ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COMPROBANTE LEGALIZACIONES

VERSION: 2.0

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Secretaria de GRUPO INTERNO DE CONTABILIDAD

VIENE DEL PROCEDIMIENTO COMPROBANTE 01 Y 02 – MOVIMIENTOS DE INGRESOS Y EGRESOS TESORERIA. Recibe la documentación soporte de la legalización Anticipos de Gastos Generales según corresponda: Recibos, facturas, formato control anticipos para adquisición de bienes y servicios, para contabilizar la legalización del avance y/o copia de recibo de caja de tesorería por fondos sobrantes no utilizados o, consignación de impuestos de ley descontados (retención en la fuente, ICA o IVA), y revisa que la fecha de la legalización sea anterior a la fecha de recibido y entrega los documentos a la Encargada de legalizaciones del Grupo Interno de trabajo de Contabilidad.
 

Cuando los soportes del avance son de las divisiones medicas, se reciben fotocopias para su respectivo registro contable, en espera los cinco (5) días hábiles después del giro efectuado por tesorería, para anexar los soportes originales.
 

(2)

Encargada de legalizaciones de GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe los documentos y revisa para realizar la afectación contable: 1. Que en el auxiliar contable no existan saldos de naturaleza contraria. 1. Que en los recibos o facturas de la legalización del avance se haya efectuado la aplicación de los descuentos de ley. 2. Que las facturas sean originales y cumplan los requisitos de ley. 3. Que la fecha de legalización del avance, debe estar dentro de los primeros cinco días hábiles después del giro efectuado por tesorería. 4. Que los valores de las facturas y consignaciones sean iguales al avance entregado. 5. Que en el caso de compra se anexe el comprobante de ingreso al almacén.
 

(3)

Secretaria de GRUPO INTERNO DE CONTABILIDAD

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE ORDENES DE COMISION LEGALIZACION. Recibe la documentación soporte de la legalización de viáticos: Orden de comisión, Tiquete Electrónico, informe de comisión, cronograma de actividades.
 

Cuando los soportes de la Orden de Comisión son de las divisiones medicas, se reciben fotocopias para su respectivo registro contable en espera los cinco (5) días hábiles siguientes al cumplimiento, para anexar los soportes originales. En el caso de la comisión del conductor, no anexa informe de comisión.
 

(4)

ENCARGADA LEGALIZACIONES DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Recibe los documentos y revisa para realizar la afectación contable: 1. Que en el auxiliar contable no exista saldo de naturaleza contraria. 1. Que en el cumplido de la Comisión, este diligenciado las fechas de salida y de regreso. 2. Que debe ir la firma del Ordenador del Gasto. 3. Que el tiquete, pasabordo o tiquete electrónico, esté a nombre del funcionario que legaliza la comisión. 4. Que el valor legalizado este correcto. 5. Que el informe de la comisión y el cronograma de actividades debe acompañar la comisión. 6. La legalización de la comisión se debe efectuar dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes al cumplimiento.
 

(5)

ENCARGADA LEGALIZACIONES DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACION DE AVANCES Y ANTICIPOS Codifica contablemente y registra en el sistema de Información Financiero la legalización de comisiones (comprobante 07), cancelando la orden de comisión el avance contra el gasto respectivo teniendo en cuenta el rubro presupuestal por el cual se genero.
 

(6)

ENCARGADA LEGALIZACIONES DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACION DE COMISIONES Codifica contablemente y registra en el sistema de Información Financiero la legalización de Anticipos para adquisición de bienes y servicios, (comprobante 07), cancelando la cuenta generada al respectivo gasto.
 

(7)

ENCARGADA LEGALIZACIONES DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Imprime, revisa, firma y archiva el comprobante o7 del anticipo para adquisición de bienes y servicios en una carpeta.
 

Se anexan los soportes originales del avance para el caso de las divisiones médicas.
 

(8)

ENCARGADA LEGALIZACIONES DE GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Imprime, revisa, firma y archiva el comprobante o7 del avance para viáticos y gastos de viaje en una carpeta.
 

Se anexan los soportes originales de la orden de comisión para el caso de las divisiones médicas.
 

(9)

COORDINADORA GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

Revisa y Firma la carpeta de anticipo para adquisición de bienes y servicios y avance para viáticos y gastos de viaje.Q
 

(10)

Secretaria de GRUPO INTERNO DE CONTABILIDAD.

Recibe la carpeta de anticipo para adquisición de bienes y servicios y avance para viáticos y gastos de viaje para: 1. Dejarla en el archivo de gestión. 2. Después de un año se lleva al archivo central.