ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO Reembolso de Caja Menor

VERSION: 3.0

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Encargado de caja menor

VIENE DEL PROCEDIMIENTO CONSTITUCION Y EJECUCIÓN DE CAJA MENOR APGSAGADPT19. Solicita el Reembolso en la cuantía de los gastos realizados sin exceder el monto del respectivo rubro, en forma mensual o cuando se haya consumido más de un 70% de lo que ocurra primero de alguno o todos los valores de los rubros presupuestales de la Caja Menor.
 

Ver Transacción 6 Registrar y solicitar un reembolso - Guía Gestión Caja Menor SIIF
 

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Encargado de caja menor

Realiza listados de egresos y de deducciones, los anexa con la ejecución de caja menor a la carpeta Movimiento Diario Tesorería junto con los Egresos Caja Menor Comprobante teniendo en cuenta la tabla de retención documental y entrega la carpeta al encargo de Legalizaciones y Cierres de Caja menor del GIT Gestión Recursos Financieros (Contabilidad). PASA AL PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJA MENORES APGRFGCOPT31.
 

Los listados de egresos y de deducciones se realizan en Excel.
 

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Encargado de caja menor

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJA MENORES APGRFGCOPT31. Recibe correo de solicitud del número de reembolso del Encargado de Legalizaciones y Cierres de Caja menor del GIT de Gestión Recursos Financieros (Contabilidad) y realiza la solicitud de reembolso en el sistema SIIF Nación e informa vía correo electrónico al encargado de Legalizaciones y Cierres de Caja menor del GIT Gestión Recursos Financieros (Contabilidad).
 

Una vez obtenido el número de solicitud de reembolso el encargado de caja menor puede seguir ejecutando los rubros de la caja menor.
 

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Encargado de Legalizaciones y Cierres de Caja menor del GIT de Gestión Recursos Financieros (Contabilidad)

Realiza la legalización en el sistema SIIF Nación. PASA AL PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL APGRFSFIPT07, para la solicitud Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
 

Los tiempos para expedir CDP y RP están definidos en los procedimientos expedición de certificados de disponibilidad presupuestal y expedición de registro presupuestal
 

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Encargado de Solicitar CDP del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE EXPEDICION DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL APGRFSFIPT07. Recibe vía correo electrónico los datos del reembolso, realiza la solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal, pasa para la firma del Coordinador GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos y firma del ordenador del gasto, pasa al GIT de Gestión Recursos Financieros (Presupuesto) para expedición del Certificado de disponibilidad presupuestal .
 

Datos del reembolso: Cuenta por Pagar, No. de Legalización, No. de Reembolso, Unidad, Valor del Reembolso, No. Caja Menor, Ciudad, y No. Solicitud del Reembolso
 

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Auxiliar de Oficina del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Viene del GIT Gestión Recursos Financieros (Presupuesto). Recibe el Original del Certificado de disponibilidad presupuestal, elabora proyecto de resolución “Por la cual se reconoce gastos de caja menor y se ordena su reembolso”, pasa al ordenador del gasto para su aprobación.
 

Para elaborar el proyecto de resolución se realiza en el término de un día del recibo del origina del Certificado de disponibilidad presupuestal.
 

(7)

Secretario General de Secretaria General

Revisa y da visto bueno al proyecto de resolución “Por la cual se reconoce gastos de caja menor y se ordena su reembolso” con el Original del Certificado de disponibilidad presupuestal.
 

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Director General

Revisa y firma el proyecto de la resolución “Por la cual se reconoce gastos de caja menor y se ordena su reembolso” con el Original del Certificado de disponibilidad presupuestal y procede a su firma como señal de aprobación.
 

(9)

Secretaria de Dirección General

Coloca sellos a las copias de la Resolución “Por la cual se reconoce gastos de caja menor y se ordena su reembolso”. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS DE NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA -APGDOSGEPT07 Y PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA -APGDOSGEPT08.
 

