ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO LEGALIZACIONES DE REEMBOLSOS Y CIERRE DE CAJAS MENORES

VERSION: 1.0

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Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe de Secretaria General copias en físico de resoluciones apertura cajas menores al GIT Contabilidad dentro de la tercera semana del mes de Enero del año en curso, para el control del rubro asignado a caja menor y como soporté para el cierre al final de la vigencia.
 

(2)

Secretaria / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe de los responsables del manejo de caja menor la documentación soporte de su legalización en físico y/o solicitud de reembolso para dejar constancia de fecha de recibido.
 

(3)

Responsable/ CAJA MENOR CENTRAL Y DIVISIONES

Envía mediante correo institucional al área de Contabilidad la Ejecución, relación y las deducciones de caja menor en Excel (el día que envía los soportes en medio físicos) para su revisión por parte del GIT Contabilidad.
 

Guía Caja Menor SIIF como punto de partida para realizar las legalizaciones en sistema financiero de la entidad.
 

(4)

Secretaria /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Entrega al encargado Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad Soportes el día de la recepción o el día hábil siguiente.
 

Soportes deben ser enviados, según los requisitos exigidos por ley.
 

(5)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Verifica el egreso de caja menor con el recibo, factura o formato de legalización, que los egresos estén firmados por el responsable de caja menor y quien recibe, corroborando que las deducciones se realizaron de manera correcta, y de acuerdo a la ley, esta revisión se debe realizar dentro de los cinco primeros días hábiles después de recibida la información en físico. Una vez la entidad incurra en un gasto que afecte los recursos aprobados por caja menor por todo concepto, se tienen cinco días hábiles a partir de esta fecha para su respectiva legalización del gasto.
 

Si las facturas vienen en papel químico deben anexar fotocopia del documento.
 

(6)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Verificar que las facturas sean originales y cumplan con los requisitos de establecidos en la ley, (Código de Comercio)
 

En caso contrario se devuelve a la responsable de caja menor.
 

(7)

Encargado de legalizaciones de caja meno /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Para el caso de compras se debe anexar el comprobante de entrada al almacén y el certificado de no existencia, en caso contrario se devuelve el rembolso a la responsable de la caja menor. Pasa el procedimiento APGSAGADPT02 - Ingreso de Bienes Muebles Tangibles e Intangibles al Almacén.
 

En el caso de las divisiones externas se envía correo electrónico y se remite copia de factura al funcionario encargado del área de gestión administrativa para que realice el registro y remita a contabilidad el soporte de entrada al almacén.
 

(8)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Viene del procedimiento APGSAGADPT02 - Ingreso de Bienes Muebles Tangibles e Intangibles al Almacén. Realiza entrada al almacén y entrega copia al encargado de Contabilidad a más tardar el día siguiente hábil.
 

(9)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe el soporte de entrada al almacén del encargado del área de Gestión Administrativa el día siguiente hábil de recibido la copia, para dejar como soporte en la compra por elementos devolutivos de las divisiones externas en la carpeta del reembolso o legalización definitiva.
 

(10)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Envía correo electrónico al responsable de la caja menor indicando las correcciones si son necesarias o de lo contrario solicita al responsable de caja menor el consecutivo de reembolso o cierre. En el caso de las correcciones de las divisiones externas, las responsables de cajas menores a mas tardar el día hábil siguiente deben enviar por correo electrónico copia de las correcciones realizadas, y enviar los soportes originales cuatro días hábiles después de recibido el correo.
 

Para correcciones en físico se devolverá la caja menor al cuentadante para que realice los cambios y solicite nuevamente el reembolso.
 

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Responsable/ CAJA MENOR CENTRAL Y DIVISIONES

Realiza la solicitud del reembolso en el sistema de información financiera la responsable de caja menor y envía por correo electrónico el número del consecutivo o cierre de la caja menor, esto se debe realizar cuando el reembolso se encuentre revisado o si hay modificaciones se encuentren debidamente corregidas.
 

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Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Diligencia el Formato de la lista de chequeo soportes caja menor (APGRFGCOFO12) y codifica para registro contable. Diligencia el Formato Deducciones de caja menor (APGRFGCOFO13 y codifica para registro contable.
 

Solo si aplica se diligencia el formato de deducciones.
 

(13)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Genera la cuenta por pagar del egreso de caja menor y la legalización en el aplicativo financiero, escribe el consecutivo en la portada y realiza el comprobante manual afectando el gasto.
 

Para la ejecución de esta actividad es recomendable consultar la: Guía reembolso recurso caja menor SIIF punto de partida de las cuentadantes para legalización. Guía Cargue de Registros Contables Manuales método de cargue de los comprobantes de legalización en el aplicativo financiero.
 

