ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COMITÉ DE ARCHIVO

VERSION: 2.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS “ACTUALIZACION DE TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL” y “BAJA DE DOCUMENTOS DEL ARCHIVO CENTRAL”. Recibe todas las solicitudes relacionadas con los asuntos que debe resolver el Comité
 

Las solicitudes para actualizar las Tablas de Retención Documental se formulan mediante el Formato “Modificación y Actualización TRD” código APGDOSGEFO11
 

(2)

Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Coordina, con el Vº Bº del Secretario General. los requerimientos logísticos para la reunión del Comité de Archivo y elabora Orden del día para dicha reunión.
 

(3)

Coordinador del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCIÓN AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Convoca, por escrito o por intranet, a reunión del Comité de Archivo a los integrantes del mismo, y a los invitados que sea preciso.
 

En la convocatoria debe incluir el orden del día a desarrollar
 

(4)

Secretario General, Subdirector de Prestaciones Sociales, Jefe de la Oficina Jurídica, Jefe de la Oficina de Planeación y Sistemas, Coordinador del Grupo de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental de COMITÉ DE ARCHIVO

Asisten con derecho a voz y voto, y participan activamente, como integrantes del Comité de Archivo, en el estudio, deliberación y aprobación de los temas contenidos en el orden del día de las reuniones del Comité de Archivo
 

El Secretario General, o su delegado, ejercerá como Presidente del Comité de Archivo.El Coordinador del Grupo de Trabajo de Atención al Usuario y Gestión Documental hará las veces de Secretario del Comité.
 

(5)

Coordinador del Grupo de Trabajo de Control Interno de EVALUACION INDEPENDIENTE

Asiste con derecho a voz y participa activamente en el estudio, deliberación y aprobación de los temas contenidos en el orden del día de las reuniones del Comité de Archivo.
 

(6)

Funcionario Público o Particular Invitado por el Comité de Archivo

Asiste con derecho a voz y participa activamente como Invitado del Comité de Archivo, en el lugar, fecha y hora consignada en la comunicación de convocatoria al Comité.
 

Invitados por razón de sus funciones o como consecuencia de contratos de administración.
 

(7)

Funcionario de la entidad de los diferentes procesos

Asiste con derecho a voz y participa activamente como Invitado del Comité de Archivo, en el lugar, fecha y hora consignada en la comunicación de convocatoria al Comité
 

Son invitados los funcionarios de la entidad que en interés de la buena administración de los archivos estime conveniente el Comité de Archivo
 

(8)

Integrante Comité de Archivo de COMITÉ DE ARCHIVO

Estudia, analiza y formula políticas sobre manejo y organización de los Archivos de la entidad.Estudia, debate y aprueba las solicitudes que reciba relacionadas con las modificaciones a las TRD y las Actas de Baja de Documentos del Archivo Central
 

(9)

Coordinador Grupo de Trabajo Atención al Usuario y GESTION DOCUMENTAL

Elabora y notifica las decisiones, comunicaciones, recomendaciones y estudios debatidos, y aprobados en el Comité, a las áreas interesadas y a los demás organismos y entes que requieran información al respecto.
 

(10)

Coordinador Grupo de Trabajo Atención al Usuario y GESTION DOCUMENTAL

Elabora y numera el Acta del Comité de Archivo y la presenta para aprobación y firma de cada uno de los participantes en la respectiva reunión.
 

(11)

Coordinador Grupo de Trabajo Atención al Usuario y GESTION DOCUMENTAL

Archiva y mantiene en custodia el Acta del Comité de Archivo, los documentos soportes presentados y las comunicaciones resultantes.