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Encargado de numerar, fechar y notificar resoluciones de la Secretaria General

Recibe el Original y copia de la resolución “Por la cual se reconoce gastos de caja menor y se ordena su reembolso”, numera, fecha y la comunica al responsable de caja menor de cada ciudad.
 

Comunica la resolución vía correo
 

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Secretaria de la Secretaria General

Envía la primera copia de la resolución “Por la cual se reconoce gastos de caja menor y se ordena su reembolso” y pasa al PROCEDIMIENTO DE EXPEDICION DE REGISTRO PRESUPUESTAL APGRFSFIPT08
 

A los días de numerada y fecha la resolución será enviada a presupuesto.
 

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Encargado de expedición de CDP Y RP del GIT Gestión Recursos Financieros (Presupuesto)

Viene del PROCEDIMIENTO DE EXPEDICION DE REGISTRO PRESUPUESTAL APGRFSFIPT08. Recibe el original del CDP y la primera copia de la Resolución, procede a la expedición del Registro presupuestal, pasa al GIT Gestión Recursos Financieros (Contabilidad) para la radicación de la cuenta.
 

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Encargado Radicación cuenta por pagar del l GIT Gestión Recursos Financieros (Contabilidad)

Viene del GIT Gestión Recursos Financieros (Contabilidad). Recibe original Registro presupuestal, Certificado de Disponibilidad Presupuestal y la primera copia de la resolución “Por la cual se reconoce gastos de caja menor y se ordena su reembolso”, realiza radicación de la cuenta por pagar en el sistema SIIF Nación PASA AL PROCEDIMIENTO DE CAUSACION DE PASIVOS APGRFGCOPT01.
 

Tiempo establecido para realizar la cuenta por pagar es de un día.
 

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Encargado de Legalizaciones y Cierres de Caja menor del GIT de Gestión Recursos Financieros (Contabilidad)

VIENE DEL PROCEDIMIENTO CAUSACION DE PASIVOS APGRFGCOPT01. Codifica y contabiliza los gastos efectuados por caja menor dentro los cinco (5) días hábiles de haber recibido la documentación. PASA AL PROCEDIMIENTO LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJAS MENORES APGRFGCOPT31. Archiva litas de chequeo, CDP, cuenta por pagar, teniendo en cuenta la tabla de retención documental. PASA AL PROCEDIMIENTO DE CAUSACION DE PASIVOS APGRFGCOPT01.
 

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Encargado de Revisar las cuentas por pagar del GIT de Gestión Recursos Financieros (Tesorería)

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE CAUSACION DE PASIVOS APGRFGCOPT01. Revisa la cuenta por pagar juntos con los soportes y da visto bueno. PASA AL PROCEDIMIENTO PAGOS PRESUPUESTALES APGRFGTEPT10.
 

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Encargado de tramitar las obligaciones GIT Gestión Recursos Financieros (Tesorería)

VIENE DEL PROCEDIMIENTO PAGOS PRESUPUESTALES APGRFGTEPT10. Tramita orden de pago, verificando por cual recurso está constituida la caja menor.
 

Cuando la constitución de la caja menor sea por recursos propios se tramita la obligación directamente y cuando la caja menor está constituida por los recursos de la nación solicita el dinero a la Dirección del Tesoro Nacional.
 

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Coordinador GIT Gestión Recursos Financieros Tesorería

Recibe, los documentos que soportan el pago, revisa la información contenida para el pago y por medio electrónico efectúa el giro, informa vía correo electrónico a los cuentadantes de la consignación realizada, el primer día (1) hábil de haber tramitado la orden de pago.
 

Los documentos que soportan el pago son: Primera copia de la resolución por la cual se reconoce gastos de caja menor y se ordena su reembolso, Original del CDP, Registro Presupuestal, Orden de Pago junto con la carpeta Informe Movimiento Diario teniendo en cuenta la tabla de retención documental.
 

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Encargado de caja menor

Registra el ingreso (reembolso caja menor) en el sistema SIIF Nación y pasa al PROCEDIMIENTO CONSTITUCION Y EJECUCIÓN DE CAJA MENOR APGSAGADPT19.