ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS - NORMOGRAMA INSTITUCIONAL

VERSION: 6.0

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(1)

SECRETARIO GENERAL

Designa mediante memorando al funcionario encargado de la actualización y del control del Listado Maestro de Documentos Externos – Normograma Institucional código APGDOSGEPT03
 

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Secretario General de SECRETARIO GENERAL

Solicita a la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas la disponibilidad de los medios de consulta externos - Normograma Institucional código APGDOSGEPT03 de la entidad: Páginas WEB, Diario Oficial, suscripción a portales de información (medios virtuales, etc.)
 

(3)

Secretario General, Subdirectores, Jefe de oficina, Coordinadores de Grupos Internos de Trabajo

Delegan mediante memorando o correo electrónico a un funcionario de cada proceso para consultar la normatividad legal aplicable al proceso.
 

Los documentos de origen externo necesarios para la planificación y operación del FPS se pueden clasificar en Leyes, Decretos, Resoluciones, cartillas, manuales e instructivos de entidades gubernamentales y/o de normalización etc.
 

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Funcionario delegado para actualización del Normograma/todos los procesos

Consulta la normatividad externa que aplica a la regulación, norma, cartilla, manual, instructivo, etc. en su respectivo proceso u oficina; determina el alcance de los cambios que genera su aplicación en los demás procesos del FPS; elabora la solicitud de actualización normativa a enviar por correo electrónico a la Secretaría General utilizando para ello el esquema o presentación del Normograma Institucional formato establecido con campos para detallar: Jerarquía de la Norma, Número/fecha, Título, Artículo y Aplicación Específica; adjunta las normatividad a actualizar en formatos PDF. En caso que la aplicación de la norma implique el cambio de un procedimiento o documento PASA AL PROCEDIMIENTO ELABORACIÓN Y CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS CODIGO ESDESOPSPT07.
 

En el campo de la aplicación específica del formato enviado a Secretaría General, debe escribirse una breve explicación e indicar a cual actividad del proceso aplica la norma que se esté solicitando se modifique o actualice de cada proceso. Se recomienda no limitarse a copiar textualmente el título de la norma.
 

(5)

Delegado de actualización del listado maestro -Normograma Institucional de SECRETARIA GENERAL

Recibe del funcionario delegado de cada uno de los procesos la actualización de la normatividad a través de correo electrónico, revisa las normas a implementar, verifica el alcance de los cambios que genera su aplicación en el proceso; aprueba la solicitud de actualización de normas o documentos de origen externo relacionadas con el proceso y, coordina el envío del mensaje que debe enviarse a Secretaría General entre el 1º y el 5º día hábil del mes, o antes de este término si se requiere.
 

En caso de que no presenten cambios en la normatividad del proceso, enviar entre el 1º y el 5º día hábil del mes correo electrónico informando la no modificación del normograma.
 

(6)

Delegado de actualización del listado maestro -Normograma Institucional de SECRETARIA GENERAL

Revisa y procede a su registro en el formato virtual APGDOSGEFO08 “Listado Maestro de Documentos Externos - Normograma Institucional en link virtual dispuesto a través de la página de intranet de la entidad entre el 6° y 10° día hábil de cada mes. En caso de ausencia de un reporte mensual de algún proceso, envía inmediatamente correo electrónico al responsable del mismo recordando el envío de la normatividad para su actualización.
 

En caso que la norma a publicar ya se encuentre en otro proceso, solicitará a Gestión Tics, a través de correo electrónico se cree el link que direccione a la norma ya publicada.
 

(7)

Delegado de actualización del listado maestro -Normograma Institucional de SECRETARIA GENERAL

Una vez registrada la información en el formato virtual APGDOSGEFO08 “Listado Maestro de Documentos Externos - Normograma Institucional en link virtual dispuesto a través de la página de intranet de la entidad, verifica que la información que se solicitó actualizar, o eliminar, haya quedado correctamente presentada.
 

(8)

Delegado de actualización del listado maestro -Normograma Institucional de SECRETARIA GENERAL

Confirma al solicitante la actualización o publicación de la información en el “Listado Maestro de Documentos Externos - Normograma Institucional en link virtual dispuesto a través de la página de intranet de la entidad; mediante el envío de un mensaje de notificación por correo electrónico.
 

El mensaje debe contener fecha y hora de actualización de la información. Si el funcionario encargado de la información no responde el correo en un plazo no mayor a 3 días hábiles se da por entendido que la información publicada esta correcta.