ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO BAJA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL

VERSION: 2.0

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(1)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Genera e imprime en el Sistema de Archivo, el Proyecto de acta de baja de documentos del archivo Central, por cumplimiento de los períodos de vida útil, determinados en las Tablas de Retención Documental.
 

(2)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Elabora comunicados para enviar a los responsables de los procesos o grupos de trabajo los Proyectos de Acta de Baja de documentos del Archivo Central, para su concepto definitivo.
 

(3)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Entrega los comunicados junto con los Proyectos de Actas de Baja de Documentos del Archivo Central al Coordinador del Grupo de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental para su aprobación y firma.
 

(4)

Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe, revisa y firma los comunicados que van dirigidos a los responsables de los procesos para baja de documentos del archivo central y los devuelve al encargado del Archivo Central.
 

(5)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe del Coordinador del Grupo de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental los comunicados junto con los Proyectos de Actas de baja de documentos y los entrega a los responsables de los procesos para su revisión y aprobación respectiva.
 

(6)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Jefes De Oficina Asesora Y Coordinadores De Grupo

Revisa y analiza el Proyecto de Acta de Baja de documentos del Archivo Central, elabora comunicado de concepto sobre la baja total o parcial de los documentos relacionados en dicha acta y lo envía al Comité de Archivo. PASA AL PROCEDIMIENTO DE COMITÉ DE ARCHIVO
 

(7)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

VIENE DEL PROCEDIMIENTO DE COMITÉ DE ARCHIVO. Recibe Acta del Comité de Archivo, junto con los proyectos de baja de documentos, aprobando total o parcialmente el Proyecto de Acta de baja de documentos del Archivo Central
 

(8)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Aplica en el Programa de Archivo Doc_plus o en el aplicativo ORFEO según las vigencias y cortes entre la aplicación entre un programa y otro, la actualización de los inventarios dando de baja los documentos aprobados según Acta del Comité de Archivo. Depura y desglosa los documentos que deben conservarse de manera permanente en medio diferente al papel
 

Estos documentos se deben recopilar mediante un sistema técnico aprobado por el Comité de Archivo (Escáner- Microfilmación- otros)
 

(9)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Genera e imprime las Actas de Baja definitiva de los documentos de Archivo Central, las firma y las entrega al Coordinador del Grupo de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental para su aprobación y firma.
 

(10)

Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Revisa, aprueba y firma las Actas de Baja definitiva de los documentos del Archivo Central y los regresa al encargado del archivo central para su custodia.
 

(11)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe las Actas de Baja de los documentos que deben eliminarse físicamente, entrega copia de los mismos al Profesional Especializado de Gestión de Servicios Administrativos para su destrucción definitiva de acuerdo a lo aprobado en el Comité de Archivo
 

(12)

Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Recibe del Comité de Archivo comunicación requiriéndole presentar propuestas relacionadas con la venta del papel resultante de la documentación que se aprobó para eliminación total o trituración.
 

(13)

Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos

Entrega a la Oficina Asesora Jurídica las propuestas para la venta de la papelería destinada a su trituración, para que elabore la Orden de Venta de dicha papelería. PASA AL PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA
 

(14)

Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos

VIENE DEL PROCEDIMIENTO SELECCIÓN ABREVIADA Coordina, junto con la empresa elegida para la venta, el pesaje y trituración del material dado de baja, la empresa expide una certificación de la destrucción de los documentos (Acta).
 

En ésta diligencia debe estar presente un funcionario del Archivo Central. Y EL COORDINADOR GRUPO DE TRABAJO DE CONTROL INTERNO
 

(15)

Encargado de Archivo Central del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe del Coordinador del Grupo Interno de trabajo de Bienes, Compras y Servicios Administrativos y archiva copia del Acta de destrucción de los documentos dados de baja y triturados. También archiva las Actas de Baja de los documentos del Archivo Central, en la serie 57 2 Inventario de Archivo Central