ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO PAGOS NO PRESUPUESTALES Y DE ACREEDORES VARIOS POR GIROS RECHAZADOS Y/O NO RECLAMADOS

VERSION: 4.0

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Encargado de Verificar obligaciones del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS: APGRFGCOPT01 REGISTRO DE OBLIGACIONES PRESUPUESTALES APGRFGCOPT03 NOTA CREDITO ACEEDORES VARIOS. Recibe del GIT de Contabilidad en medio físico las obligaciones no presupuestales los soportes establecidos en el APGRFGCOIT04 Instructivo para Pago de Obligaciones Presupuestales y No presupuestales, verificando que los radicados se encuentren descargados en el Sistema de Correspondencia Vigente. Las Deducciones para el pago de Impuestos deben ser remitidas por el GIT de Contabilidad a través de Correo electrónico dentro de los 5 días hábiles de cada mes.
 

Opera para todas las deducciones practicadas a las órdenes de pago presupuestales y los Acreedores Varios Constituidos
 

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Encargado de Verificar Obligaciones de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Verifica que cada uno de los soportes de las deducciones o descuentos corresponda a lo establecido al APGRFGCOIT04 Instructivo para Pago de Obligaciones Presupuestales y No presupuestales y que los valores ordenados a girar corresponden al descuento realizado a empleados, proveedores y/o contratistas. En caso de que los soportes no estén completos o existe error en algún documento, se devuelve al GIT de Contabilidad a través del Sistema de Correspondencia, justificando la Devolución. Verifica para el caso de los impuestos que el valor total reportado a través de correo electrónico por el Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad, corresponda al total de los impuestos generados de las órdenes de pago presupuestales del periodo a pagar, de acuerdo con el reporte del sistema Integrado de Información Financiera – SIIF, de existir diferencia solicita al GIT de Contabilidad Aclaración a través de correo electrónico a más tardar al día siguiente. Verifica para el giro de acreedores Varios por pagos rechazados y/o no cobrados, que esté constituido el pasivo tanto en el sistema financiero SIIF como en el sistema local SAFIX y revisa si los recursos se encuentran devueltos provisionales al Tesoro Nacional y/o se encuentran en la Tesorería de la Entidad, en caso de encontrase devueltos provisionales al Tesoro Nacional se procesa el pago con traslado a Pagaduría. Verifica para el giro de recursos en cuenta bancaria de los procesos de cobro coactivo que el valor a girar corresponde al ordenado en el Auto suscrito por el funcionario ejecutor y en el oficio suscrito por el ordenador del Gasto. Pasa el Encargado de Generar Órdenes de Pago No Presupuestales.
 

Dentro de los soportes anexos debe presentarse la certificación bancaria con cuenta creada en el aplicativo SIIF.
 

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Encargado de Generar Ordenes de Pago no Presupuestales del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

• Genera las órdenes de pago no presupuestales por Unidad Ejecutora con destino al Beneficiario Final y genera el listado del SIIF y pasa para Autorización del Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería. • Genera las Órdenes de Pago no Presupuestales con Traslado a Pagaduría a la cuenta bancaria que corresponda y que se encuentre autorizada, conforme a la fuente del recurso (Fuente Nación o Fuente Propios) y autoriza. Una vez culminado el proceso SIIF y que ingresen los recursos a la cuenta bancaria solicitada, procede a generar la orden de pago No Presupuestal extensiva. Pasa al coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería para generar la Orden Bancaria y giro a beneficiario final. El traslado a Pagaduría queda efectivo dentro de los dos días hábiles siguientes a la generación de la Orden de Pago No Presupuestal • Genera la estructura del comprobante contable manual de giro, tanto en el Sistema Integrado de Información Financiera SIIF como en el aplicativo local SAFIX pasa al encargado del perfil Gestión Contable para que suba la estructura al SIIF e imprima el comprobante contable. Pasa al Coordinador del Grupo Interno de Trabajo de Tesorería para giro. Pasa al Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería • Verifica y procesa en el SIIF el pago por compensación retenciones DIAN e informa por correo electrónico al Coordinador GIT de Contabilidad con el fin de que el contador de la Entidad pueda registrar la declaración la plataforma MUISCA de la DIAN y prepare y preapruebe el pago por compensación. Pasa al Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería
 

Existen cuatro medios de pagos no presupuestales: • Beneficiario Final • Traslado a Pagaduría. • Pagos por compensación. • Pagos de Acreedores por pagos rechazados y/o no cobrados.
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

• Recibe el listado de las órdenes de Pago NO Presupuestales generadas en SIIF con los documentos soporte y revisa que hayan sido validados por el encargado de verificar obligaciones y revisa que el total de órdenes de pago procesadas correspondan a la facturación presentada y procede autorizar. El pago al beneficiario final le queda disponible dentro de los dos días hábiles siguientes. • Recibe las Órdenes el pago No Presupuestales con traslado a Pagaduría junto con los documentos soporte y verifica que los recursos hayan ingresado a la cuenta bancaria respectiva y procede a realizar la Orden Bancaria en el Sistema Integrado de Información Financiera para luego generar el giro al beneficiario final en la plataforma de la Entidad Financiera donde se encuentren los recursos. Pasa a la generación del giro en la plataforma de la Entidad Financiera. • Verifica los datos incluidos en el documento de pago por compensación de retenciones DIAN generado por el Contador de la entidad, si el número del Formulario, el números de los Recibos de pago, el Valor de los recibos y el código de seguridad asignado por el sistema MUISCA en la presentación de la declaración respectiva coincide con los registrados por el Contador en el SIIF y procede a Aprobar, conforme a la GUIA “PAGO POR COMPENSACIÓN RETENCIONES DIAN” Genera el comprobante de pago (2 copias: Una para el GIT Contabilidad y otra para el GIT de Tesorería) PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFGTEPT15 MOVIMIENTO DE TESORERIA
 

