ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO BOLETIN DIARIO DE ALMACEN

VERSION: 3.0

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE LOS SIGUIENTES PROCEDIMIENTOS: -CONSTITUCION Y EJECUCION DE CAJA MENOR CODIGO APGSAAGADPT19. -SELECCIÓN ABREVIADA DE MENOR CUANTIA -SELECCIÓN ABREVIADA –SUBASTA INVERSA -CONTRATACIÓN DE MÍNIMA CUANTÍA -CONTRATACIÓN DIRECTA Revisa la descripción de los bienes y sus cantidades consignados en las copias de las facturas, contratos de compraventa de materiales y suministros, copia del Formato Certificado de no existencia Código APGSAGADFO09 contra los elementos físicos. Clasifica los elementos por código y descripción.
 

Compras por caja menor se recibe copia de la factura y Formato Certificado de no existencia Código APGSADADFO09. Para la adquisición de bienes por Selección Abreviada de Menor Cuantía, -Selección Abreviada Subasta Inversa, Contratación de Mínima cuantía y Contratación Directa se recibe copia de factura y copia contrato de compraventa de materiales.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Almacena los bienes en el almacén general de acuerdo con su descripción, procede a realizar los respectivos ingresos en el sistema financiero de inventarios, por bodega de acuerdo a su clasificación. Genera interface en el sistema contable e imprime los informes de recibo de materiales, Comprobante Diario, firma y entrega para aprobación con todos sus soportes al Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 

Los elementos se clasifican: De acuerdo por del recurso de la erogación del gasto ya sea por la unidad salud o unidad de pensión y clase de elementos bien sea de consumo o devolutivos. Las compras por caja menor fuera de Bogotá solo se realiza el ingreso de los bienes devolutivos en el sistema de inventarios Para todas las compras por caja menor en la ciudad de Bogotá se ingresa al sistema de inventarios.
 

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Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Revisa los Informes de recibo de materiales, Comprobante de Diario, copia del contrato de compraventa de materiales y suministros, copia del Formato Certificado de no existencia Código APGSAGADFO09, que coincida la información con las Copias de la Factura, según corresponda. Firma como señal de aprobación, entrega al encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para su correspondiente archivo en la carpeta boletín diario almacén teniendo en cuenta lo establecido en la tabla de retención documental.
 

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Secretarias / Dirección /General Secretaria General / Subdirectores, Jefes Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo

Solicitan a través de correo electrónico al encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos, listado suministro de bienes, para el funcionamiento del FPS dentro de los diez (10) primeros días calendario. En el caso de solicitar elementos devolutivos el correo lo enviara cada funcionario al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe e imprime correo electrónico los diez (10) primeros días calendario, de cada mes, de los distintos procesos del Fondo la solicitud de los elementos de papelería. Verifica en el sistema financiero módulo de inventarios la existencia y cantidad de los elementos de papelería y/o bienes devolutivos. Procede a organizar y distribuir los bienes solicitados por los distintos procesos del Fondo.
 

Una vez verificada la existencia de elementos en el inventario, se establece la cantidad a entregar.
 

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Funcionarios FPS

Reciben los bienes del Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos, confronta cantidades y elementos que estén relacionados en la solicitud y firman el mismo.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Realiza los egresos de almacén en el sistema financiero módulo de inventarios e imprime el reporte “Informe de salida de materiales” y recoge firma de los funcionarios.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA SUBASTA INVERSA Y VENTA DE BIENES MUEBLES APGBTGADPT03. Para el caso de ventas de bienes muebles adquiridos por la entidad o por transferencia de los Extintos Ferrocarriles Nacionales de Colombia, se realiza egresos de almacén en el sistema financiero módulo de inventarios con la respectiva copia del contrato de compraventa, copia acta de entrega de los bienes formato Acta código APGDOSGEF001, según corresponda. Imprime el reporte informe de salida de materiales.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE PÉRDIDA O HURTO DE BIENES MUEBLES APGBTGADTPT06 Y BAJA DE BIENES MUEBLES POR OBSOLESCENCIA, INSERVIBLES O NO NECESARIOS APGSAGADPT23. Para el evento de una perdida ya sea por hurto o por baja de elementos, por obsolescencia o bienes inservibles, se realiza el egreso de almacén en el sistema financiero, módulo de inventarios, con la copia del denuncio e informe del hurto y acta de pérdida o acta de baja de bienes muebles por obsolescencia o inservibles en el formato APGDOSGEF001, según sea el caso, e imprime el reporte “Informe de salida de materiales y el “reporte comprobante diario de Almacén”.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Diligencia e imprime el formato APGSAGADFO13 Boletín Diario de Almacén, Informes de Salida de Materiales y el reporte Comprobante de Diario, entrega documentos soportes de los egresos de almacén, para la aprobación del Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos.
 

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Coordinador del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe formato APGSAGADFO13 Boletín Diario de Almacén, Informes de Salida de Materiales y el reporte Comprobante de Diario al igual que los documentos soportes de los egresos de almacén, revisa que coincidan los elementos y valores ahí relacionados y firma. Entrega al Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos para su correspondiente archivo y envío al Grupo Interno de Trabajo Gestión de Contabilidad.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe los informes Recibo de materiales, Salida de materiales, Reporte Comprobante de Diario y el formato código APGSAGADFO13 Boletín Diario de Almacén debidamente firmados, procede su archivo en la carpeta boletín diario almacén según lo establecido en tabla de retención documental.
 

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Encargado del Manejo de Almacén del GIT de Gestión Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Envía al quinto día hábil, de cada semana, al Grupo Interno de Trabajo Gestión de Contabilidad los informes de recibo y salida de materiales, reporte comprobante de diario y el formato código APGSAGADFO13 Boletín Diario de Almacén con todos los soportes.