(14)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Imprime y anexa las listas de chequeo, envía correo electrónico al responsable del GIT gestión administrativa indicando el número de solicitud, la cuenta por pagar y la legalización del reembolso de la caja menor que arroja el sistema Información Financiera. Soporte para la expedición del CDP.
 

El área de Contabilidad salvaguardara los soportes hasta entregar a tesorería con la obligación para el pago.
 

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Encargado de solicitud del CDP/GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Realiza la solicitud del CDP Y envía original al Encargado de Presupuesto para la expedición del certificado de disponibilidad Presupuestas (por evento). Pasa al procedimiento APGRFSFIPTO7- Expedición de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
 

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Encargado de realizar los CDP /GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERA-PRESUPUESTO

Recibe solicitud del CDP, Elabora el CDP Y envía original al Encargado de Gestión Administrativa.
 

(17)

Encargado de realizar la resolución /GRUPO INTERNO DE TRABAJO GESTION BIENES, COMPRAS Y SERVICIOS ADMINISTRATIVOS

Realiza la resolución y entrega al encargado de presupuesto para la expedición del compromiso. Pasa a el procedimiento APGRFSFIPTO8- Expedición Registro Presupuestal. Pasa a el procedimiento APGRFSFIPT10 – Procedimiento Administración PAC
 

(18)

Encargado de realizar compromisos/GRUPO INTERNO DE TRABAJO FINANCIERA-PRESUPUESTO

Recibe original de CDP, primera copia resolución y realiza Compromiso entrega al responsable de Contabilidad.
 

(19)

Encargado de las cuentas por pagar /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe original de CDP, primera copia resolución, original Compromiso, realiza la Obligación en el Sistema de Información Financiera, anexa a la carpeta de soportes de legalización para firma del Coordinador de Grupo Interno de Contabilidad. Pasa al procedimiento APGRFGCOPT01- Causación de pasivos
 

(20)

Encargado de las OP/GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

Pasa al procedimiento APGRFGTEPT10- Pagos Presupuestales.
 

(21)

Encargado de legalizaciones de caja menor/GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Verifica que el valor de lo consignado al final de la vigencia, por los responsables del manejo de las cajas menores coincida con los saldos de los rubros presupuestales asignados en la apertura de las mismas, en caso contrario se informa a la responsable de caja menor para su respectiva modificación. Una vez verificado informa mediante correo electrónico al GIT de Tesorería para que proceda con el Reintegro Presupuestal
 

Solo para legalización definitiva se utiliza la: Guía de cierre definitivo de una caja menor recurso caja menor SIIF método para realizar el cierre en sistema financiero de la entidad.
 

(22)

Encargado de Reintegros /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE TESORERIA

Procede con el reintegro Presupuestal de acuerdo con la GUÍA COMO APLICAR REINTEGROS EN EL SIIF NACIÓN, del Sistema Integrado de Información Financiera, afectando la Orden de Pago y Obligación con las cuales se tramitó la Constitución de la Caja Menor correspondiente para que se liberen los Saldos del CDP y Registro Presupuestal. PASA AL PROCEDIMIENTODE APGRFSFIPT09 LIBERACION Y AJUSTES DE PRESUPUESTO
 

Solo para legalización definitiva
 

(23)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Realiza la resolución de reconocimiento de gastos de caja menor y su correspondiente legalización
 

Solo para legalización definitiva
 

(24)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Remite al subdirector financiero original y copia de la resolución para su revisión, aprobación y firma.
 

Solo para legalización definitiva
 

(25)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Envía original y copia de la resolución de reconocimiento de los gastos de caja menor y su correspondiente legalización a Secretaria General para su numeración y firma del Ordenador del gasto, de acuerdo a la circular emitida por la Administración del Sistema de Información Financiera de la Entidad. (Ministerio de Hacienda y Crédito Publico)
 

Solo para legalización definitiva
 

(26)

Encargado de legalizaciones de caja menor/ GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe de Secretaria General primera copia de resolución de reconocimiento de los gastos de caja menor y su correspondiente legalización debidamente numerada y firmada más tardar el 22 de Diciembre de cada vigencia
 

Solo para legalización definitiva
 

(27)

Encargado de legalizaciones de caja menor /GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Anexa primera copia de la resolución de reconocimiento de los gastos de caja menor a la carpeta de legalización definitiva de cada división una vez recibida de Secretaria General.
 

Solo para legalización definitiva
 

(28)

SECRETARIA / GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe carpeta legalización definitiva caja menor y salvaguarda la información en el archivo de gestión de la Coordinación de Grupo Interno de Contabilidad de acuerdo a la TRD.
 

Solo para legalización definitiva