Regresar al mapa | Modificaciones

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO SOLICITUD COPIAS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE LIQUIDACIÓN.


VERSION: 5.0

   CÓDIGO: APGDOSGEPT16   FECHA DE APROBACION: 29 - JUNIO - 2018

PAGINA 1 DE 1


 
Tipo de proceso:  AP    APOYO
Proceso:  APGDO    GESTION DOCUMENTAL
Procedimiento:  APGDOSGEPT16    SOLICITUD COPIAS DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO DE LIQUIDACIÓN.
Acrividades Responsable del Procedimiento:
 		    SECRETARIO GENERAL
 
Actividades Entorno Entorno Imprimir Imprimir
Actividades
No. Cargo Actividad Observaciones

(1)

Encargado de Archivo de Liquidación del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Viene del procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA – PRESENCIAL APGDOSGEPT18. Recibe oficio radicado o solicitud interna en el cual solicitan fotocopias (simples o autenticadas) de documentos que reposan en el Archivo de la Liquidación de los Ferrocarriles
 


 

(2)

Encargado de Archivo de Liquidación del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Consulta y ubica la documentación requerida en los respectivos libros y carpetas que reposan en el Archivo de la Liquidación de los Ferrocarriles Nacionales de Colombia.
 


 

(3)

Encargado de Archivo de Liquidación del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Reproduce mediante fotocopia los documentos solicitados (boletines de pago, reconocimientos, escrituras, indemnizaciones, contratos de venta, arrendamientos, comodatos, fiducias, etc.) verificando si la información entregada corresponde con los datos del solicitante
 

Para el caso de los boletines de pago estos serán organizados de acuerdo al orden cronológico antes de ser entregados.
 

(4)

Encargado de Archivo de Liquidación del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Entrega mediante memorando las fotocopias que sean requeridas con autenticación, (con copia de la solicitud) al encargado de Notificación y Autenticación de Secretaria General. PASA AL PROCEDIMIENTO “COTEJO Y AUTENTICACION DE DOCUMENTOS APGDOSGEPT17”.
 


 

(5)

Secretaria del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Elabora oficio o memorando de respuesta con la información solicitada 5 días hábiles desde su recepción para ser entregado al Secretario (a) General para su firma.
 


 

(6)

Encargado de Archivo de Liquidación del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Recibe del Secretario (a) General el memorando debidamente firmado y lo entrega al interesado adjuntando las fotocopias, y hace firmar la copia como señal de recibido.
 

Si la solicitud viene de un usuario externo la respuesta se hará de acuerdo al procedimiento CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO APGDOSGEPT09
 

(7)

Encargado de Archivo de Liquidación del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Reubica los libros y carpetas en sus correspondientes cajas y estantes.
 


 

(8)

Secretaria del GRUPO INTERNO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTIÓN DOCUMENTAL

Archiva copia del oficio con la firma del recibido en la unidad documental correspondiente a las TRD del proceso
 


 

REGISTROS
CódigoRegistroDependencia
N/A-37Listado de ex trabajadores de los Ferrocarriles Nacionales de ColombiaArchivo de Liquidación
N/A-38Listado de ex trabajadores de los Ferrocarriles Nacionales de Colombia para expedir boletines de pagoContratista del FPS

 
PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividadDescripcion del riesgoMétodo de controlFrecuenciaResponsable
APGDOSGEPT1601No contestar las solicitudes sobre fotocopias (simples o autenticadas) de documentos que reposan en el Archivo de la Liquidación de los Ferrocarriles NacionalesVerificar en la unidad documental 5703 Inventario del Archivo de Liquidación, de que reposen todas las respuestas y solicitudesPor eventoEncargado Archivo Liquidación/Encargado Notificación y Autenticación
APGDOSGEPT1601Tomar fotocopia al documento equivocadoVerificar al momento de proyectar el memorando para enviar las copias al encargado de autenticaciones, la relación de fotocopias a autenticar.Por eventoEncargado Archivo Liquidación/Encargado Notificación y Autenticación

 
CONTROL DE CAMBIOS
VersiónFecha y acto administrativo de aprobaciónCambioSolicitante
1.0Resolución 2983 - 20/08/2004 Documento Nuevo Julio Hernando Cárdenas Lasso
2.0Resolución 3187 - 09/11/2009 Se modificaron las actividades y entorno del proceso, se cambió el nombre, se incluyeron los puntos de control respectivo y se eliminaron los tiempos.Omar Ortegón
3.0Resolución 478 - 28/02/2012 Se modifican actividades y se agrega punto de controlNury Navarro Hernández
4.0Resolucion 3405 - 25/09/2012 Se ajusta actividad número 1,4 Y 6 especificando tiempo de respuesta, forma de archivo.Nury Navarro Hernández
5.0Resolución 1124 - 29/06/2018 En la actividad 1 se elimina la intervención del procedimiento correspondencia externa recibida por correo. Se elimina la actividad N° 5 Se modifica en la actividad N° 6 los tiempos de respuesta de solicitudes. Se elimina la actividad N° 7, 9, 10 y 11. Nury Navarro Hernández

 
CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: JAIR CAMACHOCargo: PROFESIONAL 2 Fecha: 20/02/2018Firma:
Revisión técnica: Isvan Enrique Ovalle Solano. Cargo: Profesional de ApoyoFecha: 20/04/2018Firma:
Aprobó: Acto Administrativo: 1124 Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad.Fecha: 29/06/2018Firma: