ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ASIGNACION Y ROTACION DE EQUIPOS DE COMPUTO

VERSION: 4.0

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(1)

El encargado de estudiar la distribución de Equipos Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe la solicitud por parte de los procesos que requieren asignación o rotación de equipos de cómputos mediante el FORMATO CREACIÓN, MODIFICACIÓN Y ELIMINACIÓN DE USUARIOS EN EL SISTEMA - APGTSOPSFO08.
 

(2)

El encargado de estudiar la distribución de Equipos Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Estudia las necesidades de equipo de cómputos de acuerdo a las solicitudes presentadas por cada uno de los procesos. Si es compra, se analiza la distribución de los nuevos computadores evaluando las funciones y el estado de los equipos a reemplazar, como las actividades más críticas de procesamiento, en consenso con el Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas lo remiten para visto bueno por el Director General. En el caso de rotación de equipos de cómputos se consulta al encargado del Manejo de Almacén del proceso de Gestión Servicios Administrativos, si hay disponibilidad de equipos para suplir la necesidad presentada por el proceso
 

Si es sólo rotación no pasa por visto bueno del Director General ni consenso del Jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas.
 

(3)

Encargado de la entrega de Equipos / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Realiza copia de seguridad completa del computador (se incluye toda la información que el usuario tenga, como también las cuentas de los correos que estén configuradas en el equipo) y esta será agregada en la configuración del nuevo equipo.
 

(4)

Encargado de la entrega de Equipos / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Solicita al encargado encargado del Manejo de Almacén del proceso de Gestión Servicios Administrativos el o los equipo(s) requeridos para los cambios, este a su vez debe de venir con una placa de inventario asignada. Pasa al procedimiento BOLETIN DIARIO DE ALMACEN APGSAGADPT01
 

(5)

Encargado de la entrega de Equipos / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Recibe del encargado del Manejo de Almacén del proceso de Gestión Servicios Administrativos y prepara el nuevo computador instalando los programas requeridos con sus respectivas licencias de software y demás aplicaciones que se requieren para el correcto funcionamiento del nuevo computador, agregando los archivos que se encontraban en el computador anterior del funcionario.
 

(6)

Encargado de la entrega de Equipos / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Actualiza en la base destinada para el control de los equipos de cómputos, incluyendo: placa, proceso, nombre de usuario y licencias del equipo, para tener control de las licencias que han instaladas en los equipos.
 

(7)

Encargado de la entrega de Equipos / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Actualiza y/o se crea la hoja de vida del equipo en el FORMATO HOJA DE VIDA DE EQUIPOS INFORMÁTICOS - APGTSOPSFO02, registrando los cambios originados por la asignación o rotación de los equipos de cómputos y hace entrega al funcionario.
 

(8)

Funcionarios de la Entidad.

Recibe y verifica que la información que ha sido entregada al nuevo equipo sea acorde a la información que se encontraba en el equipo reemplazado, y las aplicaciones necesarias para realizar sus funciones estén funcionando, firma de conformidad el FORMATO DE DISTRIBUCIÓN DE EQUIPOS NUEVOS - APGTSOPSFO03.
 

(9)

Encargado de la seguridad de la información / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Entrega por medio de correo electrónico LA POLÍTICA DE BUEN USO Y MANEJO DE LOS EQUIPOS DE CÓMPUTO, LOS SERVICIOS INSTITUCIONALES DE CORREO ELECTRÓNICO E INTERNET con el objetivo de dar a conocer y poner en práctica cuales son los parámetros que se deben tener en cuenta para el buen uso y manejo de estos equipos.
 

(10)

Encargado de la entrega de Equipos / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Reporta mediante correo electrónico al encargado de manejar las cuentas personales y al encargado del inventario y almacén del proceso Gestión Servicios Administrativos las asignaciones y/o rotaciones de los equipos presentados. Pasa al procedimiento APGSAGADPT03 ADMINISTRACION CUENTAS PERSONALES BIENES DEVOLUTIVOS.
 

(11)

Encargado de la Base de Datos de los equipos / Oficina Asesora de Planeación y Sistemas

Diligencia en el FORMATO SALIDA DE CIRCULACION EQUIPO DE COMPUTO - APGTSOPSFO09, referenciando los equipos de cómputos obsoletos y reporta mediante correo electrónico al encargado del Manejo de Almacén del proceso de Gestión Servicios Administrativos, para que realice su respectiva depreciación y/o baja, y al encargado de la seguridad de la información para que proceda con la destrucción física y/o lógica de información almacena en estos equipos. Pasa al procedimiento APGSAGADPT24 BAJA DE BIENES MUEBLES PÓR OBSOLECENCIA, INSERVIBLES O NO NECESARIOS PARA EL FUNCIONAMIENTO DE LA ENTIDAD.