ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PROCEDIMIENTO VINCULACION DE PERSONAL DE PLANTA

VERSION: 3.0

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(1)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Revisa base de datos verificando disponibilidad de cargos actuales; Comunica al Jefe Inmediato sobre el cargo vacante en la Planta De Personal de la entidad para iniciar el trámite de vinculación de personal.
 

Se determina si el cargo vacante corresponde a Libre Nombramiento y remoción o es un cargo de carrera administrativa.
 

(2)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Informa al Director General y/o Secretario (a) General, mediante memorando, sobre la(s) vacante(s) disponibles en la planta de personal.
 

(3)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe instrucciones y lineamientos del Director General y/o Secretario (a) General de la entidad y delega al encargado de la nómina la verificación del cumplimiento de la hoja de vida frente a los exigidos en el Manual de Funciones y de Competencias Laborales APGTHGTHMS01 para el cago a proveer.
 

Se determina si el cargo vacante corresponde a Libre Nombramiento y remoción o es un cargo de carrera administrativa.
 

(4)

Secretaria del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Verifica el cumplimiento de la hoja de vida frente a lo exigidos en el Manual de Funciones y de Competencias Laborales de la entidad para el cargo a proveer, diligenciado el formato APGTHGTHFO15 Control Registros de Educación, Formación, Habilidades y Experiencia.
 

Si cumple requisitos continúa el trámite, si no se archiva la hoja de vida en la respectiva historia laboral, para los funcionarios de carrera administrativa.
 

(5)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Proyecta oficio para revisión y Vo. Bo. del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Talento Humano-, dirigido al Departamento Administrativo de la Función Pública, solicitando la aplicación de prueba de competencias laborales.
 

Para el caso de nombramientos ordinarios, comisiones en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
 

(6)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Recibe revisa y firma el oficio dirigido al Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP-, solicitando la aplicación de prueba de competencias .
 

Para el caso de nombramientos ordinarios, comisiones en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
 

(7)

Secretario General /de Secretaria General

Recibe revisa y firma el oficio dirigido al Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP-, solicitando la aplicación de prueba de competencias laborales y se remite para firma del Director General.
 

Para el caso de nombramientos ordinarios, comisiones en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
 

(8)

Director General.

Recibe revisa y firma el oficio solicitando la aplicación de prueba de competencias laborales. Dirigido al Departamento Administrativo de Función Pública. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA.
 

Para el caso de nombramientos ordinarios, comisiones en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
 

(9)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT18- REVISION Y RADICACIÓN CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL -Recibe del Departamento Administrativo de la Función Pública-DAFP-, el resultado de evaluación de competencias laborales e informa al encargado de nómina para continuar con el trámite.
 

Si las pruebas fueron superadas pasa a la siguiente actividad.
 

(10)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Proyecta para revisión Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano, el oficio para el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, solicitando la publicación de la hoja de vida, copia del certificado de antecedentes disciplinarios, los antecedentes fiscales y el resultado de las pruebas aplicadas en el DAFP.
 

Para el caso de nombramientos ordinarios, comisiones en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
 

(11)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, revisa y da Vo. Bo al oficio dirigido a la Presidencia de la República solicitando la publicación de la hoja de vida, copia del certificado de antecedentes disciplinarios, los antecedentes fiscales y el resultado de las pruebas aplicadas en el DAFP.
 

Para el caso de nombramientos ordinarios, comisiones en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
 

(12)

Secretario General /de Secretaria General

Recibe, revisa y da Vo. Bo al oficio dirigido al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República solicitando la publicación de la hoja de vida, copia del certificado de antecedentes disciplinarios, los antecedentes fiscales y el resultado de las pruebas aplicadas en el DAFP. Y envían a Director General para su aprobación.
 

Para el caso de nombramientos ordinarios, comisiones en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
 

(13)

Director General

Recibe revisa y firma el oficio dirigido al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República solicitando la publicación de la hoja de vida, copia del certificado de antecedentes disciplinarios, los antecedentes fiscales y el resultado de las pruebas aplicadas en el DAFP y PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA.
 

(14)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Solicita a través de correo electrónico publicación de la hoja de vida, copia del certificado de antecedentes disciplinarios, los antecedentes fiscales y el resultado de las pruebas aplicadas en el DAFP. PASA AL PROCEDIMIENTO APGTSOPSPT01-PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET).
 

(15)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Verifica la publicación de la Hoja de vida en la página de la Presidencia de la República y si después de tres días hábiles no existen observaciones a la misma, proyecta el acto administrativo de nombramiento ordinario y/o libre nombramiento y Remoción. Pasa a la actividad No. 25 de este procedimiento.
 

Para el caso de nombramientos ordinarios, comisiones en cargos de Libre Nombramiento y Remoción.
 

(16)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Revisa y actualiza la base de datos de encargos e identifica y relaciona las vacantes temporales y definitivas que se encuentren en la planta actual, remitiendo esta información a través de correo electrónico al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.
 

Para el caso de Vacantes Definitivas y Vacantes Temporales.
 

(17)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, revisa y establece el tipo de nombramiento a realizar, de acuerdo a las necesidades del servicio e informa al encargado de nómina para la verificación de requisitos exigidos.
 

(18)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Verifica el cumplimiento de requisitos de los funcionarios de carrera para ser encargados en cargos que se encuentren en vacante definitiva o vacante temporal, teniendo en cuenta lo contemplado en el Manual de Funciones y de Competencias Laborales APGTHGTHMS01. Remite verificación de requisitos al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.
 

(19)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Revisa frente al Manual específico de funciones y de competencias laborales APGTHGTHMS01 la circular 005 de 2012 – CNSC y las historias laborales de los funcionarios los requisitos exigidos para proveer el cargo. Remite verificación de requisitos al Secretario (a) General. Si no cumplen requisitos pasan a la Actividad 22 de este procedimiento.
 

(20)

Secretario General /de Secretaria General

Recibe, revisa la información contenida en la verificación de cumplimiento de requisitos y remite al Director General para su aprobación.
 

(21)

Director General

Recibe revisa y Firma la verificación de cumplimientos de requisitos para proveer el encargo.
 

(22)

Secretaria del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Publica en cartelera la lista de elegibles resultantes del estudio de verificación de requisitos. Por un término de 5 días hábiles. Si se trata de cargos de vacancia temporal pasa a la actividad No. 25 de este procedimiento.
 

(23)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Proyecta oficio dirigido a la CNSC, solicitando autorización para la provisión transitoria o en encargo en vacancia definitiva del cargo vacante, actividad que se realiza para los cargos de carrera administrativa; Envía para revisión y Vo. Bo. por parte de Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano y del Secretario (a) General.
 

(24)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, revisa y da Vo. Bo. el oficio dirigido a la Comisión Nacional del Servicio Civil –CNSC- solicitando autorización para la provisión transitoria o en encargo en vacancia definitiva.
 

Para el caso de encargos, nombramientos provisionales.
 

(25)

Secretario General /de Secretaria General

Recibe, revisa y da Vo. Bo. el oficio dirigidos a la Comisión Nacional del Servicio Civil –CNSC- solicitando autorización para la provisión transitoria o en encargo en vacancia definitiva y envían a Director General para su aprobación.
 

(26)

Director General

Recibe, revisa y firma oficio con destino a la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC solicitando autorización para la provisión transitoria o en encargo en vacancia definitiva. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 - CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O SERVIENTREGA
 

(27)

Director General

VIENE DEL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT18- CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL. Recibe de la Comisión Nacional del Servicio Civil, la autorización para provisión de cargo vacante y envía al GIT Gestión Talento Humano para la elaboración del acto administrativo correspondiente
 

(28)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Proyecta el acto administrativo para la revisión del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano para el nombramiento respectivo.
 

(29)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe revisa y da Vo. Bo. al acto administrativo para la firma del Secretario (a) General y del Director General.
 

(30)

Secretario General /de Secretaria General

Recibe revisa y da Vo. Bo. al acto administrativo y envía al Director General para su aprobación.
 

(31)

Director General.

Recibe, revisa y firma el Acto Administrativo para la posesión del funcionario. PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT07 - NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTÁ
 

(32)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Proyecta el Acta de posesión, utilizando el FORMATO APGTHGTHFO23.
 

(33)

Coordinador del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano

Recibe, revisa el Acta de posesión APGTHGTHFO23 y solicita al funcionario la firma de la misma, junto con un testigo.
 

(34)

Funcionario FPS

Firma el Acta de posesión en el formato APGTHGTHFO23 para desempeñar su cargo.
 

Para cargos de carrera administrativa se nombran en periodo de prueba por tres (3) meses.
 

(35)

Director General.

Recibe, revisa y firma el Acta de Posesión en el formato APGTHGTHFO23. PASA AL PROCEDIMIENTO APGTHGTHPT16 REGISTRO, CONFORMACIÓN, ORGANIZACIÓN, CUSTODIA Y GUARDA DE HISTORIAS LABORALES.
 

(36)

Administradora del Portal de SIGEP del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Ingresar a la página del Sigep por medio del portal http://www.sigep.gov.co/home, link http://www.sigep.gov.co/institucionespublicas/ datos de la Persona que se encuentra en proceso de vinculación y el correo electrónico del funcionario público. Dando de alta la hoja de vida para que quede registrada en el sistema.
 

Se debe realizar de manera inmediata una vez se cuente con la resolución de nombramiento (01 día)
 

(37)

Administradora del Portal de SIGEP del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano/ Funcionario FPS.

Ingresar al portal del SIGEP por el link https://servidorpublico.sigep.gov.co, en “he olvidado mi contraseña”, ingresando tipo de documento y numero, generándose la clave la cual es enviada al correo registrado por el funcionario.
 

Se realiza una vez se encuentre de alta la hoja de vida. Un día
 

(38)

Administradora del Portal de SIGEP del Grupo Interno de Trabajo Gestión Talento Humano.

Valida la información registrada en el portal SIGEP correspondiente a la Hoja de vida PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APGTHGTHPT02 PLANEACIÓN, EJECUCIÓN Y EVALUACIÓN DEL PROCESO DE INDUCCIÓN DE PERSONAL Y APGTHGTHPT26 NOVEDADES DE NÓMINA QUE NO REQUIEREN ACTO ADMINISTRATIVO
 

Se cuenta con un tiempo de tres días
 

(39)

Funcionario FPS.

Registra la información de declaración de bienes y rentas e informe de actividad económica a través del portal de SIGEP.
 

Con apoyo técnico de Gestión Talento Humano
 

(40)

Encargado de Nomina Del Grupo Interno de Trabajo de Gestión Talento Humano

Realiza los trámites respectivos para la incorporación del nuevo funcionario en el Sistema de nómina, su vinculación al puesto de trabajo y solicita mediante correo electrónico a la Subdirección Financiera, la creación del tercero. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS APGRFGCOPT06 CREACION DE TERCEROS APGTHGTHPT05 LIQUIDACIÓN DE NÓMINA DE EMPLEADOS Y GENERACIÓN DE INFORMES.