ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE REGISTROS

VERSION: 1.0

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Director, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficinas Asesoras. Y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo

Identifica y prepara los registros del Sistema de Gestión de Calidad necesarios para el Control de las actividades del hacer diario del proceso. PASA AL PROCEDIMIENTO ESDESOPSPT07 ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS
 

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Director, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficinas Asesoras. Y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo

Determina los criterios de control de los registros del proceso mediante la definición de la forma de almacenamiento, tiempos de retención y disposición final del registro; Los correos electrónicos, que por ejemplo tengan relevancia de evidencia objetiva del desarrollo de una actividad específica, deben ser incluidos en la TRD del proceso de forma que quede documentada su ubicación y fácil recuperación. PASA AL PROCEDIMIENTO ELABORACION Y ACTUALIZACION DE LAS TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL Código APGDOSGEPT15 actividad 11
 

Para ingresar una nueva tipología documental en las TRD referentes a un formato que se convierte en registro, se nombra de la siguiente forma: 1. “Registro”; 2. nombre del registro; 3. código con que está identificado en el sistema de gestión de calidad. Lo emails deben imprimirse y archivarse en la unidad documental de acuerdo a la TRD; estos a su vez deben permanecer en la bandeja del correo de intranet del usuario que los genero y recibió hasta el término en el que en la TRD se registre en archivo de gestión
 

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Delegado de Grupo Interno de Trabajo de Atención al Usuario Y Gestión Documental.

Solicita mediante correo electrónico la publicación de las TRD de todos los procesos, y sus correspondientes actualizaciones. PASA AL PROCEDIMIENTO PUBLICACION Y ACTUALIZACION DE INFORMACION EN MEDIOS ELECTRONICOS (PAGINA WEB INTRANET) código APGTSOPSPT01
 

Se solicitara la publicación de las TRD cada vez que se apruebe en el comité de Archivo la actualización de las tablas de retención documental.
 

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Director, Secretario General, Subdirectores, Jefes de Oficinas Asesoras. Y Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo

Designa los responsables de cada proceso de diligenciar los registros necesarios para las actividades de acuerdo a las funciones encomendadas a cada funcionario, estableciendo periodicidad y forma de hacerlo; de acuerdo a los procedimientos adoptados.
 

Se debe procurar diligenciar los registros : 1. De forma legible sin tachaduras e enmendaduras. 2. Registrar los datos en los campos correspondientes del formato.
 

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Funcionarios de TODOS LOS PROCEOS

Generan los registros correspondientes que permitan evidenciar la ejecución de los procedimientos y el cumplimiento de los requisitos de las normas aplicables.
 

Los registros del Sistema integral de Gestión (MECI – CALIDAD) deben permanecer, legibles, fácilmente identificables y recuperables. No deben contener tachaduras ni enmendaduras y deben ser elaborados en tinta.
 

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Secretaria de todos los procesos

Revisa periódicamente el estado de los registros conservados en el archivo de gestión para garantizar su integridad física y fácil consulta. Si al revisar los registros del proceso, se encuentran en mal estado, transcribe la información que estos contienen.
 

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Secretaria de todos los procesos

Almacena, archiva, protege Conserva los registros del proceso en el archivo de gestión de acuerdo a los tiempos de retención establecidos en la TRD pasa al PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION Código APGDOSGEPT20.
 

El acceso a los registros del Sistema Integral de Gestión es público, a excepción de aquellos que las disposiciones legales definan lo contrario La ubicación y fácil recuperación de los registros se da por la TRD; al nombrar las unidades documentales de archivo de acuerdo a las TRD del proceso.