ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE CONSUMO DE COMBUSTIBLE

VERSION: 3.0

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Identifica las necesidades de combustible, estima el valor de acuerdo con los gastos efectuados en periodos anteriores. y pasa al procedimiento EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL APGRFSFIPT07
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Proyecta justificación para la contratación de suministro de combustible para los vehículos de propiedad de la entidad, firma y pasa para aprobación del Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe y revisa Justificación para la contratación de suministro de combustible para los vehículos de propiedad de la entidad, revisa y firma como señal de aprobación. Envía la Justificación para la contratación de suministro de combustible para los vehículos de propiedad de la entidad al Director General para su respectiva aprobación.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL APGRFSFIPT07. Recibe Original Certificado de Disponibilidad Presupuestal, ingresa al portal de Colombia compra eficiente, solicita cotización del producto, con la cotización selecciona los proveedores, analiza los precios ofrecidos por cada proveedor y escoge el de mejor oferta económica. Una vez se ha elegido el proveedor se procede a diligenciar la orden de compra e la imprime, está queda dispuesta a que el ordenador del gasto la pruebe.
 

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Director General/ Dirección General

Recibe, revisa y aprueba la Justificación para la contratación de suministro de combustible y devuelve al Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para que convoque a comité de contratación.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Solicita a la Secretaria del Comité de Contratación, mediante correo electrónico, que se convoque al Comité para consideración de la contratación de suministro de combustible. PASA AL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACION ESDESDIGPT06. Expone la necesidad de contratar el suministro de combustible, ante los miembros del comité con la justificación para la contratación de suministro de combustible para los vehículos de propiedad de la entidad con la orden de compra sin aprobar por ordenador del gasto. En caso de ser aprobada la contratación, entrega al encargado del GIT Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos para elaboración de memorando de entrega de los documentos a la Oficina Asesora Jurídica.
 

En Caso de no aprobarse la Contratación por parte del comité los documentos se archivan en el proceso Gestión Bienes Compras y Servicios Administrativos
 

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Director General/ Dirección General

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACION ESDESDIGPT06 Ingresa al portal Colombia compra eficiente y busca la orden de compra y la aprueba.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Ingresa al portal Colombia compra eficiente, una vez aprobada la orden de compra registrada por Dirección General e imprime la orden de compra.
 

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Secretaria / del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMITÉ DE CONTRATACION ESDESDIGPT06 Proyecta memorando de envió de los siguientes documentos a la Oficina Asesora jurídica: justificación y Original del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y orden de compra para la asignación de interventor.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe, revisa y aprueba memorando de envió de documentos a la Oficina Asesora Jurídica para la asignación de interventor y solicitud de registro presupuestal. Pasa al Encargado de proyectar encargado de proyectar memorando del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para su digitalización en el programa de correspondencia y entrega de la documentación a la Oficina Asesora Jurídica.
 

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Secretaria / GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Realiza memorando junto con la justificación, cotizaciones y Original del Certificado de Disponibilidad Presupuestal y posteriormente los entrega a la Oficina Asesora Jurídica para la asignación de interventor y solicitud de registro presupuestal.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Reasigna en el programa de correspondencia el memorando de envió de documentos a la Oficina Asesora Jurídica. Pasa al procedimiento APGRFSFIPT08 EXPEDICIÓN DE REGISTRO PRESUPUESTAL
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe designación por parte del Director General para el seguimiento del contrato de suministro de combustible, junto con los originales de Certificado de Disponibilidad Presupuestal, justificación y Registro Presupuestal.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Informa a los conductores mecánicos que proveedor fue seleccionado y los lugares de suministro para la provisión de combustible de los vehículos de propiedad FPS.
 

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Conductor Mecánico Del GIT Gestión Bienes, Compras Y Servicios Administrativos.

Realiza desplazamiento a los lugares establecidos para provisión de combustible, reciben tiquete de la estación de servicio de gasolina, verificando la cantidad de combustible registrada en el tiquete con el el surtidor de gasolina y este es entregado al Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe semanalmente el tiquete de los conductores mecánicos de cada vehículo y diligencia el Formato Control de Combustibles código APGSAGADFO20, plasmando la información del tiquete, con el fin de controlar el consumo de combustible.
 

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Coordinador GIT Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe Los quince (15) días calendario de cada mes la factura con copia del pago de los parafiscales de la Estación de servicio, verifica lo facturado con el Formato Control de combustible código APGSAGADFO20. Diligencia el formato de cumplimiento del contrato para pago código APGRFSFIFO01, para pago de la factura y lo envía al Grupo Interno de Trabajo Gestión Contabilidad con los Original de factura, CDP Y RP para su correspondiente pago. PASA AL PROCEDIMIENTO CAUSACION DE PASIVOS APGRFGCOPT01.
 

Al finalizare el contrato e imprime el formato Control de Combustibles código APGSAGADFO20 y lo envía a la oficina Asesora Jurídica para su correspondiente archivo