Actividades del procedimiento

ADMINISTRACIÓN DEL SISTEMA INTEGRADO DE
GESTIÓN

SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
PROCEDIMIENTO COBRO PERSUASIVO CUOTAS PARTES PENSIONALES

VERSION: 3.0

CÓDIGO: APGCBSFIPT06

FECHA DE APROBACION: 9 - DICIEMBRE - 2013

PAGINA 1 DE 1

Tipo de proceso:	AP	APOYO
Proceso:	APGCO	GESTION DE COBRO
Procedimiento:	APGCBSFIPT06	COBRO PERSUASIVO CUOTAS PARTES PENSIONALES
Responsable del Procedimiento:		SUBDIRECTOR FINANCIERO

Actividades

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Actividades
No.	Cargo	Actividad	Observaciones
(1)	Encargado de Cobro Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Consulta mensualmente en el Aplicativo de la Nómina de Pensionados las novedades registradas; y en el Aplicativo de Financiera en el Módulo Contable, los pagos devueltos de la nómina de pensionados (acreedores varios) y los recaudos obtenidos de los deudores por concepto de cuotas partes.
(2)	Encargado de Cobro Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Registra las novedades en la hoja de trabajo.
(3)	Encargado de Cobro Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Proyecta la cuenta de cobro mensual dirigida a la entidad concurrente, e ingresa al programa de correspondencia, radica e imprime el documento.	En la cuenta de cobro se relaciona el valor correspondiente por cada pensionado e indicando los documentos y datos que sustentan el cobro y la liquidación respectivamente.
(4)	Subdirector Financiero de SUBDIRECCION FINANCIERA	Revisa y firma la cuenta de cobro.
(5)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Registra la cuenta de cobro en el programa de correspondencia. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO APGDOSGEPT09.
(6)	Encargado de Cobro Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Archiva la cuenta de cobro en el expediente virtual del programa de correspondencia.
(7)	Encargado de Cobro Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Dispone los archivos soportes del cobro en ruta de acceso compartida para los funcionarios que intervienen en la liquidación de intereses y el cobro en morosidad.
(8)	Encargado de Cobro Persuasivo Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Verifica en la hoja de trabajo, las entidades deudoras que se encuentran en mora o que han incumplido los acuerdos de pago.
(9)	Encargado de estado de cuentas de GESTION DE COBRO	Actualiza los intereses generados por el período en mora en la hoja de trabajo y remite los intereses causados al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad mediante correo electrónico.
(10)	Encargado de Cobro Persuasivo Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Proyecta oficio citatorio (recordatorio de pago) a la entidad deudora e ingresa al programa de correspondencia, radica e imprime el documento.
(11)	Subdirector Financiero de SUBDIRECCION FINANCIERA	Revisa y firma el oficio citatorio
(12)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Registra el oficio en el programa de correspondencia. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO APGDOSGEPT09.
(13)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	VIENE DEL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA PRESENCIAL APGDOSGEPT18 o PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA RECIBIDA POR CORREO APGDOSGEPT19. Recibe oficio suscrito por la entidad deudora con los siguientes resultados posibles: a) Aprobación de la deuda y pago de la misma. b) Aprobación de la deuda y solicitud de acuerdo de pago. c) Objeción a la deuda. d) Deudor incurso en Reestructuración de Pasivos. e) No se obtiene respuesta.
(14)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Traslada mediante el aplicativo de correspondencia, el radicado de la comunicación del deudor al Grupo Interno de Trabajo de Tesorería e informa al Grupo Interno de Trabajo de Contabilidad. PASA AL PROCEDIMIENTO CARGUE DE EXTRACTO BANCARIO ( ) Y EL PROCEDIMIENTO EJECUCION DE RECAUDO ( ).	Aplica cuando el resultado es: Aprobación de la deuda y pago de la misma.
(15)	Encargado de Cobro Persuasivo Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Realiza el análisis del acuerdo de pago solicitado. PASA AL PROCEDIMIENTO CELEBRACIÓN ACUERDO DE PAGO COBRO PERSUASIVO APGCBSFIPT10.	Aplica cuando el resultado es: Aprobación de la deuda y solicitud de acuerdo de pago.
(16)	Encargado de Cobro Persuasivo Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Proyecta oficio de respuesta subsanando las objeciones planteadas e ingresa al programa de correspondencia, radica e imprime el documento.	Aplica cuando el resultado es: Objeción a la deuda.
(17)	Subdirector Financiero de SUBDIRECCION FINANCIERA	Revisa y firma el oficio de respuesta.
(18)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Registra el oficio en el programa de correspondencia. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO APGDOSGEPT09.
(19)	Encargado de Cobro Persuasivo Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Proyecta oficio a la entidad deudora, reclamando el pago corriente e ingresa al programa de correspondencia, radica e imprime el documento.	- Aplica cuando el resultado es: Deudor incurso en Reestructuración de Pasivos. -Oficio dirigido al Secretario de Hacienda o Tesorero y al Secretario del Comité de Vigilancia del Acuerdo de Reestructuración de Pasivos del ente territorial.
(20)	Subdirector Financiero de SUBDIRECCION FINANCIERA	Revisa y firma el oficio.
(21)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Registra el oficio en el programa de correspondencia. PASA AL PROCEDIMIENTO CORRESPONDENCIA EXTERNA ENVIADA POR CORREO CERTIFICADO APGDOSGEPT09.
(22)	Encargado de Cobro Persuasivo Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Proyecta la resolución de liquidación de deuda, que constituye el Título Ejecutivo.	Aplica cuando el resultado es: No se obtiene respuesta.
(23)	Subdirector Financiero de SUBDIRECCION FINANCIERA	Revisa y da visto bueno al proyecto de resolución.
(24)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Solicita al Representante Legal la firma del proyecto de resolución
(25)	Director General de DIRECCION GENERAL	Revisa y firma el Proyecto de Resolución.
(26)	Secretaria de DIRECCIÓN GENERAL	Coloca sellos de firma a las copias de la resolución. PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08.
(27)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	VIENE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08. Recibe el oficio con los siguientes resultados posibles: a) Recurso de Reposición. b) Copia de resolución ejecutoriada.
(28)	Encargado de Cobro Persuasivo Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Proyecta acto administrativo de respuesta.	Aplica cuando el resultado es: Recurso de Reposición.
(29)	Subdirector Financiero de SUBDIRECCION FINANCIERA	Revisa y da visto bueno al proyecto de acto administrativo de respuesta.
(30)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Solicita al Representante Legal la firma del proyecto de acto administrativo de respuesta.
(31)	Director General de DIRECCION GENERAL	Revisa y firma el Proyecto de Resolución.
(32)	Secretaria de DIRECCIÓN GENERAL	Coloca sellos de firma a las copias de la resolución. PASA AL PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES EN BOGOTA APGDOSGEPT07 o PROCEDIMIENTO NOTIFICACION DE RESOLUCIONES FUERA DE BOGOTA APGDOSGEPT08.
(33)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Recibe copia de resolución ejecutoriada y acopia al expediente del cobro que contiene los documentos que sustentan el título ejecutivo. PASA AL PROCEDIMIENTO ADMINISTRACION, ORGANIZACIÓN Y SEGUIMIENTO A LOS ARCHIVOS DE GESTION APGDOSGEPT02.	- Aplica cuando el resultado es: Copia de resolución ejecutoriada. -Se tienen como documentos esenciales: Resolución de reconocimiento pensional y/o de cuota parte y sus novedades, oficio de consulta y/o aceptación de la cuota parte, certificación de pago mesadas, liquidación actualizada de la deuda y la resolución de reconocimiento de deuda ejecutoriada.
(34)	Encargado de Cobro Persuasivo Cuotas Partes de GESTION DE COBRO	Revisa el expediente, proyecta memorando para remisión a la Oficina Asesora Jurídica e ingresa al programa de correspondencia, radica e imprime el documento.
(35)	Subdirector Financiero de SUBDIRECCION FINANCIERA	Revisa y firma memorando.
(36)	Encargado de recibo y entrega de documentos de GESTION DE COBRO	Entrega expediente en la Oficina Asesora Jurídica y archiva memorando con copia de recibido. PASA AL PROCEDIMIENTO COBRO COACTIVO POR CUOTAS PARTES PENSIONALES APGCBOAJPT08.

