ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO

VERSION: 4.0

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Encargado de correspondencia enviada / GIT Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Recibe de todos los procesos el documento radicado (original y 1 copia para archivar en el consecutivo único de la entidad) en sobre abierto para revisar que los datos del oficio estén claramente diligenciados verificando que la dirección del sobre coincida con la del programa de correspondencia.
 

Los documentos radicados se recibirán todos los días de lunes a viernes hasta las 2 pm. Los documentos recibidos después de este horario se enviaran al día siguiente. En caso de que la dirección del documento no coincida con la del programa de correspondencia este será devuelto inmediatamente a la persona que va enviar el sobre para efecto de corregir el error. Si estos datos coinciden con el programa de correspondencia se procede a hacer el envío del sobre.
 

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Secretarias / Todos los Procesos

Digitalizan el documento que va a ser enviado y le informa al encargado de la correspondencia enviada para que verifique y genere el cuarto chulo del documento en el programa de correspondencia. Entrega llegar una (1) copia del documento para archivar en el consecutivo único de la entidad
 

Esta actividad la realizan los procesos que cuentan con scanner y permiso para digitalización en el programa de correspondencia.
 

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Secretaria / TODOS LOS PROCESOS

Entrega al encargado de la correspondencia enviada una (1) copia del documento para archivar en el consecutivo único de la entidad.
 

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Encargado de correspondencia enviada / GIT Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Digitaliza y verifica la coincidencia del documento digitalizado con el documento en físico luego coloca el cuarto chulo en el programa de correspondencia.
 

Para efectos de la digitalización de los documentos solo se hará esta actividad con el original del documento. No se digitalizara el documento si no se entrega la copia para consecutivo único de la Entidad.
 

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Secretarias / Todos los Procesos

Verifica que los documentos estén completos, para luego cerrar el sobre que va hacer enviado.
 

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Encargado de correspondencia enviada / GIT Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Recibe del funcionario de los distintos procesos el sobre que va hacer enviado para que sea registrado en el programa de correspondencia SIPOST.
 

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Encargado de correspondencia enviada / GIT Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Ingresa al programa de correspondencia SIPOST los sobres que se van a enviar imprime original y una copia de la planilla de correo certificado con los radicados que se enviaran en el día, verificando que los datos de la planilla coincidan con los datos que se tiene en los sobres a enviar.
 

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Encargado de correspondencia enviada / GIT Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Entrega al funcionario de la empresa de correo certificados la planilla de correo con los sobres correspondientes; y se deja una copia de la planilla para el FPS-FCN
 

El funcionario de la empresa de correos certificados recoge en la entidad de lunes a viernes a las 3.30 pm la correspondencia a enviar con su respectiva planilla de envió. El funcionario de la empresa de correos certificado verifica en la planilla los sobres entregados.
 

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Encargado de correspondencia enviada / GIT Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Archiva la planilla de correo certificado en la correspondiente unidad documental de acuerdo a la TRD asignada.
 

Para obtener la prueba de entrega del correo certificado el funcionario debe consultar en el programa SIPOST la imagen de la guía entregada al destinatario. Esta solicitud puede ser requerida por cualquier funcionario del FPS.
 

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Encargado de correspondencia enviada / GIT Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Recibe del funcionario de la empresa de correos certificado la correspondencia devuelta cada vez que se genere devoluciones, ingresa al programa de correspondencia al link “envíos” y realiza la devolución del documento indicando que el sobre fue devuelto y en el campo de observaciones el motivo de la devolución.
 

Verifica y registra el motivo de la devolución en el aplicativo de correspondencia.
 

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Encargado de correspondencia enviada / GIT Atención al Ciudadano y Gestión Documental

Diligencia el Formato Relación Correspondencia Devuelta por Empresa de Correos APGDOSGEFO16 con los sobres devueltos, el cual es enviado por correo electrónico el primer día hábil de cada semana a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas, para que esta a su vez se encargue de publicar en la página web de la Entidad el listado de manera de notificación a los usuarios indicando el motivo de devolución. Pasa al procedimiento Publicación y Actualización de Información en Medios Electrónicos (Pagina Web Intranet) APGTSOPSPT01.