ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO NOVEDADES DE NÓMINA PERSONAL PLANTA FPS QUE REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO

VERSION: 3.0

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(1)

SERVIDORES PUBLICOS/TODOS LOS PROCESOS

Presenta en Gestión de Talento Humano la novedad (licencia maternidad, paternidad, luto u otro), con los respectivos soportes que certifiquen el reconocimiento a la licencia dentro de los (10) días hábiles.
 

(2)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Recibe copia de los soportes que certifiquen el reconocimiento a la licencia y verifica que los datos correspondientes a la identificación del empleado estén correctos, para que sean tenido en cuenta en las novedades de nomina.
 

Los soportes pueden ser: registro de nacido vivo o registro civil de nacimiento, acta de defunción.
 

(3)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Verifica el cumplimiento de requisitos para acceder a la licencia solicitada o reconocimiento económico establecido, para proceder a su pago en la nómina respectiva, de conformidad con la normatividad legal vigente y el INSTRUCTIVO TRÁMITES INCAPACIDADES Y LICENCIAS ORDINARIAS Y REMUNERADAS (LUTO, MATERNIDAD Y PATERNIDAD).
 

El reconocimiento económico aplica solo para las licencias de maternidad.
 

(4)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Verifica el cumplimiento de requisitos para acceder a la licencia de maternidad y para proceder a su pago en la nómina respectiva, de conformidad con la norma y el INSTRUCTIVO TRÁMITES INCAPACIDADES Y LICENCIAS ORDINARIAS Y REMUNERADAS (LUTO, MATERNIDAD Y PATERNIDAD)
 

Puede iniciar dos semanas previas a la fecha probable de parto.
 

(5)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Diligencia el formulario dispuesto por la correspondiente EPS para el reconocimiento de la Licencia Remunerada de maternidad.
 

La vigencia para solicitar el reconocimiento económico es máxima hasta tres (3) años, contados desde la fecha de inicio de la licencia.
 

(6)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora oficio dirigido a la EPS correspondiente, solicitando la transcripción y pago de la licencia de maternidad, adjuntado el Certificado de nacido vivo, Registro Civil y/o licencia de maternidad generada por el médico tratante, epicrisis y copia de la cedula de ciudadanía del titular.
 

Se debe señalar el código de portafolio salud y/o pensiones Dirección Tesoro Nacional, para reintegro respectivo
 

(7)

COORDINADOR / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Recibe revisa y firma Oficio solicitando la transcripción y pago de la licencia de maternidad.
 

(8)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Radica la copia del Oficio que solicito a la EPS, la transcripción y pago de la licencia de maternidad y envía copia de estos oficios. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA - APGDOSGEPT10.
 

(9)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Realiza a través de correo electrónico el diligenciando del Formato Control de Ausencias Laborales APGTHGTHFO19 para el control de ausentismo laboral, incorpora una copia a la Historia laboral correspondiente y pasa una copia al funcionario encargado de liquidar la nómina. PASA AL PROCEDIMIENTO REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES CÓDIGO APGTHGTHPT16 Y AL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES - APGTHGTHPT05.
 

En caso de la licencia de paternidad y maternidad se debe registra en la base de datos de Excel de hijos de los empleados la información correspondiente al recién nacido.
 

(10)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora el proyecto de Resolución a través del cual se reconoce (la licencia de paternidad correspondiente a ocho (8) días hábiles, la licencia de maternidad con su respectivo reconocimiento económico, licencia de luto), para visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano o quien haga sus veces.
 

(11)

COORDINADOR / DEL GRUPO INTERNO DE TALENTO HUMANO

Revisa y hace los ajustes del caso al proyecto de resolución a través del cual se reconoce (la licencia de paternidad correspondiente a ocho (8) días hábiles, la licencia de maternidad con su respectivo reconocimiento económico, licencia de luto) y se envía al Director General para su firma, previo visto bueno del Secretario General.
 

(12)

DIRECTOR de DIRECCIÓN GENERAL

Recibe, revisa y firma proyecto de Resolución, PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08.
 

(13)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08. Recibe primera copia y copia de la correspondiente resolución. PASA A LOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES APGTHGTHPT16 Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES - APGTHGTHPT05.
 

