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ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONSTITUCION DE RESERVA PRESUPUESTAL


VERSION: 3.0

   CÓDIGO: APGRFSFIPT15   FECHA DE APROBACION: 18 - DICIEMBRE - 2017

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Tipo de proceso:  AP    APOYO
Proceso:  APGRF    GESTION DE RECURSOS FINANCIEROS
Procedimiento:  APGRFSFIPT15    CONSTITUCION DE RESERVA PRESUPUESTAL
Acrividades Responsable del Procedimiento:
 		    SUBDIRECTOR FINANCIERO
 
Actividades Entorno Entorno Imprimir Imprimir
Actividades
No. Cargo Actividad Observaciones

(1)

Encargado de la Constitución de las Reservas Presupuestales /Subdirección financiera

Genera mediante Sistema Financiero vigente, el listado de Compromisos (Registros presupuestales) sin ejecutar de la vigencia. Solicita mediante correo electrónico a los responsables de los procesos, supervisores o interventores de los contratos, la solicitud de necesidad en la constitución y/o liberación de reservas presupuestales; anexa al correo electrónico el listado de Registros Presupuestales descrito anteriormente, y se envía la última semana del mes de noviembre de cada vigencia.
 


 

(2)

Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo, Supervisores o interventores

Analiza los Saldos por ejecutar de los Registros Presupuestales y determina la cuantía para solicitar la constitución y/o liberación de las reservas presupuestales. Envía memorando a la Subdirección Financiera solicitando la constitución de Reservas Presupuestales, a más tardar el octavo día calendario del mes de enero de la siguiente vigencia.
 


 

(3)

Encargado de la Constitución de las Reservas Presupuestales / Subdirección financiera

Recibe memorando de solicitud de constitución de Reservas Presupuestales. Verifica los datos de los memorandos de solicitud de Constitución de Reservas Presupuestales frente a los saldos de los Registros Presupuestales que a 31 de diciembre de la vigencia no han sido obligados, teniendo en cuenta los topes establecidos por la Ley Orgánica de Presupuesto.
 


 

(4)

Encargado de la Constitución de las Reservas Presupuestales /Subdirección Financiera

Elabora documento de constitución de las Reservas Presupuestales clasificándolo según el formato establecido en la Resolución 036 de 1998 verificando la pertinencia de los registros. El documento de la constitución de reservas presupuestales es entregado al Subdirector Financiero para su revisión y firma a más tardar el 17 de enero, o el día hábil anterior.
 


 

(5)

Subdirector Financiero/Subdirección Financiera

Recibe, revisa y firma el documento de constitución de Reservas Presupuestales, a más tardar el 17 de enero o el día hábil anterior. Se envía para revisión y Firma del Director General.
 


 

(6)

Director General/Dirección General

Recibe, revisa y firma el documento de constitución de Reservas Presupuestales y devuelve a la Subdirección Financiera, para su envío a la Dirección General de Presupuesto Público Nacional – Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
 


 

(7)

Secretaria /Subdirección Financiera

Elabora oficio remisorio enviando copia del documento de constitución de Reservas Presupuestales a la Dirección General de Presupuesto Público Nacional – Ministerio de Hacienda y Crédito Público, a más tardar el 19 día calendario del mes de enero y lo radica en el programa de correspondencia. La constitución de las Reservas Presupuestales debe quedar radicada en el Ministerio de Hacienda y Crédito Público a más tardar el 20 de enero o día hábil anterior PASA AL PROCEDIMIENTO APGDOSGEPT10 CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS
 


 

(8)

Encargado de la Constitución de las Reservas Presupuestales /Subdirección financiera

Ingresa al Sistema Financiero vigente y realiza los registros para la Constitución de Reservas Presupuestales de acuerdo a la Guía para trasladar compromisos que constituyen Reservas Presupuestales del Sistema Financiero, según las fechas definidas por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Genera reporte en el Sistema Financiero del listado de Compromisos - Reservas Presupuestales y verifica que los allí existentes son los mismos que aparecen en el documento remitido a la Dirección General de Presupuesto Público Nacional – Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
 


 

(9)

Encargado de la Constitución de las Reservas Presupuestales /Subdirección financiera

Envía correo electrónico de las Reservas Presupuestales al Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficinas Asesoras, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo y Supervisores o interventores. Pasa copia del documento recibido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, correspondiente a la constitución de Reservas Presupuestales a la Secretaria de la Subdirección Financiera.
 