REGISTROS
Código Registro Dependencia
NA/100 Acto administrativo de reconocimiento de deuda SUBDIRECCION FINANCIERA
NA/98 Oficio citatorio dirigido al ente deudor SUBDIRECCION FINANCIERA
NA15 Memorando de traslado a Cobro Coactivo SUBDIRECCION FINANCIERA
NA/143 Cuenta de Cobro a la entidad deudora SUBDIRECCION FINANCIERA

REGISTROS
Código	Registro	Dependencia
NA/100	Acto administrativo de reconocimiento de deuda	SUBDIRECCION FINANCIERA
NA/98	Oficio citatorio dirigido al ente deudor	SUBDIRECCION FINANCIERA
NA15	Memorando de traslado a Cobro Coactivo	SUBDIRECCION FINANCIERA
NA/143	Cuenta de Cobro a la entidad deudora	SUBDIRECCION FINANCIERA

PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividad Descripcion del riesgo Método de control Frecuencia Responsable
APGCBSFIPT0602 Inadecuado registro de los datos del pensionado con sus novedades y/o de la entidad deudora en la hoja de trabajo. Confrontar los datos registrados en la hoja de trabajo, frente a la información contenida en el acto administrativo que los origina. Mensual Encargado de Cobro Persuasivo de GESTION DE COBRO
APGCBSFIPT0603 Inadecuado registro de los datos del pensionado con sus novedades y/o de la entidad deudora en la cuenta de cobro. Confrontar los datos a registrar en la cuenta de cobro, frente a la información contenida en el acto administrativo que los origina. Mensual Encargado de Cobro Persuasivo de GESTION DE COBRO
APGCBSFIPT0609 Calculo desestimado de los intereses a cobrar Confrontar los registros de la hoja de trabajo para calcular los intereses a cobrar frente a las tasas de interés expedidas por la Superintendencia Financiera y los tiempos de mora en los estados de cuenta de la entidad deudora. Mensual Encargado de estado de cuentas de GESTION DE COBRO
APGCBSFIPT0622 Inconsistencias de los datos del pensionado con sus novedades y/o de la entidad deudora registrados en el proyecto de resolución de reconocimiento de deuda. Confrontar los datos a registrar en el proyecto de resolución de reconocimiento de deuda frente a la información contenida en el expediente de la entidad deudora. Por evento Encargado de Cobro Persuasivo de GESTION DE COBRO

PUNTOS DE CONTROL
Nº de actividad	Descripcion del riesgo	Método de control	Frecuencia	Responsable
APGCBSFIPT0602	Inadecuado registro de los datos del pensionado con sus novedades y/o de la entidad deudora en la hoja de trabajo.	Confrontar los datos registrados en la hoja de trabajo, frente a la información contenida en el acto administrativo que los origina.	Mensual	Encargado de Cobro Persuasivo de GESTION DE COBRO
APGCBSFIPT0603	Inadecuado registro de los datos del pensionado con sus novedades y/o de la entidad deudora en la cuenta de cobro.	Confrontar los datos a registrar en la cuenta de cobro, frente a la información contenida en el acto administrativo que los origina.	Mensual	Encargado de Cobro Persuasivo de GESTION DE COBRO
APGCBSFIPT0609	Calculo desestimado de los intereses a cobrar	Confrontar los registros de la hoja de trabajo para calcular los intereses a cobrar frente a las tasas de interés expedidas por la Superintendencia Financiera y los tiempos de mora en los estados de cuenta de la entidad deudora.	Mensual	Encargado de estado de cuentas de GESTION DE COBRO
APGCBSFIPT0622	Inconsistencias de los datos del pensionado con sus novedades y/o de la entidad deudora registrados en el proyecto de resolución de reconocimiento de deuda.	Confrontar los datos a registrar en el proyecto de resolución de reconocimiento de deuda frente a la información contenida en el expediente de la entidad deudora.	Por evento	Encargado de Cobro Persuasivo de GESTION DE COBRO

CONTROL DE CAMBIOS
Versión Fecha y acto administrativo de aprobación Cambio Solicitante
1.0 Resoluciòn 807 - 13/05/2008 Documento Nuevo Mauricio Villaneda Jimenez
2.0 Resoluciòn 1441 - 30/06/2010 Se modificaron las actividades del procedimiento y se actualizó conforme a los requerimientos del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD) Mauricio Villaneda Jimenez
3.0 Resolucion 5377 - 09/12/2013 Se unificaron y actualizaron las actividades del procedimiento CUENTAS POR COBRAR CUOTAS PARTES PENSIONALES con las actividades del procedimiento COBRO PERSUASIVO CUOTAS PARTES PENSIONALES, y el entorno; conforme a la normatividad aplicable y los requerimientos del Sistema Integral de Procesos y Procedimientos-SIP. ERNESTO CARVAJAL MORENO

CONTROL DE CAMBIOS
Versión	Fecha y acto administrativo de aprobación	Cambio	Solicitante
1.0	Resoluciòn 807 - 13/05/2008	Documento Nuevo	Mauricio Villaneda Jimenez
2.0	Resoluciòn 1441 - 30/06/2010	Se modificaron las actividades del procedimiento y se actualizó conforme a los requerimientos del Sistema Integral de Gestión (MECI – CALIDAD)	Mauricio Villaneda Jimenez
3.0	Resolucion 5377 - 09/12/2013	Se unificaron y actualizaron las actividades del procedimiento CUENTAS POR COBRAR CUOTAS PARTES PENSIONALES con las actividades del procedimiento COBRO PERSUASIVO CUOTAS PARTES PENSIONALES, y el entorno; conforme a la normatividad aplicable y los requerimientos del Sistema Integral de Procesos y Procedimientos-SIP.	ERNESTO CARVAJAL MORENO

CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: Yadine Causil / Johambir Rodriguez Ojeda Cargo: Profesional IV / Profesional II Fecha: 16/08/2013 Firma:
Revisión técnica: Carlos Habib Olivella Cargo: Profesional III Fecha: 19/11/2013 Firma:
Aprobó: Acta No 019 Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad. Fecha: 09/12/2013 Firma:

CONTROL DE DOCUMENTOS
Elaboró: Yadine Causil / Johambir Rodriguez Ojeda	Cargo: Profesional IV / Profesional II	Fecha: 16/08/2013	Firma:
Revisión técnica: Carlos Habib Olivella	Cargo: Profesional III	Fecha: 19/11/2013	Firma:
Aprobó: Acta No 019	Cargo: Comite coordinador del sistema de control interno y calidad.	Fecha: 09/12/2013	Firma: