónico y físico el resultado del seguimiento al Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral De Gestión (MECI – CALIDAD) en el Formato INFORME BIMENSUAL DE HALLAZGOS RELEVANTES a la Secretaria de Transparencia de la Presidencia de la Republica.
 

(16)

Jefe de la oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces

Comunica mediante correo electrónico los resultados del seguimiento al Plan de Fortalecimiento y Mantenimiento del Sistema Integral De Gestión (MECI – CALIDAD) al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, a más tardar el ultimo día hábil siguiente al bimestre vencido y solicita su publicación. PASA AL PROCEDIMIENTO PASA AL PROCEDIMIENTO APGTSOPSPT01 PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (PAGINA WEB INTRANET).
 

(17)

Jefe de Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Recibe seguimiento del Plan de Fortalecimiento del SIG y lo utiliza como insumo para la elaboración del Informe Ejecutivo Revisión por la Dirección. PASA AL PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCION ESDESDIGPT02.
 

(18)

Secretaria / Grupo de Trabajo Control Interno

Archiva de acuerdo a la TRD asignada los documentos que soportan la gestión.