 

(10)

Secretaria /Subdirección Financiera

Archiva copia del documento recibido por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público, correspondiente a la constitución de Reservas Presupuestales según las tablas de retención documental establecidas.
 


 

REGISTROS
CódigoRegistroDependencia
N/A-15Correo Electrónico Solicitud de Constitución de Reservas PresupuestalesSUBDIRECCION FINANCIERA
N/A-16Memorando Solicitud de constitución de Reservas PresupuestalesSecretario General, Subdirectores, Jefes de Oficina y/o Coordinadores de Dependencia
N/A-17Oficio Remisorio Constitución Reservas Presupuestales Subdirección Financiera

 
PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividadDescripcion del riesgoMétodo de controlFrecuenciaResponsable
APGRFSFIPT1503Que no coincida el saldo del Registro Presupuestal con lo definido en el memorando de solicitud de constitución de Reserva Presupuestal.Verifica los valores y rubros de los memorandos de solicitud de Constitución de Reservas Presupuestales contra los valores y rubros generados en el sistema financiero.AnualEncargado de la Constitución de las Reservas Presupuestales Y Subdirector Financiero
APGRFSFIPT1509Registro equivocado de valor y catálogo presupuestalConfrontar los valores y rubros presupuestales de lo constituido en el Sistema Financiero vigente con lo aprobado por el Ministerio de Hacienda y Crédito Público.AnualEncargado de la Constitución de las Reservas Presupuestales Y Subdirector Financiero
APGRFSFIPT1509Que no haga el traslado en el Sistema Financiero de la totalidad de los compromisos sobre los cuales se solicitó reservas presupuestales.Verifica que los compromisos que aparecen en el documento remitido a la Dirección General de Presupuesto Público Nacional – Ministerio de Hacienda, sean consistentes con los reflejados en el Sistema Financiero como Compromisos – Reservas Presupuestales.AnualEncargado de la Constitución de las Reservas Presupuestales Y Subdirector Financiero

 
CONTROL DE CAMBIOS
VersiónFecha y acto administrativo de aprobaciónCambioSolicitante
1.0Resolucion 4077 - 15/10/2013 Se elaboró el Procedimiento documentando las Actividades para constituir el rezago presupuestalERNESTO CARVAJAL MORENO
2.0Resolución 1418 - 04/09/2015 Modificación de responsables, inclusión de términos para la entrega al Subdirector Financiero de las reservas Presupuestales, hallazgo CI00115-P.Luz Fany Vaca Gutiérrez
3.0Resolución 1944 - 18/12/2017 Se modificó el nombre del procedimiento, el objetivo, el alcance, los documentos de consulta, la interrelación de procedimientos, se actualizaron las normas aplicables al mismo, se modificaron las definiciones, se actualizaron los cargos responsables de actividades, se modificaron las actividades 1,2,5,6,7,8,9 y 10, se actualizaron los registros y los puntos de control.Luz Fany Vaca Gutiérrez

 
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: Julio Eduardo Landinez RodríguezCargo: Profesional Subdirección FinancieraFecha: 28/06/2017Firma:
Revisión técnica: Yeris Vanessa de la Hoz R.Cargo: Profesional de ApoyoFecha: 17/07/2017Firma:
Aprobó: Acto Administrativo:1944Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad.Fecha: 18/12/2017Firma: