ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES AL ARCHIVO CENTRAL

VERSION: 3.0

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(1)

Encargado Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Elabora, junto con los responsables de los procesos y los encargados de los archivos de gestión, el Formato APGDOSGEFO14 “CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL”. Entrega a cada responsable del Archivo de Gestión copia de dicho Cronograma.
 

(2)

Encargados de los Archivos de Gestión de TODOS LOS PROCESOS

Prepara los documentos que va a transferir al Archivo Central de conformidad con las Tablas de Retención Documental y los Manuales de Funciones y de Procesos y Procedimientos de la entidad.
 

Se apoya en el “INSTRUCTIVO PARA LA TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE GESTIÓN, código APGDOSGEIT01
 

(3)

Encargados de los Archivos de Gestión de TODOS LOS PROCESOS

Relaciona los documentos preparados para entregar en el “FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL” código APGDOSGEFO10 (original y copia), teniendo en cuenta el “INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL” código APGDOSGEIT02
 

Para la entrega de Archivos en medios Magnéticos se hace una relación independiente de la documentación en soporte papel.
 

(4)

Encargados de los Archivos de Gestión de TODOS LOS PROCESOS

Entrega al encargado del archivo central, en la fecha estipulada en el “CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL”, los documentos que han cumplido su ciclo vital en el archivo de gestión de acuerdo con las Tablas de Retención Documental de la entidad.
 

Las transferencias en medios Magnéticos se deben realizar en los primeros cinco (5) días hábiles de cada mes.
 

(5)

Encargado Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Recibe los documentos debidamente relacionados en el “FORMATO UNICO DE INVENTARIO DOCUMENTAL”, firma en señal de recibido y entrega la copia al encargado del archivo de gestión.
 

(6)

Encargado Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Revisa la documentación recibida aplicando las directrices establecidas en los Acuerdos, Instructivos y Tablas de Retención Documental correspondientes.
 

(7)

Funcionario Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Relaciona los documentos que están mal organizados en la “PLANILLA DE DOCUMENTOS DEVUELTOS POR ARCHIVO CENTRAL PARA CORRECCION” código APGDOSGEFO12 y los entrega al encargado de Archivo de Gestión para su respectiva corrección haciendo firmar la planilla en señal de recibido.
 

(8)

Encargados de los Archivos de Gestión de TODOS LOS PROCESOS

Revisa y corrige los documentos devueltos por el archivo central y los entrega nuevamente al encargado del archivo central dejando constancia de fecha de devolución en la “PLANILLA DE DOCUMENTOS DEVUELTOS POR EL ARCHIVO CENTRAL PARA CORRECCIÓN”
 

Para la revisión de los documentos devueltos el encargado del archivo de gestión tiene cinco (5) días hábiles.
 

(9)

Funcionario Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Recibe y revisa nuevamente los documentos corregidos, informa(personalmente o por teléfono) al encargado del archivo de gestión para que realice el envío en el software de archivo
 

(10)

Encargados de los Archivos de Gestión de TODOS LOS PROCESOS

Diligencia en el software correspondiente el envío de archivo e imprime en original y copia la relación de unidades documentales transferidas. Entrega el original al encargado del archivo central.
 

(11)

Encargado Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Recibe y firma el original del envío de archivo y lo archiva junto con el original del “FORMATO UNICO DE INVENTARIO” y la “PLANILLA DE DOCUMENTOS DEVUELTOS POR ARCHIVO CENTRAL PARA CORRECCION” en la carpeta respectiva.
 

(12)

Encargado Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

VIENE DEL PROCEDIMIENTO “COPIAS DE SEGURIDAD DE USUARIOS”…Recibe los documentos OPS-9002 “COPIAS DE SEGURIDAD” registrados en medio magnético (CD, DVD, etc…) y relacionados en el “FORMATO UNICO DE INVENTARIO” y en el “ENVIO DE ARCHIVO” respectivos.
 

También aplica para la serie 90-01 “ARCHIVOS MAGNETICOS” de todos los procesos(Estos archivos deben remitirse en formato CD)
 

(13)

Encargado Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Verifica que los medios magnéticos que recibe estén debidamente relacionados en el “FORMATO UNICO DE INVENTARIO” y en original del envío de archivo.
 

El contenido de los medios magnéticos no es susceptible de revisión en el archivo central.
 

(14)

Encargado de Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Firma como señal de recibido las copias del “FORMATO UNICO DE INVENTARIO” y en el original del envío de archivo
 

(15)

Encargado de Archivo Central de GESTION DOCUMENTAL

Ubica los medios magnéticos recibidos en el mueble destinado para tal fin. Archiva los originales del “FORMATO UNICO DE INVENTARIO” y el original del envío de archivo en la carpeta correspondiente.