ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR SERVICIO CORRA

VERSION: 3.0

PAGINA 1 DE 1

(1)

FUNCIONARIOS DE TODOS LOS PROCESOS

Radica en el programa de ORFEO el memorando o circular proyectado; imprime el oficio (Original y 2 copias) y lo hace firmar por el respectivo Jefe o Coordinador, generando el respectivo visto bueno de impresión (Tercer chulo) en el aplicativo ORFEO; lo entrega personalmente al encargado de correspondencia enviada del proceso Gestión Documental, para su digitalización y envío por servicio CORRA.
 

Toda comunicación oficial debe ser radicada y registrada en el aplicativo ORFEO. Acuerdo Nº 060 de 2001 artículos 2º, 3º, 5º y 11º. Archivo General de la Nación En los días establecidos para el envió de la valijas se recibirán los documentos hasta 10:00 am; los documentos recibidos con posterioridad se enviaran el siguiente día establecido
 

(2)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe memorando o circular (original y 1 copias), revisa que los datos del destinatario estén claramente diligenciados y coincidan con los registrados en el aplicativo ORFEO. Verifica que los documentos anexos estén completos.
 

En los casos en los cuales haya varios destinatarios, se elaborarán igual cantidad de copias adicionales. (Acuerdo Nº 060/2001 del Archivo general de la Nación, Artículo 11). En el caso que los datos estén equivocados o el documento no se haya proyectado en la plantilla correspondiente del aplicativo ORFEO, se devuelve a la oficina productora para su corrección.
 

(3)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Digitaliza el documento original, da visto bueno, y genera el envió en el aplicativo ORFEO (cuarto chulo).
 

(4)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Archiva la copia en la carpeta correspondiente al consecutivo único de la entidad
 

(5)

Secretaria de TODOS LOS PROCESOS, encargado de bajar la correspondencia enviada de cada proceso

Cierra el sobre con el original del documento y anexos si los hay.
 

Por este medio de correo solamente se envían los documentos que vayan dirigidos a los funcionarios de las Oficinas Coordinadoras de Servicios Médicos. Los demás documentos (dirigidos a usuarios) se deben remitir por correo Certificado ó por correo Postexpress.
 

(6)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Diligencia el formato “PLANILLA CONTROL DE RECOLECCION DE USUARIO” del servicio de correo “CORRA”, consignando los siguientes datos: ciudad de destino, número de la valija, número del precinto de seguridad (sello de protección) y relaciona los radicados.
 

(7)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Imprime el formato “PLANILLA CONTROL DE RECOLECCION DE USUARIO” (original y copia) y la entrega al funcionario de la empresa de correos solicitando su firma como señal de recibido.
 

Este servicio funciona dos días en la semana: lunes y jueves. (si uno de estos días es festivo, el servicio se prestara al día siguiente)
 

(8)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Introduce en cada saco del servicio de correo CORRA la correspondencia concerniente a cada ciudad de destino (Oficinas de Coordinación Servicios Médicos), una copia del formato “PLANILLA CONTROL DE RECOLECCION DE USUARIO” y coloca el Precinto de Seguridad (sello de protección) a cada valija
 

Los sacos los proporciona la empresa de correos y vienen con numeración propia.
 

(9)

Encargado de correspondencia enviada del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Entrega los sacos de correo (valijas) al funcionario de la empresa de correos y archiva el formato “PLANILLA CONTROL DE RECOLECCION DE USUARIO” en la carpeta correspondiente.
 

Para cada ciudad se envía una tula o saco; en total se envían 8 valijas de correo.
 

(10)

Secretaria o funcionario encargado de la oficina COORDINACIÓN GESTIÓN SERVICIOS DE SALUD

Recibe del funcionario de la empresa de correos el saco o valija enviado desde Bogotá; procede a romper el precinto de seguridad (sello de protección) y verifica que su contenido coincida con lo relacionado en la copia del formato “PLANILLA CONTROL DE RECOLECCION DE USUARIO
 

(11)

Secretaria o funcionario encargado de la oficina COORDINACIÓN GESTIÓN SERVICIOS DE SALUD

Tramita los documentos inherentes a las funciones de la coordinación Médica.
 

(12)

Secretaria o funcionario encargado de la oficina COORDINACIÓN GESTIÓN SERVICIOS DE SALUD

Proyecta y radican en el aplicativo OREFEO los documentos derivados de las funciones propias de la entidad, que debe remitir a la oficina central (Bogotá).
 

Este servicio funciona en las divisiones los días lunes y miércoles.
 

(13)

Secretaria o funcionario encargado de la oficina COORDINACIÓN GESTIÓN SERVICIOS DE SALUD

Recibe en la ventanilla de correspondencia los documentos que son entregados personalmente CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA - PRESENCIAL CODIGO APGDOSGEPT18
 

Todo documento que se reciba en la oficina de correspondencia y que sea competencia de la entidad debe ser radicado y registrado en el programa de correspondencia ORFEO, excepto cuando dicho documento viene sin firma (anónimo). Acuerdo Nº 060 de 2001 artículos 2º, 3º, 5º, 8º y 10º. Archivo General de la Nación.
 

(14)

Secretaria o funcionario encargado de la oficina COORDINACIÓN GESTIÓN SERVICIOS DE SALUD

Elabora una relación de los radicados en los formatos: “PLANILLA CONTROL DE RECOLECCION DE USUARIO” y “REPARTO DE CORRESPONDENCIA RECIBIDA código APGDOSGEFO03” y los introduce en la tula (valija) junto con los documentos señalados.
 

(15)

Secretaria o funcionario encargado de la oficina COORDINACIÓN GESTIÓN SERVICIOS DE SALUD

Coloca el Precinto de Seguridad (sello de protección) a la valija y la entrega al funcionario de la empresa de correos para su remisión a Bogotá y archiva el formato “PLANILLA CONTROL DE RECOLECCION DE USUARIO” en la carpeta correspondiente.
 

(16)

Encargado de correspondencia recibida del GRUPO DE TRABAJO DE ATENCION AL USUARIO Y GESTION DOCUMENTAL

Recibe del funcionario de la empresa de correos las valijas (sacos) de correo enviadas por las diferentes coordinaciones de servicios de salud; Destruye los precintos de seguridad de las mismas y entrega el contenido de cada una, junto con la relación de la misma a los funcionarios competentes.
 

Se tiene que verificar el numero de valija, numero de precinto y destino