(14)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Llevar el control en la MATRIZ REPORTE DE INCAPACIDADES (Licencia de Maternidad), la cual se envía al encargado de las actividades Jurídicas del GIT Gestión Talento Humano a través de correo electrónico, para que realice el tramite respectivo ante la EPS correspondiente y el GIT Contabilidad y GIT Tesorería de la entidad, para la recuperación de la cartera generada por el reconocimiento y pago de la prestación de la licencia de maternidad conforme a las disposiciones laborales vigentes.
 

(15)

SERVIDORES PUBLICOS/TODOS LOS PROCESOS

Presenta mediante comunicación escrita la solicitud de Licencia no remunerada dirigida al Director General.
 

Licencia no remunerada
 

(16)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora el proyecto de Resolución a través del cual se concede una licencia no remunerada , para visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano o quien haga sus veces.
 

(17)

COORDINADOR / DEL GRUPO INTERNO DE TALENTO HUMANO

Revisa y hace los ajustes del caso al proyecto de resolución a través del cual se concede una licencia no remunerada y se envía al Director General para su firma, previo visto bueno del Secretario General
 

(18)

DIRECTOR de DIRECCIÓN GENERAL

Recibe, revisa y firma proyecto de Resolución, PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08.
 

(19)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08. Recibe primera copia y copia de la correspondiente resolución. PASA A LOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES APGTHGTHPT16 Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES - APGTHGTHPT05.
 

(20)

SECRETARIA /DIRECCIÓN GENERAL

Recibe de la autoridad competente comunicación de suspensión del funcionario bien sea como resultado de una investigación disciplinaria o por orden de autoridad judicial, y la entrega al Director General.
 

Suspensión del servicio
 

(21)

DIRECTOR GENERAL /DIRECCION GENERAL

Recibe, revisa y Ordena al encargado del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano, realizar las acciones tendientes para el cumplimiento de la comunicación de suspensión y proyección de la resolución respectiva. Pasa al PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES APGTHGTHPT05.
 

(22)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora el proyecto de Resolución a través del cual se ordena el Proceso de Suspensión del ejercicio de las funciones, para visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano o quien haga sus veces.
 

(23)

COORDINADOR / DEL GRUPO INTERNO DE TALENTO HUMANO

Revisa y hace los ajustes del caso al proyecto de resolución a través del cual se ordena el Proceso de Suspensión del ejercicio de las funciones y se envía al Director General para su firma, previo visto bueno del Secretario General.
 

(24)

DIRECTOR de DIRECCIÓN GENERAL

Recibe, revisa y firma proyecto de Resolución, PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08.
 

(25)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08. Recibe primera copia y copia de la correspondiente resolución. PASA A LOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES APGTHGTHPT16 Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES - APGTHGTHPT05.
 

(26)

DIRECTOR GENERAL / DIRECCION GENERAL

Recibe, revisa y Ordena al encargado del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano, realizar las acciones tendientes para el cumplimiento de la comunicación de reubicación del servidor público y proyecta la resolución respectiva. Pasa al PROCEDIMIENTO DE LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES APGTHGTHPT05.
 

Reubicaciones / Reporte dentro del SIGEP
 

(27)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora el proyecto de Resolución a través del cual se ordena la reubicación del funcionario, para visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano o quien haga sus veces.
 

(28)

COORDINADOR / DEL GRUPO INTERNO DE TALENTO HUMANO

Revisa y hace los ajustes del caso al proyecto de resolución a través del cual ordena la reubicación del funcionario y se envía al Director General para su firma, previo visto bueno del Secretario General.
 

(29)

DIRECTOR de DIRECCIÓN GENERAL

Recibe, revisa y firma proyecto de Resolución, PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08.
 

(30)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

PASA A LOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES APGTHGTHPT16
 

(31)

FUNCIONARIOS QUE TIENEN DERECHO AL RECONOCIMIENTO Y PAGO / CONDUCTORES MECANICOS

Presenta al Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano, las planillas de control respectivo plenamente diligenciadas del tiempo suplementario, visadas por el Jefe inmediato y/o coordinador y la certificación expedida por el mismo, en la cual consta la cantidad de horas extras y el mes al que corresponden.
 

Horas Extras
 

(32)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Recibe las planillas de control y las pasa al Coordinador o a quien haga sus veces del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano, para el reparto al funcionario encargado de la nómina.
 

(33)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Recibe, verifica la sumatoria de la cantidad de horas extras y el mes al que corresponden las mismas. PASA AL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES APGTHGTHPT05.
 

(34)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora el proyecto de Resolución a través del cual se liquida y ordena el pago de horas extras diurnas y nocturnas a unos funcionarios del fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, para visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano o quien haga sus veces.
 

(35)

COORDINADOR / DEL GRUPO INTERNO DE TALENTO HUMANO

Revisa y hace los ajustes del caso al proyecto de resolución a través del cual se liquida y ordena el pago de horas extras diurnas y nocturnas a unos funcionarios del fondo de Pasivo Social de Ferrocarriles Nacionales de Colombia y se envía al Director General para su firma, previo visto bueno del Secretario General
 

(36)

DIRECTOR de DIRECCIÓN GENERAL

Recibe, revisa y firma proyecto de Resolución, PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07.
 

(37)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA, Recibe primera copia y copia de la correspondiente resolución. PASA A LOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES APGTHGTHPT16 Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES - APGTHGTHPT05.
 

(38)

SERVIDORES PUBLICOS/TODOS LOS PROCESOS

Manifiesta mediante comunicación escrita dirigida al Director General, la voluntad de separarse definitivamente del servicio, indicando la fecha en que se producirá su retiro.
 

Renuncias
 

(39)

DIRECTOR GENERAL / DIRECCIÓN GENERAL

Acepta la renuncia y envía la comunicación al Grupo Interno de trabajo Gestión de Talento Humano para elaboración del proyecto de Resolución por la cual se acepta una renuncia y establece la fecha en que se produce el retiro del empleado. PASA AL PROCEDIMIENTO LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES APGTHGTHPT05.
 

(40)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora la liquidación de prestaciones sociales a que tiene derecho el funcionario y la planilla de aportes parafiscales, solicita el CDP y el RP. PASA AL PROCEDIMIENTO EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL APGRFSFIPT07 y EXPEDICION DE REGISTRO PRESUPUESTAL APGRFSFIP08.
 

CAJA DE COMPENSACIÓN, ICBF Y SENA.
 

(41)

COORDINADOR / GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTIÓN TALENTO HUMANO

Verifica la liquidación de prestaciones sociales a que tiene derecho el empleado al momento de producirse su retiro, e imparte su aprobación y pasa a firma del señor Director General.
 

(42)

COORDINADOR / DEL GRUPO INTERNO DE TALENTO HUMANO

Revisa y hace los ajustes del caso al proyecto de resolución y envía al Director General para su firma, Previo visto bueno del Secretario General
 

(43)

DIRECTOR de DIRECCIÓN GENERAL

Recibe, revisa y firma proyecto de Resolución PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA. APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08.
 

(44)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08. Recibe primera copia y copia de la correspondiente resolución, para inclusión de la novedad en el sistema de nómina. PASA A LOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES APGTHGTHPT16 Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES - APGTHGTHPT05.
 

(45)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Recibe el formato de solicitud de vacaciones debidamente aprobado por el Director General y la Coordinadora del GIT Talento Humano, para la programación del PAC del mes correspondiente y realizar la debida liquidación de las vacaciones y prima de vacaciones.
 

Solicitud de Vacaciones
 

(46)

ENCARGADO DE NOMINA/GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

Elabora el proyecto de Resolución por medio de la cual se reconoce y se ordena el pago de vacaciones , para visto bueno del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano o quien haga sus veces.
 

(47)

COORDINADOR / DEL GRUPO INTERNO DE TALENTO HUMANO

Revisa y hace los ajustes del caso al proyecto de resolución por medio de la cual se reconoce y se ordena el pago de vacaciones y se envía al Director General de la entidad para su firma, previo visto bueno del Secretario General del Fondo de Pasivo.
 

(48)

DIRECTOR de DIRECCIÓN GENERAL

Recibe, revisa y firma proyecto de Resolución por medio de la cual se reconoce y se ordena el pago de vacaciones, luego pasa al procedimiento notificación de resoluciones en Bogotá. APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08.
 

(49)

ENCARGADO ACTIVIDADES DE APOYO ADMINISTRATIVO / GESTIÓN DE TALENTO HUMANO

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08. Recibe primera copia y copia de la correspondiente resolución, para inclusión de la novedad en el sistema de nómina. PASA A LOS PROCEDIMIENTO DE REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN CUSTODIA Y GUARDA DE LAS HISTORIAS LABORALES APGTHGTHPT16 Y LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES - APGTHGTHPT05.