ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACIÓN

VERSION: 3.0

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(1)

Secretaria Técnica del Comité de Contratación

Recibe de los procesos de la Entidad, a través de correo electrónico, solicitud de someter a análisis y aprobación por parte de los integrantes del Comité de Contratación, el inicio de la contratación, con el fin de suplir las necesidades de la Entidad, así como las solicitudes de modificaciones, prórrogas y adiciones de los contratos.
 

Los procesos del Fondo, deben presentar la solicitud de la necesidad, con anticipación a la realización del Comité de Contratación. A la necesidad se debe adjuntar el estudio previo y el CDP.
 

(2)

Secretaria Técnica del Comité de Contratación

Prepara el orden del día y verifica los soportes de los asuntos a tratar.
 

(3)

Secretaria Técnica del Comité de Contratación

Coordina los requerimientos logísticos para la reunión del Comité y convoca mediante mensaje de correo electrónico a los integrantes del Comité de Contratación e invitados que a juicio de sus miembros contribuyan a explicar, informar o dar claridad técnica sobre los temas a tratar en la sesión respectiva.
 

La convocatoria para los integrantes del Comité, debe llevar el orden del día y se programará de acuerdo con la disponibilidad de la agenda del señor Director General.
 

(4)

Integrantes Comité de Contratación

Reciben citación al Comité, asisten con derecho a voz y voto y participan del comité, en el lugar, fecha y hora consignada en la comunicación de convocatoria.
 

Se constituirá quórum deliberatorio y decisorio, con la participación de por lo menos tres (3) de los Miembros del Comité, con voz y voto. El invitado del proceso solicitante y el Jefe del Grupo de Control Interno y/o quien haga sus veces; tendrán voz pero no voto.
 

(5)

Integrantes Comité de Contratación

Estudian, analizan y emiten concepto de conveniencia y oportunidad para la apertura de los procesos de contratación y para las modificaciones, adiciones, prórrogas y cesiones de los contratos, previo concepto del supervisor y/o interventor del contrato.
 

Después de la verificación del quórum se da inicio a la sesión.
 

(6)

Secretaria Técnica del Comité de Contratación

Elabora el acta de Comité de Contratación y registra el número en el formato Consecutivo Actas Comité de Contratación - ESDESDIGFO05, la presenta para revisión, aprobación y firma de cada uno de los asistentes al Comité, dentro de los ocho (8) días hábiles siguientes a la celebración de la reunión del Comité.
 

(7)

Secretaria Técnica del Comité de Contratación

Archiva de acuerdo a la tabla de Retención Documental y mantiene en custodia durante la vigencia de la gestión, las Actas del Comité de Contratación.
 

Pasado el año de vigencia, envía las carpetas que contiene las actas del Comité de Contratación y demás documentos soportes, debidamente legalizadas a la Oficina Asesora Jurídica, por estar incluida la serie en la Tabla de Retención documental de dicha oficina.