ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO FORMULACION SEGUIMIENTO Y VERIFICACION DEL PLAN DE ACCION

VERSION: 7.0

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(1)

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Revisa la normatividad relacionada con el Plan de Acción, asiste a las actividades de capacitación programadas por la oficina de Planeación del Ministerio de Salud y Protección Social y prepara la conceptualización teórica sobre el Plan de Acción.
 

Se asiste a las actividades de capacitación programadas cuando se reciban las invitaciones por parte del Ministerio y/u otra entidad para participar en dichos eventos.
 

(2)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Proyecta circular la última semana del mes de noviembre, solicitando la formulación del plan de acción de la vigencia siguiente a todos los responsables de los procesos el cual debe venir diligenciado en el formato “Plan de Acción ESDESOPSFO03”.
 

(3)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo

Formula el Plan de Acción del Proceso con la participación de los funcionarios del Proceso, diligenciando el formato “Plan de Acción ESDESOPSFO03” hasta el séptimo día hábil del mes de enero. En caso de ser necesario solicita al encargado de la administración del Plan de Acción capacitación y/o asesoría sobre la formulación de las actividades y/o productos del Plan de Acción de la Entidad.
 

Para la formulación se debe tener en cuenta la GUÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ESDESDIGGS04.
 

(4)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo

Envía mediante correo electrónico la formulación del Plan de acción de cada uno de los procesos al jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, con copia al Encargado de la Administración del plan de acción a más tardar el séptimo día hábil del mes de enero en el formato “Plan de Acción ESDESOPSFO03”.
 

Los procesos pueden solicitar incluir en el plan de acción actividades de incumplimientos reiterativos a través del Grupo de Trabajo de Control Interno y éstas se llevaran al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su validación.
 

(5)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Consolida entre el octavo (8) y dieciséis (16) días hábiles del mes de enero de cada vigencia, la Matriz del Plan de Acción ESDESOPSFO03 y realiza revisión técnica a la formulación del mismo. Si ésta contiene alguna inconsistencia técnica, envía mensaje de correo electrónico al responsable del proceso informando las observaciones, para que se apliquen los ajustes correspondientes.
 

(6)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo

Realiza y envía los ajustes pertinentes al encargado de la administración del plan de acción de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su consolidación final entre el diecisiete (17) y diecinueve (19) día hábil del mes de enero de cada vigencia.
 

(7)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Realiza consolidación final del Plan de Acción en el formato ESDESOPSFO03 y presenta al jefe de la Oficina Asesora de Planeación para su VoBo el 20 día hábil del mes enero de cada vigencia.
 

(8)

Jefe Oficina Asesora de Planeación y Sistemas / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Presenta Matriz de Plan de Acción ESDESOPSFO03 de la vigencia al Comité Institucional de Desarrollo Administrativo para su evaluación y aprobación. PASA AL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ESDESOPSPT10
 

La Ley 1474 de 2011 Estatuto Anticorrupción dispone que todas las entidades del Estado, a más tardar el 31 de enero de cada año, debe publicar en su respectiva página web el Plan de Acción.
 

(9)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

VIENE DEL COMITÉ INSTITUCIONAL DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO ESDESOPSPT10. Envía por Intranet Matriz del Plan de Acción ESDESOPSFO03 de la vigencia, al administrador de la página Web, para su publicación en la página Web del Fondo a más tardar el treinta y uno (31) de enero de cada año. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (PAGINA WEB INTRANET) APGTSOPSPT01
 

(10)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo.

Socializa Matriz del Plan de Acción ESDESOPSFO03 con los funcionarios de su proceso y solicita la implementación de las actividades dentro del plazo establecido.
 

(11)

Funcionarios de todos los procesos

Ejecutan las actividades programadas en el Plan de Acción, dentro de los plazos establecidos.
 

De cada una de las actividades ejecutadas deben quedar registros (evidencias) organizados y archivados según tabla de retención documental.
 

(12)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Envía a través de correo electrónico matriz del plan de acción ESDESOPSFO03 “PLAN DE ACCIÓN”. el último día hábil del semestre a reportar al Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo para realizar el reporte correspondiente, en la casilla SEGUIMIENTO (Análisis de Resultados)”.
 

(13)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesora, Coordinadores de Grupos Internos de trabajo

Realiza el reporte de avance del plan, dentro de los tres días hábiles siguientes al semestre cumplido. Registra los resultados de la autoevaluación en la casilla “SEGUIMIENTO (Análisis de Resultados)” ESDESOPSFO03 (ver GUÍA PARA LA FORMULACIÓN, SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN DEL PLAN DE ACCIÓN ESDESDIGGS04). Envía al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas y al Encargado de la Administración del plan de acción correo electrónico informando el reporte.
 

Para el caso del segundo semestre de la vigencia el proceso reporta en la casilla PERIODO A REPORTAR: AVANCE ANUAL el consolidado del año.
 

(14)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Verifica y consolida el cumplimiento y coherencia del avance de las actividades propuestas en Plan de Acción, según reporte de cada proceso. El cuarto (4) día hábil siguiente al vencimiento del semestre.
 

(15)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Envía mediante correo electrónico la Matriz ESDESOPSFO03 Plan de Acción al Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces para su verificación y seguimiento, el quinto (5) día hábil siguiente al vencimiento del semestre.
 

(16)

Auditor de control interno y Jefe de la oficina de Control interno y/o quien haga sus veces

Recibe el quinto (5) día hábil siguiente al vencimiento del semestre y realiza seguimiento semestral al plan de acción y solicita a los funcionarios responsable del producto planeado, los soportes que sustentan el avance reportado y compara cada uno de éstos con la información suministrada como avance en la Casilla SEGUIMIENTO (Análisis de Resultados)”; diligencia en el apartado “VERIFICACION DEL GRUPO DE TRABAJO CONTROL INTERNO” del formato ESDESOPSFO03 “Plan de Acción los resultados producto de la evaluación.
 

En seguimiento correspondiente al proceso SEI será realizado por el encargado de la administración de la matriz del Plan de Acción semestralmente.
 

(17)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Consolida y envía anualmente al Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces el resultado del avance del plan de acción en el formato del DAFP: EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR PROCESOS, dentro de los 17 días hábiles siguientes al vencimiento del II semestre.
 

(18)

Auditor de control interno y Jefe de la oficina de Control interno y/o quien haga sus veces

Recibe mediante correo electrónico el 17 día hábil al vencimiento del II semestre de cada vigencia, la Matriz ESDESOPSFO03 “Plan de Acción y el Formato evaluación de Gestión por Dependencia según sea el caso.
 

(19)

Auditor de control interno y Jefe de la oficina de Control interno y/o quien haga sus veces

Diligencia los resultados de los avances del Plan de acción de la vigencia en el formato del DAFP EVALUACIÓN DE GESTIÓN POR PROCESOS y envía a través de memorando la calificación de la Evaluación de la Gestión por Dependencia de acuerdo al Acto Administrativo con el cual se fijan parámetros para la Evaluación del Desempeño Laboral.
 

(20)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o Quien Haga Sus Veces

Revisa y envía vía correo electrónico el último día hábil del mes de enero y julio de cada vigencia a los responsables de los procesos los resultados del seguimiento y verificación en Matriz ESDESOPSFO03 Plan de Acción.
 

El responsable del proceso cuenta con dos (2) días hábiles para revisar y comunicar las observaciones o conformidad con el resultado. Si se presentan divergencias, el Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces y el auditado deben resolverla.
 

(21)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o Quien Haga Sus Veces

Envía mediante correo electrónico el seguimiento de la Matriz de Plan de acción ESDESOPSFO03 al encargado de la Administración del Plan de Acción de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas a más tardar el último día hábil del mes siguiente al vencimiento del semestre y solicita su publicación en la Intranet de la Entidad. PASA AL PROCEDIMIENTO APGTSOPSPT01 PUBLICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN EN MEDIOS ELECTRÓNICOS (PAGINA WEB, INTRANET) APGTSOPSPT01.
 

(22)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces y Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Realizan mesa de trabajo dentro de los 10 días hábiles siguientes a la publicación del Plan de Acción, con el fin de concertar el levantamiento de los incumplimientos que obtuvieron una calificación insatisfactoria y mínima en el FORMATO SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS PEMYMOPSFO15. PASA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVES DE PLAN DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05.
 

(23)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces

Comunica mediante correo electrónico a los procesos las no conformidades detectadas solicitando realizar la corrección y acción correctiva en el FORMATO SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS PEMYMOPSFO15. PASA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVES DE PLAN DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05.
 

(24)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Analiza el cumplimiento de la Matriz Plan de Acción ESDESOPSFO03, y presenta insumo “Resultado de los Indicadores Operativos del Plan de Acción” para Revisión por la Dirección. PASA AL PROCEDIMIENTO REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN ESDESDIGPT02.
 

(25)

Encargado de la Administración del plan de acción / Oficina Asesora de Planeación Y Sistemas

Diligencia anualmente la información reportada del avance del Plan de Acción en el formato F4: PLANES DE ACCIÓN Y EJECUCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO, de la Contraloría General de la República. Pasa al procedimiento INFORME DE GESTIÓN A ENTES DE CONTROL A CARGO DE LA OFICINA ESDESOPSPT11.
 

El formato que se diligencia es el que emite la Contraloría General de la República para el cargue en el aplicativo SIRECI antes de finalizar el mes de febrero.