Actividades del procedimiento

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COMITÉ DE DIRECCIÓN

VERSION: 2.0

CÓDIGO: ESDESDIGPT07

FECHA DE APROBACION: 19 - DICIEMBRE - 2014

PAGINA 1 DE 1

Tipo de proceso:	ES	ESTRATEGICO
Proceso:	ESDES	DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO
Procedimiento:	ESDESDIGPT07	COMITÉ DE DIRECCIÓN
Responsable del Procedimiento:		JEFE OFICINA ASESORA JURÍDICA

Actividades

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Actividades
No.	Cargo	Actividad	Observaciones
(1)	Secretario / Comité de Dirección	Coordina los requerimientos logísticos para la reunión del Comité y convoca mediante correo electrónico a los integrantes e invitados de éste, enviando orden del día, temas a tratar, hora, lugar y fecha según necesidades que se presenten, con tres días de anticipación.	La secretaría del Comité de Dirección será ejercida por el funcionario que determine el Director General.
(2)	Integrantes / Comité de Dirección	Reciben citación al Comité, asisten con derecho a voz y voto y participan activamente como integrantes, en el lugar, fecha y hora consignada en la comunicación de convocatoria al Comité. En caso de no poder asistir informan a través de correo	Los miembros del comité son: Director General, Secretaria General, Subdirector Financiero, Subdirector de Prestaciones Sociales, Jefe de La Oficina Asesora Jurídica y Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas. Jefe de la Oficina de Control Interno y/o Quien Haga Sus Veces, asistirá como invitado con voz pero sin voto.
(3)	Secretario / Comité de Dirección	Verifica que estén listos todos los soportes necesarios y el quórum, da lectura al orden del día e inicia el desarrollo del Comité.	Para que se establezca quórum deben estar presentes como mínimo 3 miembros del comité con voz y voto.
(4)	Integrantes / Comité de Dirección	Asisten a la reunión del comité de Dirección y Participan activamente con voz y voto.
(6)	Integrantes / Comité de Dirección	Estudian y evalúan los Informes y propuestas que presenten los miembros a través de la Secretaría del Comité y Asesoran a el Director General del FPS en los temas definidos en el orden del día.
(7)	Secretario / Comité de Dirección	Elabora, numera el Acta del Comité y la presenta para revisión, aprobación y firma de cada uno de los integrantes del Comité, al igual que recoge firma de cada uno de los invitados.
(8)	Secretario / Comité de Dirección	Archiva y mantiene en custodia, las Actas del Comité de Dirección, y documentación soporte presentados.

REGISTROS
Código Registro Dependencia
APGDOSGEFO01 Formato de acta SECRETARIA GENERAL

REGISTROS
Código	Registro	Dependencia
APGDOSGEFO01	Formato de acta	SECRETARIA GENERAL

PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividad Descripcion del riesgo Método de control Frecuencia Responsable
ESDEGDIGPT0703 Que no se pueda desarrollar un tema por falta de documentos y soportes. Verifica que estén listos todos los soportes necesarios y el quórum, da lectura al orden del día e inicia el desarrollo del Comité. Por evento Secretario / Comité de Dirección
ESDEGDIGPT0706 Que se incumpla lo establecido en la resolución 1667 de 30 junio del 2011 frente a los requerimientos del quórum para desarrollar el comité. Verifica que estén listos todos los soportes necesarios y el quórum, da lectura al orden del día e inicia el desarrollo del Comité. Por evento Secretario / Comité de Dirección
ESDEGDIGPT0708 Que no existan evidencias de la realización del Comité de Dirección Elabora, numera el Acta del Comité y la presenta para revisión, aprobación y firma de cada uno de los integrantes del Comité, al igual que recoge firma de cada uno de los invitados. Por evento Secretario / Comité de Dirección

PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividad	Descripcion del riesgo	Método de control	Frecuencia	Responsable
ESDEGDIGPT0703	Que no se pueda desarrollar un tema por falta de documentos y soportes.	Verifica que estén listos todos los soportes necesarios y el quórum, da lectura al orden del día e inicia el desarrollo del Comité.	Por evento	Secretario / Comité de Dirección
ESDEGDIGPT0706	Que se incumpla lo establecido en la resolución 1667 de 30 junio del 2011 frente a los requerimientos del quórum para desarrollar el comité.	Verifica que estén listos todos los soportes necesarios y el quórum, da lectura al orden del día e inicia el desarrollo del Comité.	Por evento	Secretario / Comité de Dirección
ESDEGDIGPT0708	Que no existan evidencias de la realización del Comité de Dirección	Elabora, numera el Acta del Comité y la presenta para revisión, aprobación y firma de cada uno de los integrantes del Comité, al igual que recoge firma de cada uno de los invitados.	Por evento	Secretario / Comité de Dirección

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha y acto administrativo de aprobación Cambio Solicitante
1.0 Resolución No.2983 - 20/08/2004 Creación Carmen Emira Guzmán
2.0 Resolución 3202 - 19/12/2014 Se traslada el procedimiento del antiguo al nuevo SIP, se incluyen actividades, puntos de control, definiciones. Mauricio Alejandro Villaneda

CONTROL DE CAMBIOS
Versión	Fecha y acto administrativo de aprobación	Cambio	Solicitante
1.0	Resolución No.2983 - 20/08/2004	Creación	Carmen Emira Guzmán
2.0	Resolución 3202 - 19/12/2014	Se traslada el procedimiento del antiguo al nuevo SIP, se incluyen actividades, puntos de control, definiciones.	Mauricio Alejandro Villaneda

CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: Carlos Habib Cargo: Profesional III Fecha: 02/09/2014 Firma:
Revisión técnica: Martha LiLiana García Leiva Cargo: Profesional III Fecha: 13/11/2014 Firma:
Aprobó: Acto Administrativo: 3202 Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad. Fecha: 19/12/2014 Firma:

CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: Carlos Habib	Cargo: Profesional III	Fecha: 02/09/2014	Firma:
Revisión técnica: Martha LiLiana García Leiva	Cargo: Profesional III	Fecha: 13/11/2014	Firma:
Aprobó: Acto Administrativo: 3202	Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad.	Fecha: 19/12/2014	Firma: