ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO AUTORREGULACIÓN Y GESTION ETICA EN EL FPS

VERSION: 1.0

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(1)

Jefe Oficina de planeación y Sistemas de OFICINA DE PLANEACION Y SISTEMAS

Convoca anualmente a los integrantes del equipo operativo MECI – CALIDAD con el propósito de establecer el plan de trabajo para la formulación, actualización o fortalecimiento del modelo de gestión ética de la entidad.
 

(2)

Integrantes equipo operativo MECI - CALIDAD.

Elaboran el plan de trabajo para determinar el estado de las prácticas éticas al interior de la entidad y determinar las necesidades de diseño o ajuste al elemento ético de acuerdo a los requisitos MECI.
 

(3)

Integrantes equipo operativo MECI - CALIDAD.

Efectúan el diagnóstico de las prácticas éticas y de responsabilidad social de la entidad mediante la aplicación del formato ESDESDIGFO18 “Encuesta de Percepción Ética”
 

(4)

Funcionarios de todos los procesos

Diligencian la encuesta y la envían a Gestión de Talento Humano para su registro y conservación.
 

(5)

Técnico administrativo de Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano

Consolida, tabula y analiza los resultados de la información capturada a través de la encuesta
 

(6)

Técnico administrativo de Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano / Integrantes equipo operativo MECI - CALIDAD.

Elaboran conjuntamente el informe de diagnóstico del estado de las prácticas éticas conforme a los resultados de las encuestas de percepción ética.
 

(7)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Envía copia del Diagnóstico del estado de las prácticas éticas al Secretario del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad y solicita la convocatoria del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CCORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.
 

(8)

Integrantes equipo operativo MECI - CALIDAD

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE COORDINACION DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD Evalúan los resultados del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Y Calidad y con base en los compromisos establecidos en el acta del comité formulan el plan de mejoramiento anual para la gestión ética institucional.
 

(9)

Técnico administrativo de Grupo Interno de Trabajo Gestión de Talento Humano / Integrantes equipo operativo MECI - CALIDAD.

Recibe el informe de diagnóstico ético aprobado por parte del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno y Calidad y solicita su publicación en el medio establecido para tal fin: página web o página de intranet de la entidad. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRÓNICOS.En caso de ser necesario actualizan el Código de Ética y/o el Código de Buen Gobierno. PASA AL PROCEDIMIENTO ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS.
 

(10)

Secretario General, Subdirectores, jefes de oficina, Coordinadores de Grupo de trabajo

Como responsable del proceso, socializa el contenido del Diagnóstico Ético, el Código de Ética y el Código de Buen Gobierno entre los funcionarios de su proceso, utilizando mecanismos tales como reuniones, cartelera, correo electrónico etc.
 

(11)

Secretario General, Subdirectores, jefes de oficina, Coordinadores de Grupo de trabajo

Como responsable de proceso, convoca a los funcionarios de su proceso y realiza el “taller de formulación de compromisos éticos” , diligenciando el formato ESDESDIGFO16 “Matriz de Análisis de prácticas éticas por proceso”Para la construcción de los compromisos éticos se consulta lo establecido en el Instructivo ESDESDIGIT01 “Construcción de Compromisos Éticos por Procesos Organizacionales”
 

Los compromisos éticos se deben redactar teniendo en cuenta los principios y valores contenidos en el código de ética y en el código de Buen Gobierno.
 

(12)

Coordinador de GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Convoca a reunión a los integrantes del Equipo Operativo MECI – CALIDAD para la formulación del Plan de Mejoramiento de la Gestión Ética - Formato ESDESDIGFO15.
 

(13)

Integrantes equipo operativo MECI - CALIDAD

Elaboran conjuntamente el Plan de Mejoramiento Ético en el formato ESDESDIGFO15 “Plan de Mejoramiento para la Gestión Ética” y se envía al Secretario del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad para revisión y aprobación y solicita la convocatoria del Comité. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD.
 

Para la formulación del plan de mejoramiento de la Gestión Ética se debe contar con el diagnóstico ético, el acta de compromisos del comité de control interno y calidad y las matrices de análisis de prácticas éticas de cada proceso.
 

(14)

Coordinador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE COORDINACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y CALIDAD. Recibe el Plan de Mejoramiento de gestión Ética aprobado y solicita su publicación en el medio establecido para tal fin: página web o página de intranet de la entidad. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRÓNICOS.
 

(15)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina, Coordinadores de Grupo de trabajo

Como responsable del proceso, ejecuta las acciones del “Plan de Mejoramiento de la Gestión Ética” en los plazos establecidos y recopila la evidencia pertinente que permita demostrar la implementación de las acciones.
 

(16)

Coordinador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Recopila anualmente y reporta los resultados de los Indicadores de seguimiento y/o cumplimiento de los Códigos de Valores y Conducta Ética y de Buen Gobierno, en la herramienta dispuesta para tal fin.
 

(17)

Integrantes del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad

Identifica violaciones a los Documentos Rectores de la Conducta Ética del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, define estrategias para su manejo conforme a la ley 734 de febrero de 2002 (Código Único Disciplinario) y en caso de presentarse situaciones de conflicto interpersonal en la Entidad, aplica la Guía Metodológica para la Resolución de Conflictos código: ESDESDIGGS04 y el formato Análisis del Conflicto ESDESDIGFO17, en caso de ser necesario deben incluirse medidas pertinentes en el Plan de Mejoramiento Ético.
 

(18)

Auditor Grupo de Trabajo de Control Interno de GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO

Realiza anualmente la evaluación al cumplimiento de las acciones del plan de mejoramiento ético por dependencias y registra los resultados en el informe de auditoría interna de calidad.