ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION

VERSION: 3.0

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(1)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo, Jefes de Oficina Asesoras.

Dispone o utiliza en la oficina un área de almacenamiento que garantice la seguridad y la adecuada manipulación de los registros impresos o en medio magnético, ajustándose a los requisitos mínimos de humedad y temperatura relativas, ventilación, iluminación, limpieza permanente y adecuada de las áreas de archivos, teniendo en cuenta los recursos propios con que cuente la entidad, por razones de austeridad y racionalización del gasto.
 

(2)

Director General, Secretario General, Subdirectores, Coordinadores de Grupo Internos de Trabajo, Jefes de Oficina Asesoras.

Designa al funcionario, responsable de administrar y mantener organizada la documentación recibida y generada por el proceso o dependencia el cual pertenece.
 

Es responsabilidad de cada jefe de oficina garantizar la integridad de los registros generados por los funcionarios a su cargo, por lo que deben asegurar una adecuada ubicación de los mismos evitando que puedan ser dañados, perdidos o deteriorados.
 

(3)

Encargado del Archivo Central del Grupo Interno de Trabajo Atención Al Ciudadano Y Gestión Documental.

Concerta en compañía del Jefe de cada proceso dentro de los 15 primeros días hábiles de cada año el Cronograma para los seguimientos de los archivos de Gestión en el formato “PLAN DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION” APGDOSGEFO13, y entrega copia del mismo a cada jefe de proceso.
 

Se debe programar 1 seguimiento por semestre a cada proceso.
 

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Encargados de la Administración de los Archivos de Gestión.

Ubica las unidades de conservación que conforman el archivo de gestión del proceso en los archivadores o estantes disponibles para tal fin en cada proceso y/o dependencia; estos archivadores o estantes deben estar en lugar visible y en la parte frontal debe contar con sus respectivos rótulos donde se detalla el año y el inventario de las carpetas que contiene cada gaveta del archivador o entrepaño del estante.
 

(5)

Encargados de la Administración de los Archivos de Gestión.

Organiza el Archivo de Gestión conforme a las Tablas de Retención Documental del proceso (TRD), apoyándose en el INSTRUCTIVO PARA LA ORGANIZACIÓN Y TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS DE ARCHIVO DE GESTIÓN APGDOSGEIT01.
 

(6)

Encargado del Archivo Central del Grupo Interno de Trabajo Atención al Ciudadano Y Gestión Documental.

Ejecuta el cronograma establecido para la vigencia de acuerdo al formato “PLAN DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION” APGDOSGEFO13 y realiza la revisión al manejo y organización de los archivos de gestión conforme a los ítems, diligenciando en el formato “SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE GESTION” APGDOSGEFO17.
 

(7)

Encargado del Archivo Central del Grupo Interno de Trabajo de Atención Al Ciudadano Y Gestión Documental.

Entrega copia del formato “SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DE ARCHIVOS DE GESTION” APGDOSGEFO17 al responsable del proceso y/o dependencia de tal forma que tenga conocimiento de los resultados del seguimiento y observaciones al mismo. En caso de presentarse ítems negativos al archivo de gestión del proceso los mismos se comunican al Grupo de Trabajo de Control Interno mediante correo electrónico para el levantamiento de la no conformidad.
 

(8)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces.

Recibe correo electrónico con los ítems negativos identificados en el seguimiento del Archivo de Gestión y realiza dentro de los 5 días hábiles siguientes el diligenciamiento del formato SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS PEMYMOPSFO15.
 

(9)

Jefe de la Oficina de Control Interno y/o quien haga sus veces.

Envía mediante correo electrónico al Jefe del proceso y/o dependencia con no conformidades identificadas el formato SOLICITUD DE ACCIONES CORRECTIVAS O PREVENTIVAS PEMYMOPSFO15 con copia al encargado de la Administración del Plan de Manejo de Riesgos y Plan de Mejoramiento Institucional para que citen a los procesos afectados a documentar las acciones de mejoras dentro de los términos establecidos. PASA A LOS PROCEDIMIENTOS ADMINISTRACION DE ACCIONES CORRECTIVAS A TRAVES DE PLANES DE MEJORAMIENTO PEMYMOPSPT05 Y ADMINISTRACIÓN DE ACCIONES PREVENTIAS A TRAVÉS DEL PLAN DE MANEJO DE RIESGOS PEMYMOPSPT06.
 

(10)

Encargado del Archivo Central del Grupo Interno de Trabajo De Atención Al Ciudadano Y Gestión Documental.

Organiza la información recolectada en el formato “PLAN DE SEGUIMIENTO A LA ADMINISTRACION DE LOS ARCHIVOS DE GESTION” APGDOSGEFO13, en la unidad documental 220-5202 “Seguimiento a la administración de archivos de gestión” para ser archivada.