ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CIERRE DEFINITIVO CAJA MENOR

VERSION: 2.0

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Encargado de caja menor

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS CONSTITUCIÓN Y EJECUCIÓN DE CAJA MENOR APGSAGADPT19 Y REEMBOLSO DE CAJA MENOR APGSAGADPT20 Una vez Organizada la carpeta Legalización Definitiva de caja Menor con los listados de egresos y de deducciones, ejecución de caja menor, egresos de Caja Menor con los siguientes soportes: 1) Compra de Bienes devolutivos, formato Certificado de no existencia – APGSADADFO09 y original de la factura y copia del informe de recibo de materiales. 2) Adquisición de Servicios original de la factura y para el caso de servicio de transporte formato Legalización Gastos de Transporte - APGSADADFO04. PASA AL PROCEDIMIENTO LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJAS MENORES APGRFGCOPT09.
 

Una vez terminada la vigencia fiscal.
 

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Encargado de Legalizaciones y Cierres de Caja menor del GIT Gestión Recursos Financieros (Contabilidad)

VIENE DEL PROCEDIMIENTO LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJAS MENORES APGRFGCOPT09. Recibe la carpeta Legalización Definitiva de caja Menor. Revisa los Egresos Caja Menor Comprobantes con sus soportes, los listados de egresos y de deducciones y la Ejecución de Caja Menor, Codifica contablemente y solicita al cuentadante el cierre definitivo de caja menor en el sistema SIIF Nación mediante correo electrónico.
 

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Encargado de caja menor

El cuentadante realiza los siguientes cierres en el sistema SIIF Nación. 1) Cierre de las deducciones. 2) Cierre definitivo de caja menor. Consigna el saldo disponible en efectivo en la cuenta bancaria asignada por la Coordinación GIT Gestión Tesorería.
 

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Encargado de caja menor

Informar vía correo electrónico al proceso Gestión Recursos Financieros - Contabilidad el número de cierre de la caja menor.
 

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Encargado de caja menor

Realiza Informe final de ejecución de caja menor indicando saldo final por cada rubro lo envía a Gestión de Recursos Financieros – Tesorería junto con el original de la consignación y con copia a Contabilidad mediante memorando. PASA AL PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJAS MENORES APGRFGCOPT09
 

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Coordinador del GIT Gestión Recursos Financieros (Tesorería)

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJAS MENORES APGRFGCOPT09. Registra la causación de las deducciones de los egresos y el reintegro presupuestal de los sobrantes de caja menor e informa vía correo electrónico al encargado de expedición de CDP Y RP del GIT Gestión Recursos Financieros - Presupuesto para que liberé el compromiso y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
 

Con el registro de reintegro en el SIIF Nación de forma automática se reduce los registros de la Orden de Pago y la Obligación, liberándose los recursos del compromiso y del CDP.
 

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Encargado de expedición de CDP Y RP del GIT Gestión Recursos Financieros - Presupuesto

Libera el Registro Presupuestal y el Certificado de Disponibilidad Presupuestal, vinculados en la cadena presupuestal de la constitución de la Caja Menor.
 

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Encargado de Radicación cuenta por pagar del GIT de Contabilidad

Archiva la carpeta legalización definitiva de la caja menor teniendo en cuenta la tabla retención documental.