ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO REVISION POR LA DIRECCION

VERSION: 6.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Envía correo electrónico a los responsables de los procesos el último día hábil del mes siguiente al vencimiento del Semestre, solicitando insumos para la consolidación del Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección y diapositivas para la presentación de la Revisión por la Dirección, esta información debe ser allegada dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del correo electrónico y debe ser presentada en el Formato ESDESDIGFO11 - Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección.
 

Los insumos solicitados para la consolidación del Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección son los siguientes: 1. Resultados de Auditorias. 2. Retroalimentación del Cliente. 3. Desempeño de los Procesos y la Conformidad del Producto y/o Servicio. 4. Estado de las Acciones Correctivas y Preventivas. 5. Acciones de Seguimientos de Revisiones Previas Efectuadas por la Dirección. 6. Cambios que Podrían Afectar al Sistema Integral de Gestión. 7. Recomendaciones para la Mejora. 8. Resultados de la Gestión Realizada sobre los Riesgos Identificados para la Entidad, los cuales deben estar Actualizados. Esta información debe estar acompañada de diapositivas para la presentación de Revisión por la Dirección.
 

(2)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesoras Y Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo.

Viene de los procedimientos: 1. Auditorías Internas del FPS PESEIGCIPT01. 2. Aplicación de Encuestas Medición de La Atención al Ciudadano MIAACGCDPT01. 3. Administración de los Mecanismos de Participación Ciudadana MIAACGCDPT05. 4. Medición de la Satisfacción del Usuario POST-TRÁMITE MIAAUGUDPT15. 5. Seguimiento y Medición a Través de Indicadores de Gestión PEMYMOPSPT03. 6. Seguimiento y Medición a los Procesos PEMYMOPSPT04. 7. Administración de Acciones Correctivas a Través de Planes de Mejoramiento PEMYMOPSPT05. 8. Administración de Acciones Preventivas a Través de Plan de Manejo de Riesgos PEMYMOPSPT06. 9. Control del Producto y/o Servicio No Conforme PEMYMOPSPT08. 10. Formulación Seguimiento y Verificación del Plan de Acción - ESDESOPSPT03. 11. Formulación, Seguimiento y Verificación del Plan de Fortalecimiento del SIG ESDESOPSPT13. Envían correo electrónico al Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, con los insumos para la consolidación del Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección teniendo en cuenta el Formato ESDESDIGFO11 - Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección, información que debe ser enviada dentro de los cinco (5) días hábiles siguiente a la recepción del correo electrónico.
 

(3)

Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Revisa a partir del sexto (6) día hábil del mes de febrero y del mes de agosto los insumos para la consolidación del Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección, teniendo en cuenta lo estipulado en el Formato ESDESDIGFO11 - Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección, si los insumos no contiene lo estipulado en el formato mencionado, envía a través de correo electrónico mensaje a los responsables de los proceso informando las observaciones realizadas
 

(4)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesoras Y Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo.

Efectúa los ajustes correspondientes a los insumos para la consolidación del Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección en un término de 1 día hábil.
 

(5)

Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Consolida el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección en el Formato ESDESDIGFO11 - Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección y la presentación (Diapositivas) de la Revisión por la Dirección y envía mediante correo electrónico el quince (15) día hábil del mes de febrero y del mes de agosto al Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas para su visto bueno.
 

(6)

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe mediante correo electrónico el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección, revisa y da Vo.Bo a más tardar el dieciocho (18) día hábil del mes de febrero y del mes de agosto, remite el mismo mediante correo electrónico al Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

En caso de existir alguna observación devuelve al Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, para que realice los ajustes correspondientes.
 

(7)

Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Proyecta el veinte (20) día hábil del mes de febrero y del mes de agosto en el programa de correspondencia memorando dirigido al Director General enviando el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección y envía mediante correo electrónico a publicaciones@fondo el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección junto con la presentación (diapositiva), para que sea publicado en la página de intranet de la Entidad. Pasa al procedimiento Publicación y Actualización de Información en Medios Electrónicos (PAGINA WEB INTRANET) - APGTSOPSPT01.
 

(8)

Director General / Dirección General

Recibe Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección, analiza los resultados del desempeño del Sistema Integral de Gestión y define fecha y hora de reunión del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, para la toma de acciones de mejora del SIG.
 

(9)

Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Convoca mediante correo electrónico al Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad de acuerdo a la fecha y hora definida por el Director General y envía el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección como anexo a la convocatoria. Pasa al Procedimiento Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad - ESDESDIGPT05.
 

(10)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina Asesoras Y Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo.

Presentan y exponen los capítulos de su responsabilidad del Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección y determinan las acciones de mejora para el mantenimiento, mejoramiento y fortalecimiento del Sistema Integral de Gestión.
 

(11)

Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Elabora el acta de Revisión por la Dirección en el Formato ESDESDIGFO12 - Acta Revisión por la Dirección, incluyendo el análisis de cada capítulo del Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección, decisiones tomadas y los responsables para la ejecución de los compromisos adquiridos en la reunión del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad.
 

(12)

Encargado de Consolidar el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Recoge firmas del Acta de Revisión por la Dirección a los asistentes de la reunión del Comité Coordinador del Sistema de Control Interno y Calidad, entrega al Grupo de Trabajo de Control Interno para su archivo y envía correo electrónico a publicaciones@fondo para su publicación en la página de intranet de la Entidad. Pasa al procedimiento Publicación y Actualización de Información en Medios Electrónicos (PAGINA WEB INTRANET) - APGTSOPSPT01 y al procedimiento Formulación, Seguimiento y Verificación del Plan de Fortalecimiento del SIG - ESDESOPSPT13.
 

(13)

Secretaria / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.

Archiva el memorando dirigido al Director General y el Informe Ejecutivo para Revisión por la Dirección teniendo en cuenta la TRD correspondiente.