ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CIERRE DE INVENTARIOS TRIMESTRAL

VERSION: 3.0

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO BOLETIN DIARIO DE ALMACÉN APGSAAGADPT01. Genera trimestralmente en el sistema Financiero, módulo de Inventarios, el reporte Inventario Valorizado por bodegas de bienes de consumo y devolutivo de los bienes adquiridos por la entidad y de Transferencia de Ferrocarriles Nacionales de Colombia, compara los totales del mismos con el formato Boletín Diario de Almacén APGSAGADFO13 del ultimo día hábil de cada trimestre para comprobar la razonabilidad de los saldos, esta actividad se realiza los primeros ocho (8) días calendario de cada cuatrimestre.
 

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Encargado del Manejo de Almacén y el Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Realizan cada seis (6) meses físico en el almacén de la entidad, inventario de las bodegas Nos. 11, 12, 15 y 16 a los bienes de consumo y devolutivos, bienes adquiridos por la entidad con el contra el Inventario Valorizado por bodegas el sistema Financiero, módulo de Inventarios. Se procede realizar el acta de Inventario código APGDOSGEFO01, plasmando cantidades, descripción valores unitarios y valores totales por bodega y se procede su legalización; actividad que se realiza durante 10 primeros días calendario vencido el semestre.
 

Las Bodegas están clasificadas de la siguiente manera: Bodegas 11: Unidad de salud Consumo y 12: Unidad de salud Devolutivos. Bodega 15 Unidad Pensión Consumo y 16: Unidad Pensión Devolutivos.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO ACTUALIZACIÓN ACTIVOS FIJOS APGSAGADPT22. Recibe Listado por clase de Activo Fijos del encargado de los Activos Fijos del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para que sea incorporado en la carpeta Informe Cierre de Inventario Trimestral al igual el reporte Inventario Valorizado por bodegas de bienes de consumo y devolutivos, el formato Boletín Diario de Almacén APGSAGADFO13 del ultimo día hábil de cada trimestre y el acta de Inventario en el formato Acta APGDOSGEF001, teniendo en cuenta la tabla de retención documental.
 

El archivo del formato Acta código APGDOSGEF001 en la carpeta Informe Cierre de Inventario Trimestral es cada 6 meses..
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Elabora memorando remitiendo el Cierre de Inventario dirigido al GIT de Contabilidad. Entrega al Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para su correspondiente verificación y firma del memorando de Cierre de Inventario según corresponda el trimestre.
 

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Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.

Recibe carpeta Informe Cierre de Inventario Trimestral; Con los siguientes documentos: original de: Listado por Clase de Activos Fijos, el reporte Inventario Valorizado por bodegas de bienes de consumo y devolutivos, el formato Boletín Diario de Almacén APGSAGADFO13 del ultimo día hábil de cada trimestre y el acta de Inventario formato APGDOSGEF001 y memorando de Cierre de Inventario, revisa, analiza y firma como señal de aprobación.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe la carpeta Informe Cierre de Inventarios Trimestral con todos los documentos anteriormente descritos y saca una copia de los mismos archivándolos según corresponda en la tabla de retención documental. La carpeta origina es enviada a través del memorando al GIT Contabilidad para su verificación en la contabilidad de la entidad. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS -COMPROBANTE DEPRECIACIONES Y AMORTIZACIONES DE ACTIVOS FIJOS APGRFGCOPT10