ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CREACION, MODIFICACION Y ELIMINACION DE USUARIOS EN EL SISTEMA

VERSION: 4.0

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Director, Secretario General, Subdirectores, Jefe Oficina, Coordinadores de Grupo o supervisores de contrato

Reporta o solicita al encargado de la creación de usuarios de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, por Oficio o e-mail a través del correo: sistemas@fps.gov.co la novedad de personal que afecten el uso de servicios en la plataforma tecnológica, estas novedades son: ingreso, traslado, retiro y reactivación tanto para funcionarios, contratistas u otras personas que requieran ejercer funciones en la Entidad y requieran el uso de servicios de la plataforma tecnológica ,adjuntando el Formato Creación, Modificación y Eliminación de Usuarios APGTSOPSFO08, diligenciado de acuerdo a sus necesidades.
 

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Encargado de la creación de usuarios de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe el reporte o la solicitud, debidamente autorizado por el jefe o encargado, con el requerimiento, creación de cuentas (Correo, Orfeo, equipo), modificación, desactivación, bloqueo intencional y/o la eliminación de usuarios de las aplicaciones. De acuerdo con la solicitud se pueden realizar las siguientes actividades y tiene 3 días hábiles para efectuar la novedad solicitada: Si la solicitud es para creación de usuarios nuevos realice las actividades 1, 2 y 3. 1. Cuentas Orfeo. Se verifica que el usuario no se encuentre en la base de datos. El Ingreso del usuario se hace teniendo en cuenta la dependencia a la que pertenece y permisos de acceso y/o consulta. Se asigna una clave temporal y una vez ingresado al aplicativo el usuario la debe cambiar y verifica antes de entregar al usuario. Para conocer la forma de utilizar el sistema ORFEO. Ver instructivo de ORFEO o recibir capacitación por parte de gestión documental. 2. Cuentas Correo. Se verifica que el usuario no se encuentre en la base de datos de la plataforma de manejo del proveedor de servicio. En el equipo del usuario, se configura la cuenta, claves, lista de contactos en el aplicativo cliente correo electrónico (Outlook o Thunderbird) Se envían correos de prueba para verificar el correcto funcionamiento de la cuenta de correo electrónico. 3. Cuenta de Acceso a red. Recibida la información del usuario con nombre, cargo y dependencia, se realiza la creación de la cuenta en el servidor del administrador y se asigna una contraseña permanente. También se puede crear cuentas para las aplicaciones SAFIX, DINÁMICA, CORRESPO DOC_PLUS u otras, pero estas dependen si el funcionario va para las dependencias de afiliaciones, prestaciones económicas o según sus funciones establecidas. Si la solicitud tiene que ver con alguna modificación pude presentarse lo siguiente: 1. Bloqueo intencional Este bloqueo es solicitado por el jefe directo o encargado para suspender temporal los accesos a un sistema de información bien sea por novedades como vacaciones, licencias, incapacidades u otro tramite de suspensión a un usuario. Para ORFEO se bloquea si y solo si no tiene radicados a nombre del usuario 2. Desbloqueo de cuentas Solicitud para desbloquear claves de acceso a los sistemas de información internos cuando el usuario ha olvidado su clave o por intentos fallidos o expiración de la misma. Si la solicitud es para retiro de usuarios puede presentarse lo siguiente: 1. Desactivación y/o retiro de cuentas de usuarios. Se desactiva las cuenta siempre y cuando el funcionario y/o contratista se encuentre a Paz y Salvo con los radicados a nombre del usuario, entonces de esta manera se inactiva los accesos a los sistemas de información que tenía a su cargo durante el desempeño de sus actividades.
 

Si la solicitud es para creación de usuarios esta hace una vez los funcionarios y/o contratistas tenga su equipo en el puesto de trabajo.
 

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Encargado de la creación de usuarios de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Informa personal o telefónicamente y se instruye al usuario en el puesto de trabajo, sobre el login (usuarios) y las claves asignadas y la forma de efectuar los cambios de clave. En caso de creación de usuarios da a conocer las políticas de buen uso y manejo de los equipos de cómputo, los servicios institucionales de correo electrónico e internet
 

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Todos los funcionarios y/o contratistas FPS

Efectúa el cambio de clave de acuerdo la POLITICAS GENERAL Y ESPECIFICAS DE LA SEGURIDAD Y PRIVACIDAD DE LA INFORMACIÓN, verificando los accesos respectivos, de acuerdo a las instrucciones recibidas del Funcionario de Sistemas, y firma el formato Creación, Modificación Y Eliminación De Usuarios APGTSOPSFO08.
 

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Encargado de la creación de usuarios de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Archivar en la carpeta en la unidad documental el formato Creación, Modificación Y Eliminación De Usuarios APGTSOPSFO08.