La DTN dispersa los pagos a beneficiario final una vez el pagador de la Entidad autorice
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

Genera los giros en la estructura definida por la Entidad Financiera donde se encuentren los recursos e imprime el reporte del giro. Autoriza los giros conforme a las condiciones de manejo establecidas y medidas de seguridad implementadas por las entidades financieras. (Confidencialidad). PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFGTEPT15 MOVIMIENTO DE TESORERIA. Autoriza los pagos PSE del pago de Planillas de Autoliquidación de aportes a salud de los Funcionarios de Planta previamente cargadas por Talento Humano y Autoriza el giro pago Planillas de Autoliquidación de Pensionados y Giros de Embargos a través de Banco Agrario constitución de depósitos judiciales previamente cargadas por el proceso responsable Prestaciones Económicas respectivamente. Genera el soporte del giro por pagos PSE. PASA AL PROCEDIMIENTO APGRFGTEPT15 MOVIMIENTO DE TESORERIA. Establece los casos es necesario el pago mediante Cheque de Gerencia y/o Débito de la cuenta bancaria, pasa al encargado de las funciones de pagador.
 

Para el caso de las deducciones de las nóminas de pensionados los archivos planos son generados por el GIT de Prestaciones Económicas y remitidos al GIT de tesorería mediante correo electrónico con las medidas de seguridad establecidos.
 

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Encargado de las funciones de Pagador del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Genera el oficio a la entidad financiera solicitando el cheque de gerencia indicando: Clase de Cuenta Bancaria (corriente o ahorros), Número de la Cuenta Bancaria a afectar, Nombre completo del Beneficiario del Cheque de Gerencia, NIT del beneficiario del cheque de Gerencia y valor del cheque y concepto. Impone en el original del oficio las condiciones de manejo establecido (confidencial) y pasa para Revisión y Firma del Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería. Genera el oficio solicitando el débito de la cuenta bancaria con destino al beneficiario indicando Clase de Cuenta Bancaria (corriente o ahorros), Número de la Cuenta Bancaria a afectar, Nombre completo del Beneficiario, NIT del beneficiario del débito, valor a debitar y concepto, adicionalmente para las operaciones SEBRA debe relacionar el código de la operación, código de portafolio de acuerdo con la unidad ejecutora y la cuenta destino del Tesoro Nacional radicada en el Banco de la República Impone en el original del oficio las condiciones de manejo establecido (confidencial) y pasa para Revisión y Firma del Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería.
 

Las operaciones SEBRA operan exclusivamente cuando se efectúan reintegros a la Dirección del Tesoro Nacional o se realizan traslados de recursos a la Cuenta única Nacional
 

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Coordinador Grupo Interno de Trabajo de Tesorería del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

Revisa el oficio que se enviará a la entidad financiera ordenando, expedir cheque de gerencia, débito bancario y/o operación SEBRA, verificando la pertinencia del débito conforme a los actos administrativos y valida que se encuentre sujeto a las medidas de seguridad establecidas y condiciones de manejo (firmas, sellos). Pasa a los procedimientos de: • APGDOSGEPT10- CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR MENSAJERO Y/O POR CUALQUIER EMPRESA DE CORREOS. • APGRFGTEPT15 - MOVIMIENTO DE TESORERIA.
 

El oficio debe contener el número de cuenta bancaria a debitar, valor a debitar, Nombre del Beneficiario del Débito y/o cheque de gerencia con el respectivo Nit., el concepto del pago y el nombre de la persona autorizada para recoger el cheque de gerencia indicando el número de documento de identidad.
 

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Encargado de Generar las Ordenes de Pago No Presupuestales del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Verifica diariamente en el sistema Integrado de Información Financiera que las órdenes no presupuestales se encuentren en estado pagado de no ser así, revisa la causal del rechazo y de ser necesario solicita soporte técnico a la mesa de ayuda dispuesta por el SIIF, una vez solucionado vuelve a la actividad 3.
 

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Secretaria del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Genera en el sistema de Correspondencia el Oficio ordenando al banco debitar la cuenta bancaria para ser abonado a las entidades recaudadoras de impuestos. Para el caso de embargos y/o giros a cuentas del Banco Agrario solicita cheque de Gerencia Pasa para revisión y aprobación del Coordinador del GIT Tesorería.
 

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Autorizado a recibir de parte del Banco el Cheque de Gerencia del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

Recoge el Cheque de Gerencia o la Nota Débito del cargo a la cuenta correspondiente más tardar al día hábil siguiente de haber radicado el oficio en el Banco. Realiza la entrega a la Secretaria Pagador.
 

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Secretaria GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Elabora la consignación del cheque de Gerencia de acuerdo con las instrucciones especiales de pago y Relaciona el cheque en el libro de Entrega de Cheques. Hace firmar al encargado de realizar las consignaciones en los bancos. El libro de entrega de cheques debe quedar en Custodia de la Tesorería de acuerdo con las TRD.
 

El mismo día el encargado de realizar las consignaciones en los bancos debe regresar la copia de la consignación realizada a la secretaria ejecutiva pagador, quien la anexa en el libro de Entrega de Cheques.
 

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Encargado de reportar información de los Pagos No Presupuestales del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERÍA

Reporta dentro de los primeros 5 días hábiles de cada mes los pagos No Presupuestales del mes anterior de la facturación de urgencias por hospitales y/o clínicas y reembolsos médicos efectuado a los afiliados, al proceso Gestión de Servicio de Salud.