ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SELECCIÓN, ENTREGA, USO Y REPOSICIÓN DE LA DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL

VERSION: 1.0

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Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo/Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Revisa de manera anual la planta de la entidad para establecer cuáles de los funcionarios tienen derecho a dotación personal, con base en el requisito de que tienen derecho quienes devenguen hasta 2 salarios mensuales mínimos legales vigentes y siempre que hubiese cumplido más de 3 meses de servicio, cada 4 meses; y la MATRIZ DE IDENTIFICACIÓN DE PELIGROS, EVALUACIÓN Y VALORACIÓN DE LOS RIESGOS código APGTHGTHFO57 por áreas, procesos y/o dependencias para determinar los funcionarios y contratistas que requieren Elementos de Protección Personal -EPP-.
 

La entrega de dotación debe realizarse tres veces al año, es decir, cada cuatro meses y de forma gratuita: El (30 de abril), el (31 de agosto) y el (20 de diciembre). Los elementos de Protección Personal, se entregan de forma anual y su reposición de acuerdo al elemento y/o actividad que desarrollen
 

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Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo/Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Elabora de acuerdo a la revisión, el DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO74, con el fin de detallar quienes son los funcionarios y contratistas que por su actividad, salario, tipo de peligro y cargo tienen derecho a la dotación y/o elementos de protección personal; para revisión del Coordinador del proceso Gestión Talento Humano.
 

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Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo/Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Selecciona y define la dotación y elementos de protección personal, de acuerdo a los resultados del diagnóstico de necesidades y los relaciona en el formato MATRIZ DE DOTACIÓN y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO75; para revisión del Coordinador del proceso Gestión Talento Humano.
 

Los elementos de Protección Personal –EPP-, se entregan de forma anual y su reposición de acuerdo al elemento y/o actividad que desarrollen.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, revisa el DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO74 y la MATRIZ DE DOTACIÓN y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO75 y da visto bueno para proceder a realizar las pre- cotizaciones.
 

Si hay lugar a ajustes, se realizan inmediatamente en la Matriz.
 

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Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo/Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Solicita las pre-cotizaciones telefónicamente o por correo, con diferentes proveedores que suministren dotación y elementos de Protección Personal necesarios que se definieron en el diagnóstico, para dar inicio a la etapa precontractual de adquisición de los mismo
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano / Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Revisa el estudio económico del sector, realizado por el Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo y procede a dar visto bueno para la elaboración de estudios previos.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano/ Gestión Talento Humano/ Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Remiten DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO74 y la MATRIZ DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO75 al Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para que a través de Colombia compra y acuerdo marco de precio se adelante el proceso y/o elaboración de estudios previos. Pasa al procedimiento APAJUOAJPT16 ELABORACIÓN ESTUDIO PREVIO.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano/ Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Viene del procedimiento APAJUOAJPT12 SUPERVISIÓN DE CONTRATOS dependiendo del tipo de proceso que se adelante nombran un supervisor para que reciba los elementos adquiridos y para que entregue a Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo para la entrega de la dotación a los funcionarios. El supervisor del contrato verifica que la orden de compra venga acompañada de la ficha técnica de la dotación y cada elemento de protección personal.
 

Los funcionarios que reciba la dotación deben firmar en el formato ENTREGA DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO76.
 

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Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo/Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Proyecta mediante correo electrónico y/o circular la capacitación sobre el uso adecuado de la dotación y Elementos de Protección Personal a los funcionarios, con el fin de desarrollar las acciones necesarias para que sean utilizados por los trabajadores, para que estos conozcan el deber y la forma correcta de utilizarlos y para que el mantenimiento o reemplazo de los mismos se haga de forma tal, que se asegure su buen funcionamiento y recambio según su vida útil para la protección de los trabajadores. Como evidencia los funcionarios firmaran el formato
 

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Funcionarios y trabajadores del Fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia

Diligencian el formato REPOSICIÓN DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN APGTHGTHFO77, en el caso que la dotación o Elemento de Protección Personal se haya dañado o deteriorado. (Rotos, descocidos, desprendido, etc) y lo radica en el proceso de Gestión Talento Humano. Viene del procedimiento APAJUOAJPT12 SUPERVISIÓN DE CONTRATOS.
 

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Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo/Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Realiza seguimiento semestral y verifica la entrega y el uso adecuado y las condiciones de la dotación y elementos de protección personal –EPP-, mediante el FORMATO APGDOSGEFO01. FORMATO DE ACTAS.
 

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Encargado de las actividades de Seguridad y Salud en el Trabajo/Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Elabora un informe de seguimiento y gestión de entrega, uso y reposición de la dotación y elementos entregados y lo envía mediante correo electrónico y/o en físico al coordinador de Gestión de Talento Humano, y Comité Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo pasa al procedimiento APGTHGTHPT25 CONFORMACION Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ PARITARIO DE SALUD OCUPACIONAL, con el fin de informar la gestión realizada y si hay lugar a mejoras. Si hay lugar a mejoras, se tendrá en cuenta para la realización del DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE DOTACIÓN Y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO74 y la MATRIZ DE DOTACIÓN y ELEMENTOS DE PROTECCIÓN PERSONAL APGTHGTHFO75 que se realiza de manera anual.